Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Cât de important este în domeniul recrutării ca datele confidenţiale să rămână... confidenţiale?

25 Aprilie 2008



Am participat recent la completarea unui audit de securitate a informaţiilor în cadrul unui contract de externalizare de servicii IT. Am trecut în revistă împreună cu echipa dedicată proiectului toate aspectele posibil critice şi metodele de diminuare a riscurilor aferente scurgerilor sau pierderilor accidentale de informaţii. Rezultatul a fost departe de a fi mulţumitor, iar furnizorul a fost nevoit să-şi revizuiască modul în care înţelegea să protejeze şi să manipuleze informaţiile viitorului său client.
Vă recomand un astfel de exerciţiu, indiferent de mărimea organizaţiei. La orice nivel, indiferent că discutăm de o agenţie de recrutare cu cinci oameni care rulează câteva sute de mii de euro pe an sau o companie ce rulează sute de milioane, impactul scurgerilor de informaţii poate însemna pierderi, PR negativ sau chiar faliment.
Vorbind de sistemele informatice, cele mai grave pierderi de informaţii sunt cele care rămân nedectate. Un”atacator” se infiltrează şi deschide un canal spre exterior pe care se scurg, invizibil, informaţii preţioase. Are grijă să nu lase urme şi să nu provoace un cutremur în sistem, iar scurgerea de informaţii poate dura ani de zile fără a fi detectată. Unul dintre cazurile cunoscute ale ultimilor ani – transmiterea de informaţii către hackeri privind datele de cont bancar odată cu procesarea unei plăţi pe un site de eCommerce – a dus la apariţia unor noi standarde de securitate şi certificări pentru comerţul electronic.


Pierdut bază de date candidaţi. Găsitorului recompensă?
Îmi doresc să vă fi pus de multe ori această problemă – oare când au fost trimise ultima oară bazele mele de candidaţi către unul dintre competitorii din piaţă? În recrutare, mai ales în cazul agenţiilor specializate pe executive search sau head-hunting pentru poziţii de specialişti,
păstrarea confidenţialităţii informaţiilor este una dintre cheile succesului. Dar exact acelaşi lucru este valabil în cadrul departamentului de Resurse Umane al unei companii, care face screening activ pentru a-şi construi baza de date de potenţiali angajaţi. Pierderea acestor informaţii este echivalentă cu pierderea unui avantaj competitiv – iar pierderea lor în favoarea unui competitor va duce la agravarea situaţiei.

Un alt punct de vedere
O problemă des întâlnită în lumea specialiştilor în PR o reprezintă confidenţialitatea listelor de media. Le cunoaşteţi deja: reprezintă baza de date de contacte din lumea redacţională, care îi asigură unui specialist în relaţii publice faptul că materialele lui vor fi preluate şi publicate în presă. Deseori, odată cu plecarea unei persoane, să-i zicem nu prea experimentate la o altă firmă, aceste liste de media migrează către noul loc de muncă, ca o zestre de preţ ce ar trebui să reprezinte o garanţie a relaţiilor şi profesionalismului acelei persoane. Este aceasta o reală problemă pentru organizaţie? Ar putea fi utilizate aceste liste de un nou angajat, care le preia, dar care nu are nici o legătură cu ziariştii în cauză, nu îi cunoaşte şi nu e cunoscut de aceştia? Cel mai probabil, nu.
Vă invit să facem o paralelă cu lumea recrutării şi să identificăm împreună diferenţele. Plecarea unui specialist în recrutare dintr-o agenţie în alta (similar, dintr-un departament de HR al unei companii) va lăsa în urmă o bază de date de candidaţi. Dacă aceasta este bine întreţinută, eventual se află într-un sistem omogen care păstrează istoricul participării candidaţilor în diferite proiecte de recrutare – va putea fi preluată foarte uşor de echipă sau de noul recrutor. Nu există relaţii personale care să trebuiască păstrate, există doar o cantitate de informaţie utilă, valoroasă, care trebuie gestionată. Practica agenţiilor de top (atât din România, cât şi din străinătate) este bazată aproape integral pe utilizarea unor sisteme de gestionare a acestor informaţii; faceţi o paralelă şi gândiţi-vă la importanţa datelor contabile dintr-un sistem ERP şi veţi avea o măsură a valorii datelor referitoare la candidaţi.

Concluzia: datele candidaţilor trebuie să rămână confidenţiale
Cum ne asigurăm că datele sunt şi rămân confidenţiale şi, mai important, rămân doar în curtea proprietarului? Răspunsurile sunt multiple. Putem porni de la procedurizare şi respectarea unui regim de înaltă securitate, putem introduce restricţii în accesarea tuturor datelor şi auditarea accesului la fiecare înregistrare. Aceasta presupune o oarecare rigoare şi restricţionare a accesului, privită cu îndoieli pe termen scurt, dar câştigătoare pe termen lung.
În oricare situaţie, primul pas este să renunţăm la păstrarea CV-urilor în soft-ul de email (fie el Outlook sau Gmail); sau, dacă nu renunţăm, (aş zice: să fim conştienţi că nu avem nici ) cel mai mic control asupra datelor. Al doilea pas ar putea fi centralizarea pe un server şi folosirea unui sistem de drepturi de acces. În fazele ulterioare, putem lua în calcul utilizarea unui soft de management al procesului de recrutare, dar acest lucru trebuie să se întâmple doar după ce avem pus la punct un proces şi suntem conştienţi de valoarea informaţiilor pe care le vehiculăm.

Mihai Tătaru,
Managing Director, SincronHR



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite