Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

BPM, arca IT în potopul de informaţie

24 Martie 2008



Sun Tzu spunea că a-ţi cunoaşte propriile slăbiciuni şi atuuri la fel de bine precum cele ale adversarului reprezintă cea mai sigură cale spre victorie. Apologeţii managementului modern nu au ratat ocazia de a adapta străvechea înţelepciune chineză, „Arta războiului“ fiind transformată într-o artă a business-ului competitiv şi performant. Ori, dacă este vorba de „business performance“, atunci IT-ul are un cuvânt greu de spus.


„Nu este de ajuns să prevezi potopul. Pentru a supravieţui, mai trebuie să construieşti şi o arcă“. Panseul, celebru dacă nu prin mesaj, măcar prin autor - Warren Buffet -, este uzitat frecvent de evangheliştii IT, care propovăduiesc utilitatea şi „adevărul“ conceptului de Business Performance Management (BPM). Verdictul lui Buffet, citat mai sus, este invocat în contextul BPM nu doar pentru notorietate, ci tocmai pentru a sublinia care este aportul acestui nou concept faţă de mult mai uzualul Business Intelligence (BI), devenit în anumite economii un „must-have“. Iar dacă BI-ul este deja catalogat de către analişti drept „commodity“ pentru multe companii, atunci tehnologia trebuie să creeze un nou factor diferenţiator, respectiv amintitul BPM. Acesta, dacă la nivel teoretic nu pare să debordeze de originalitate, devine un adevărat teritoriu de graniţă prin conexiunea cu noile tehnologii IT. Cam asta ar fi - foarte pe scurt - geneza conceptului, care iscă încă numeroase confuzii, atât prin aria de acoperire pe care şi-o dispută cu alte concepte şi sintagme abstracte precum Business Activity Monitoring, Business Service Management, Business Activity Management etc., cât şi prin acronim. Pentru a evita astfel de erori în cadrul articolului, facem precizarea că BPM se referă la Business Performance Management şi nu la Business Process Management. (De altfel, unii specialişti recomandă utilizarea denumirii de Business Corporate Management, BCM, tocmai pentru a evita confuzia de acronime menţionată.) Cât despre „suprapunerile de teritoriu“, arii de activitate pe care le acoperă ambele concepte, lăsăm în seama specialiştilor sarcina de a face delimitările subtile...


BI-ul dă substanţă
Să revenim însă la diferenţierea de BPM - BI, din debutul articolului. Potrivit numelor mari ce se îndeletnicesc cu astfel de concepte de graniţă (companii precum IBM, Oracle, SAS etc.), Business Performance Management are meritul de a adăuga „părţii“ de BI caracterul „acţionabil“, operaţional. Cu alte cuvinte, dacă BI-ul are rolul de a furniza informaţia potrivită, omului potrivit, la momentul potrivit, BPM vine ca o completare firească, oferind respectivei persoane posibilitatea să intervină efectiv şi să acţioneze pe baza respectivei informaţii. Însă, tocmai pentru a înlesni această acţiune, informaţia nu mai este oferită separat, ci însoţită de date conexe, care să permită o cunoaştere mai bună a contextului, evenimentului ce a generat respectiva informaţie. Se face astfel trecerea de la un comportament reactiv la unul proactiv, element esenţial de diferenţiere al conceptului de Business Performance Management. (Extins raţionamentul, BPM devine instrumentul care permite evoluţia de la managementul crizelor la cel al riscurilor asumate conştient.)
Din aceste „diferenţe esenţiale“ derivă şi principalele beneficii oferite de BPM: • un răspuns mai rapid la schimbările din piaţă • o fructificare mai eficientă a oportunităţilor • un focus mult mai puternic pe client • sporirea eficienţei operaţionale • o mai bună aliniere între buget, planificare şi strategia de business • o scădere a riscurilor • un mai bun retur al investiţiei în proiectele IT.
Enumerarea de mai sus nu diferă prea mult de beneficiile (ideale) pe care o soluţie IT promite să le aducă oricărui business. Însă, conform „promoterilor“ citaţi, BPM dispune de mijloacele de atingere a acestor obiective.
Aşa cum aminteam, obiectivul BPM - de eficientizare a afacerii prin monitorizarea indicatorilor de performanţă şi intervenţia în plan operaţional, atunci când sunt depăşite valorile în care pot varia indicatorii - nu este nou. Însă, prin intermediul tehnologiei, dar mai ales graţie dezvoltării soluţiilor de Business Intelligence, acest obiectiv poate fi acum atins. Chiar dacă aminteam în debutul articolului că Business Performance Management se vrea ceva mai mult decât un simplu instrument de BI, fără suportul unui mediu de business integrat cu soluţii de BI, conceptul BPM este lipsit de substanţă. Caracterul „acţionabil“ este asigurat de: • indicatorii cheie de performanţă (Key Performance Indicators – KPI) • alerte • rapoarte analitice contextuale • recomandări pentru acţiuni corective.
Pentru a putea extrage însă întreaga valoare din acest subset de informaţii inteligente, BPM trebuie să dispună de mijloacele efective de monitorizare a informaţiilor respective, de o viziune integrată asupra business-ului, de politici şi procese bine definite.


Omniprezentul dashboard
Mai mult ca sigur, toate acestea pot părea şi chiar sunt noţiuni prea abstracte pentru a fi pe placul unui mare număr de utilizatori în cadrul unei companii, aşa cum ţinteşte conceptul de Business Performance Management. Însă, datele, informaţiile, mecanismele amintite anterior, stau în spatele unuia dintre cele mai utilizate instrumente de management ale epocii moderne – celebrele tablouri de comandă.
Recunoscute oficial încă din anii ’90 ca instrumente optime pentru o gestionare eficientă a informaţiilor, dashboard este astăzi un termen sinonim cu monitorizarea operaţiunilor, cel puţin pentru 40% dintre cele mai mari 2.000 de companii din lume, potrivit analiştilor de la Forrester Research.
Or, cum nu poţi gestiona ceea ce nu poţi măsura, dashboard (care este legat intrinsec de monitorizare, deci de măsurare şi raportare) şi management sunt un tandem indestructibil. Iar, potrivit specialiştilor, dar mai ales utilizatorilor, democratizarea accesului la tablourile de bord în cadrul unei companii poate permite atingerea unui nivel de decizie ridicat; cu menţiunea că mai mulţi ochi nu înseamnă obligatoriu o decizie mai bună, scurtând semnificativ actul decizional.
Însă, pentru ca aceste dashboard să funcţioneze efectiv, primele două subseturi de informaţii amintite, KPI şi alertele, trebuie definite şi reajustate continuu, astfel încât tablourile de bord să furnizeze informaţii corecte (adaptate scopurilor business-ului), în timp real. Dar implementarea acestora nu este un lucru facil, deoarece necesită definirea regulilor şi politicilor de business, demers nu atât de uşor de realizat. Chiar dacă există numeroase metodologii, identificarea metricilor cu adevărat semnificative pentru un business, precum şi a intervalelor valorice în care acestea pot varia fără a necesita transmiterea unui semnal de alarmă către factorii decizionali, necesită experienţă şi competenţă în domenii conexe ce ţin nu numai de disciplina managementului sau strict de domeniul IT. (Un domeniu propice deci firmelor de consultanţă...)
Şi, pentru ca situaţia să devină şi mai complicată, stabilirea excepţiilor care impun emiterea unei alerte şi automatizarea operaţiunilor de răspuns la aceste alerte impun, la rândul lor, un management al excepţiilor ce nu se poate realiza fără apelarea la „datele istorice“, stocate în aplicaţii de data warehouse. Iar răspunsurile corective impun un context informaţional care să permită luarea unor decizii pe baza unor informaţii conexe, obţinute prin instrumente analitice (care pot fi independente de aplicaţia BPM). Totodată, evoluţia de la comportamentul reactiv la unul proactiv, de prevenire, impune reajustarea continuă a răspunsurilor, în scopul reducerii gradului de incidenţă al excepţiilor. Prin executarea acţiunilor de corectare se respectă modelul de buclă închisă, o altă caracteristică definitorie a aplicaţiilor de Business Performance Management. Iar prin automatizarea răspunsurilor se atinge astfel un alt beneficiu major al aplicaţiilor de BPM - viteza reală de răspuns la schimbările din piaţă.

Puterea exemplului
Lucrurile sună complicat dacă se depăşeşte nivelul dashboard, respectiv front-office-ul, şi se intră în mecanismele de monitorizare, alertare, raportare etc. Însă exemplele sunt seducătoare!
Imaginaţi-vă un manager al unei companii de distribuţie-retail care descoperă la prima oră a dimineţii o alertă despre scăderea cu X procente a vânzărilor produsului vector, în zona de nord a ţării. Studiind dashboard-ul, observă că scăderea este corelată cu o cădere a întregii game de produse conexe produsului-far, fără a fi atinse însă cotele de avarie (care ar fi justificat emiterea unei alerte). Informaţiile conexe arată că procesul de încetinire a vânzărilor a debutat relativ brusc şi poate fi corelat cu intrarea pe piaţa locală a unei companii concurente, care are o campanie de marketing agresivă şi o ofertă mai avantajoasă.
Toate aceste informaţii sunt disponibile simultan tuturor factorilor decizionali direct implicaţi, astfel încât în foarte scurt timp se poate lua o decizie. În cazul în care scăderea vânzărilor ar fi fost coroborată cu o creştere continuă a solicitărilor de service şi garanţie sau s-ar fi datorat unor blocaje ivite în reţeaua de aprovizionare, generarea de răspunsuri automate ar fi putut intra în funcţiune, emiţându-se automat o serie de recomandări prestabilite către factorii decizionali, aceştia putând corija rapid respectiva situaţie.
Cam aşa sună, la modul ideal, exemplele despre ceea ce poate Business Performance Management să facă pentru afacerea dvs.
Pentru a vă edifica însă asupra modului practic în care BPM poate schimba viaţa companiei dvs., vom apela în numărul următor al revistei noastre la o serie de jucători din piaţă pentru a afla soluţiile concrete.


Radu Ghiţulescu



Tags: BI, BPM

Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite