Când şi cum îţi poţi convinge şefii să schimbe imprimanta

Permutarea echipamentelor de imprimare-copiere în cadrul unei companii este o practică uzuală, cu grad mare de incidenţă nu numai în România. Raţionamente de genul „De ce să-l arunc dacă mai merge?!“ sunt universal valabile (e adevărat, mult mai răspândite în ţările din Est, dar nici vesticii nu fac excepţie). La nivel teoretic, ciclul de viaţă al echipamentelor de copiere-printare ar trebui să coincidă cu politica firmei de reînnoire a echipamentelor. Teoretic doar, pentru că puţine companii deţin o astfel de politică. ?i, dacă ar exista, ar fi oricând o zonă bună de… făcut economii.
Cu toate acestea, păstrarea pentru o perioadă prea mare a vechilor imprimante poate duce la o creştere a costurilor de exploatare şi întreţinere, şi la cheltuieli semnificative de service. Pe de altă parte, cumpărarea de noi echipamente nu mai este atât de dificilă ca în trecut – oferta s-a diversificat constant, preţurile au scăzut, astfel că este din ce în ce mai uşor, dar şi mai avantajos, să se achiziţioneze echipamente de generaţie nouă. Cu toate acestea, multe companii mari au imprimante vechi de 7-10 ani.
Bătrâneţea costă
În cazul în care totuşi se decide întinerirea parcului de echipamente, unele organizaţii preferă să paseze imprimantele vechi unor departamente care nu le folosesc la fel de intens. Costurile de utilizare şi menţinere în funcţiune a echipamentelor vechi depăşesc însă avantajele utilizării lor.
„Uzura fizică a echipamentelor de birou diminuează calitatea tipăriturilor, scade productivitatea şi, evident, creşte costurile totale de exploatare prin creşterea costurilor de întreţinere a echipamentului. De aceea, noi recomandăm ca înlocuirea unui echipament să se petreacă în momentul în care sunt resimţite efectele uzurii fizice sau morale ale acestuia sau în momentul în care o analiză a costurilor totale de exploatare o impune. În cazul clienţilor noştri, decizia de înlocuire este fundamentată cel mai frecvent pe baza economiilor pe termen lung realizate cu echipamentele noastre, economii determinate în urma unei auditări a situaţiei existente“, ne-a explicat Daniel Vasile, brand manager Ricoh.
Costurile amintite de reprezentantul Ricoh nu sunt chiar neglijabile, mai ales dacă este vorba de un parc mare de echipamente. În România, tarifele de service pornesc de la 10 euro, pentru o diagnosticare (la care se adaugă de la 5 până la 10 euro, dacă specialiştii firmei de service se deplasează pentru constatare), şi ajung până la 100 de euro, pentru reparaţia în sine. Valoarea pieselor înlocuite va fi adăugată la suma plătită pentru manoperă.
Cât trăieşte o imprimantă
Politica generală pe care companiile inteligente o aplică în mod curent în ceea ce priveşte achiziţionarea de noi echipamente de printare-copiere constă în înlocuirea acestora după ce contractele de garanţie şi service au expirat. Ceea ce înseamnă, în medie, un ciclu de viaţă de
4-6 ani (un an contractul de garanţie + 3-5 ani cel de service).
Aceasta este însă o regulă generală, care poate varia în funcţie de mai multe
elemente, cum ar fi tipul echipamentului, gradul de încărcare etc. Iată câteva exemple specifice:
• imprimantele monochrom laser ar trebui înlocuite la maxim cinci ani. Este o tehnologie matură, pentru care nu se aşteaptă modernizări importante. Imprimantele laser sunt, de obicei, foarte rezistente, dar cedează în timp din cauza uzurii.
• multifuncţionalele color au o durată recomandată de folosire mai mică, de maxim trei ani. Imprimantele din această categorie se îmbunătăţesc semnificativ de la an la an, iar costurile de funcţionare şi preţurile consumabilelor scad odată cu apariţia fiecărei noi generaţii.
• multifuncţionalele monochrom se pot înlocui la un interval de 3-5 ani. Şi în cazul acestora, îmbunătăţirile aduse de noile generaţii reduc rentabilitatea modelelor vechi.
Argumente pentru schimbare
Unul dintre principalele argumente pentru achiziţionarea unor echipamente noi este că, indiferent dacă imprimantele vechi vor funcţiona ireproşabil nesperat de mult, în timp, firmele producătoare nu vor mai fabrica consumabile şi piese de schimb. Pentru modelele cu o vechime mai mare de 5-7 ani, achiziţionarea acestora este o problemă dificilă, iar costul reparaţiilor este piperat. „Repararea unui aparat vechi nu este recomandată dacă există posibilitatea achiziţionării unuia nou, în primul rând din raţiuni economice: costurile pieselor de schimb şi al întreţinerii propriu-zise depăşesc cheltuielile generate de cumpărarea unui echipament nou. În plus, calitatea unei lucrări făcute pe un aparat vechi diferă de cea a uneia executate pe un echipament nou, ca să nu mai amintim uzura morală ca o cheltuială adiţională suportată de cel care utilizează un aparat depăşit“, ne-a explicat Petre Popescu, director tehnic Vlamir.
Opinie susţinută şi de Silvia Gîrtan, şef departament Marketing Eurocom: „Din discuţiile avute cu clienţii noştri am constatat că principalele motive ce înclină balanţa în favoarea achiziţionării unui echipament nou sunt costurile de întreţinere scăzute, productivitatea globală ridicată şi riscul minim de existenţă a unor defecte ascunse. Echipamentele noi beneficiază de o perioadă de garanţie mai mare, au o rată de defectare redusă, ceea ce înseamnă pentru client atât costuri de mentenanţă mai mici, cât şi durată de funcţionare ridicată“.
Pledoarie la mai multe niveluri
Totodată, nu trebuie neglijat faptul că imprimantele de generaţie veche printează documentele mai încet şi cu un consum de resurse mai mare decât al celor de generaţie recentă. Astfel, în cazul unor imprimante învechite, se poate vorbi de minute pe pagină în loc de pagini pe minut.
Acestea nu sunt însă singurele argumente care pot decide o companie să treacă la un alt tip de echipamente. Saltul tehnologic poate fi şi el un motiv serios – trecerea de la ink-jet la tehnologia laser este justificată. Deşi mai scumpe, echipamentele laser au o durată de viaţă mult mai mare, fac faţă mult mai uşor unui regim de lucru foarte intens şi oferă un nivel de calitate al imprimării superior.
Concluzia ar fi că o politică justă de reînnoire a parcului de echipamente permite optimizarea reală a costurilor de exploatare. Pe scurt, numai argumente pe placul Departamentului financiar. Care ar putea pune o vorbă bună când e vorba de decizia achiziţionării unor noi echipamente…


Alexandru Calotă

Lasa un comentariu

Nume:
Email (nu va fi afisat):
Comentariu: