Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Ce este comun īntre a cumpăra mobilă şi implementarea unui ERP?

24 Aprilie 2008



Deseori, când cineva mă întreabă de ce la o implementare de ERP este necesară analiza proceselor de afaceri, încerc să găsesc o comparaţie cât mai simplă. Probabil că mulţi dintre cititori au cumpărat cel puţin o dată în viaţa lor o piesă de mobilier. Cu cât este mai importantă achiziţia, cu atât mai multe bătăi de cap ne aduce. Chiar şi o simplă masă generează zeci de întrebări. Să cumpăr o masă ovală sau una rotundă? Oare se potriveşte cu scaunele? Va fi oare suficient spaţiu pentru petrecerile frecvente pe care le organizez în mica mea garsonieră?


În esenţă, cu toţii ne gândim la câteva elemente:
• Care este nevoia pe care încerc să o satisfac prin această achiziţie: mai mult confort, a crescut numărul utilizatorilor, vreau să-mi transform casa în restaurant sau pur şi simplu dorinţa de a fi la modă ?
• Cum ar trebui să arate pentru a maximiza beneficiile utilizatorului final?
• Acea piesă se potriveşte cu restul elementelor pe care le utilizez deja ?
• Pot să o folosesc fără a face alte modificări sau e necesar să mai schimb câte ceva în apartament ?
• Cum pot să reutilizez la maxim vechiul mobilier pe care vreau
să-l înlocuiesc (dacă am unul)? şi, desigur
• Ce buget am la dispoziţie?


Aceleaşi întrebări pot fi utilizate cu mici modificări şi în cazul achi-
ziţiei/pregătirii pentru implementarea unui ERP.
Închipuiţi-vă că acel ERP pe care doriţi să-l implementaţi la voi «acasă» este o imensă «sufragerie» care va utiliza un sfert din «spaţiul locativ» şi va consuma bugetul pe un an întreg, dacă nu mai mult.
Primul lucru dictat de bunul simţ va fi să analizaţi ce aveţi în companie/ «casă». Numai după ce aţi analizat cum veţi utiliza acea aplicaţie/ «mobilier» şi cum se potriveşte acea piesă cu cerinţele tuturor utilizatorilor finali/ «membrilor familiei», veţi putea lua o decizie care să satisfacă, eficient şi efectiv, nevoile identificate.
Analiza proceselor de afaceri este cel mai simplu şi mai eficace instrument de a înţelege mai bine cum utilizaţi « mobilierul» pe care îl detineţi deja şi ce aţi dori de fapt. Este practic o radiografie a companiei, care vă permite să înţelegeţi foarte bine:
• Care este problema ?
• Ce ar trebui să schimb ?
• Cu ce instrument aş putea pune în practică acele soluţii?
Pentru a ilustra cel mai bine utilitatea unei analize prealabile a proceselor de afaceri, voi enumera câteva dintre cele mai frecvente dificultăţi întâmpinate într-un proiect de selecţie şi/sau implementare a unui ERP şi modul în care analiza de procese poate să ajute la evitarea acestora.

Selecţia unui ERP
Clientul: Nu ştiu ce să cer/să includ în cererea de ofertă – prin analiză modul de lucru (procesele) unei companii pot fi identificate punctele critice şi cerinţele specifice fiecărei afaceri. Caietul de sarcini practic va fi compilat/creat pe baza rezultatelor analizei proceselor de afaceri.
Astfel, managementul va fi sigur că acel caiet de sarcini va include toate cerinţele critice pentru fiecare proces. În egală măsură, pentru toate dificultăţile/punctele slabe din proces identificate, pot fi stabilite măsuri de corecţie/soluţii care necesită a fi aplicate până la implementarea ERP-ului sau pentru care ERP-ul va trebui să ofere soluţii.

Clientul: Ofertele sunt prea generale şi nu ştiu cum să identific cea mai bună soluţie pentru compania mea – odată ce caietul de sarcini va include cerinţe specifice şi detaliate pentru fiecare proces, analiza comparativă a ofertelor este mult mai eficientă şi mai eficace.
Astfel, compania client poate verifica cu uşurinţă dacă soluţia/soluţiile ERP propuse acoperă integral cerinţele lui funcţionale (cap-coadă pentru fiecare proces).
Vendorii: Îmi este dificil să estimez un buget, fiindcă nu înţeleg foarte bine cât de complexă este activitatea clientului şi care sunt cerinţele lui specifice – o cerere de ofertă mai detaliată (orientată pe proces) poate ajuta furnizorul de aplicaţie (şi, indirect, clientul) să elaboreze cea mai bună/corectă ofertă.
Majoritatea ERP-urilor au o structură modulară şi o logică procesuală în spate. Din acest motiv, un caiet de sarcini structurat pe procesele clientului permite o mai bună identificare a funcţionalităţilor/modulelor necesare şi a efortului aferent pentru implementare. Astfel, sunt evitate problemele ulterioare în timpul implementării (solicitări de a creşte bugetul alocat sau limitarea funcţionalităţilor implementate în vederea încadrării în bugetul deja fixat).


Implementarea unui ERP
În mare parte, dificultăţile întâmpinate în timpul implementării unui ERP sunt legate de etapa de selecţie a acestuia.

Clientul: Mi-am dat seama că modulele ERP-ului incluse în contract nu acoperă integral toate activităţile sau părţi din proces – un caiet de sarcini descris general sau pe marile domenii funcţionale rezultă într-o propunere de implementare la fel de generală. În acest caz există marea probabilitate ca anumite activităţi sau părţi de procese să nu fie acoperite de funcţionalităţile aplicaţiei. Limbajele diferite utilizate de către client şi vendor pot genera o falsă impresie că propunerea de implementare acoperă toate cerinţele Clientului.
Aceste lacune sunt identificate cel mai devreme în timpul fazei de culegere a informaţiilor de către vendor - după semnarea contractului şi agrearea unui buget (adică prea târziu).
Un caiet de sarcini rezultat în urma analizei de procese asigură că aşteptările clientului sunt transpuse într-un limbaj înţeles de viitorul implementator – în procese. Rezultatul acestei comunicări mai eficiente este un buget şi o zonă (perimetru) de implementare bine definită şi clară pentru ambele părţi. Astfel, Clientul va şti din start care activităţi sunt acoperite de aplicaţie şi va putea să negocieze corespunzător bugetul de implementare.


Clientul & Vendorul: Angajaţii companiei întâmpină dificultăţi în a înţelege logica procesuală a aplicaţiei şi astfel sunt generate întârzieri ale planului de proiect – un caz nostim, dar adevărat, poate să explice mai bine această problemă.
În cadrul unui interviu de analiză de proces la unul dintre clienţii mei am identificat o persoană al cărei singur rol era de a veni dimineaţa la serviciu, a lua vraful de hârtii care apărea peste noapte în partea dreaptă a mesei, a pune o ştampilă, a le aşeza frumos în partea stângă a mesei, de unde, prin aceeaşi «magie», acestea dispăreau a doua zi. Când am întrebat acel angajat dacă ştie cu cine lucrează (cine îi aduce şi îi ia hârtiile de pe masă) a zis că habar nu are şi că el ştie doar că trebuie să pună acea ştampilă...
Din păcate, astfel de cazuri sunt numeroase. Ar fi amuzant să vedem cum cineva sparge nuci cu telefonul mobil. Însă când scoţi din «buzunar» sute de mii de euro pentru un ERP şi când aplicaţia «merge» prost din cauza unor angajaţi ignoranţi, nu-ţi mai arde deloc de glumă. Un angajat care nu înţelege «logica» din spatele aplicaţiei introduce cu mare uşurinţă date eronate sau nu introduce nimic, fapt care rezultă în probleme şi rapoarte sau date incoerente la alţi utilizatori ai procesului automatizat în ERP.
O analiză prealabilă a proceselor ajută angajaţii să conştientizeze că toate activităţile lor sunt înlănţuite. Odată ce angajaţii sau o parte din ei sunt implicaţi în analiza de proces, ei ajung să înteleagă mai bine cum depind de colegii din «amontele» procesului şi cum îi influenţează pe cei din «avale».
În plus, un angajat conştient de existenţa proceselor va putea să ajute şi să faciliteze munca implementatorului printr-o mai bună colaborare, şi, eventual, furnizare de informaţii utile pentru parametrizarea corectă a aplicaţiei.
Clientul & Vendorul: Sunt înregistrate depăşiri de buget şi întârzieri în planul de implementare din cauza modificărilor frecvente a cerinţelor funcţionale cerute de utilizatorii finali – în majoritatea cazurilor, o implementare fără o analiză anterioară a proceselor rezultă în identificarea opţiunilor de îmbunătăţire a proceselor în timpul implementării. De obicei, odată cu derularea proiectului, datorită curbei învăţării, apar tot mai multe idei de îmbunătăţire a proceselor şi tot mai multe tentaţii de a modifica planul de implementare stabilit iniţial.
O astfel de abordare generează inevitabil despăţiri de bugete, întârzieri ale planului de proiect şi frustrări ale tuturor părţilor implicate în proiectul de implementare.
Analiza proceselor înainte de implementarea ERP-ului permite identificarea din timp a majorităţii modificărilor de proces şi, eventual, a implementării acestora. Astfel, implementatorul va avea la dispoziţie un set de specificaţii bine definit. Clientul, în acest caz, va beneficia de o aplicaţie care rulează procese optimizate şi o viziune clară de ce şi cum vrea să funcţioneze aplicaţia.
Informaţiile de mai sus sunt valabile nu numai pentru sisteme de tip ERP, ci şi pentru orice altă aplicaţie integrată de afaceri (CRM, MRP etc.), deoarece toate pornesc de la o singură premisă – să automatizeze procesele de afaceri.
Aplicaţiile de talie internaţională includ deja un set de componente predefinte (un set de cele mai bune practici în domeniu). Însă chiar şi acestea necesită cel puţin o definire generală a proceselor din companie, pentru a putea fi implementate.
Recomandarea personală este să încercaţi analiza unui singur proces şi vă veţi convinge singuri de beneficiul acestei abordări. La fel ca şi întrebările utilizate pentru alegerea unui mobilier, este pur şi simplu o abordare de bun simţ.

Ion Ghimbovschi,
Manager Ensight
Management Consulting



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite