Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Autostrada pentru documente

24 Septembrie 2004



Un factor esential pentru succesul unei organizatii este detinerea unui flux clar si eficient al documentelor din interiorul sau. in mod obisnuit acest flux cuprinde un volum mare de documente fizice, scanate sau generate prin calculator si intr-o varietate de formate.


In multe organizatii, informatii vitale sunt continute in stive de hartie sau fragmentate in silozuri de informatie distribuite in locatii diferite. Procesele manuale, ad-hoc, creeaza ineficienta, confuzie si intarzieri din cauza utilizarii ineficiente a personalului pentru cautarea sau chiar recrearea informatiei deja existente dar inaccesibile. Organizatiile pot fi de asemenea, sufocate de exigentele reprezentate de reglementarile legale si din domeniul de activitate respectiv, reglementari care duc la cresterea complexitatii si a costurilor gestionarii informatiei din documente.


Intelegand aceste cerinte ale companiilor si institutiilor de a gestiona documente esentiale de oriunde din organizatie, Star Storage ofera solutii de management al documentelor robuste, scalabile la orice nivel. Solutiile Star Storage sunt bazate pe platforma Documentum recunoscuta ca standard in domeniul EDM (Enterprise Document Management) in diverse arii de activitate precum finante-banci, industrie, productie, justitie, guvern si administratie.


Fiind mult mai mult decat baze de date pentru continut nestructurat, solutiile Star Storage se adreseaza fiecarui stadiu din ciclul de viata al documentelor – de la creare si captura, prin fazele de gestiune si livrare, pana in faza de arhivare si stocare in forma finala.


Crearea si Conversia Continutului Nestructurat


Aproximativ 80% din informatiile vehiculate intr-o organizatie sunt nestructurate, ceea ce inseamna ca nu sunt stocate intr-o baza de date relationala sau in formulare electronice. Star Storage ajuta aceste organizatii sa preia controlul asupra crearii si conversiei acestor informatii prin:


  • Integrare cu instrumente de creare a documentelor – solutiile se integreaza cu toate instrumentele standard de creare a continutului cum ar fi documentele de birou, desene CAD, multimedia, documente XML sau pagini web
  • Scanare si prelucrare a imaginilor –
    se reduce astfel costul manipularii hartiilor prin transformarea acestora in imagini electronice cu metadate asociate
  • Procesare de formulare – Companiile pot sa prelucreze eficient in mod automatizat informatiile din formularele completate de clienti
  • Gestionarea rapoartelor si situatiilor pentru arhivare istorica – solutiile Star pot sa capteze automat rapoartele electronice generate de sistemele informatice (ex. ERP, CRM) pentru a le stoca atat in vederea publicarii catre cei interesati cat si arhivarii pe termen lung


    Gestionarea Continutului Informational


    Solutiile bazate pe platforma Documentum stocheaza orice tip de continut intr-un depozit unitar crescand viteza de acces la informatie si oferind servicii complete de gestiune a acesteia:


  • Controlul versiunilor – urmarirea versiunilor unui document asigura faptul ca membrii echipei de lucru acceseaza permanent versiunea corecta a informatiei
  • Biblioteca de documente – utilizarea functiilor de tip check-in/out elimina duplicarea eforturilor
  • Fluxuri de lucru – solutiile permit rutarea automata a documentelor atat in cadrul aceleiasi organizatii cat si cu partenerii externi
  • Gestiunea ciclurilor de viata – documentele parcurg, de regula, un ciclu de viata propriu, trecand printr-o serie de stadii cum ar fi cele de Aprobat, Publicat, Suspendat sau Arhivat
  • Securitate – controlul accesului, integrare cu tehnologii ca LDAP
    si SSL, suport pentru semnatura digitala
  • Audit de acces – orice actiune
    realizata asupra continutului gestionat sunt auditabile pentru a asigura conformitatea cu legile si reglementarile in vigoare
  • Conversii automate – documentele pot fi convertite automat sau la cerere dintr-un anumit format in altul (ex. din prezentari Powerpoint in documente PDF). Astfel de transformari largesc aria de acces la informatiile existente.
  • Crearea de documente virtuale – aceasta facilitate da posibilitatea utilizatorilor sa creeze documente complexe prin combinarea unor documente individuale astfel incat sa se poata lucra separat, simultan pe componente mentinand totodata intregul
  • Cautare in text complet – permite angajatilor sa navigheze prin seturi mari de documente fara sa fie necesara cunoasterea organizarii exacte a bibliotecii de informatie



    Parerea ta conteaza:

    (0/5, 0 voturi)

    Lasa un comentariu



    trimite