Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Esfera – plusvaloare pentru managementul proceselor

25 Aprilie 2008



Realizarea valorii adăugate, obiectivul oricărei organizaţii, în condiţiile unui mediu concurenţial din ce în ce mai acerb, constrânge organizaţiile să-şi focalizeze cu prioritate activităţile pe îmbunătăţirea performanţelor în satisfacerea cerinţelor şi aşteptărilor pieţei printr-o abordare cât mai flexibilă. Activităţile şi resursele aferente realizării de valoare adăugată sunt strâns legate între ele într-o înşiruire logică, din perspectiva cerinţelor pieţei, şi sunt structurate pe procese. Procesele realizatoare de valoare adăugată şi de îmbunatăţire a performanţei sunt acele procese pentru ale căror rezultate clientul plăteşte preţul corespunzător.
Pentru a face faţă presiunilor pieţei şi activităţilor orientate către client, organizaţiile au nevoie de angajaţi bine instruiţi, care trebuie să răspundă unui portofoliu din ce în ce mai larg de sarcini şi responsabilităţi şi, totodată, de un sistem ierarhic inechivoc şi bine definit.
Capabilitatea organizaţiilor de a planifica, documenta, implementa, monitoriza, administra, dezvolta şi îmbunătăţi procesele realizatoare de valoare, la un nivel calitativ cât mai ridicat, independent de obiectivele, mărimea şi tipul de produse sau servicii ale organizaţiei în cauză, constituie un avantaj esenţial faţă de organizaţiile concurente de pe piaţă. Concentrarea asupra realizării de valoare şi definirea responsabilităţilor corespunzătoare etapelor aferente realizării de valoare, fac posibilă reacţia rapidă a firmei la schimbările petrecute în mediul în care funcţionează aceasta.
Pentru a supravieţui în acest mediu concurenţial extrem de dinamic, organizaţiile trebuie să se focalizeze pe apropierea faţă de client, adoptând administrarea agresivă a relaţiilor cu acesta, pe sporirea permanentă a capabilităţii de a reacţiona rapid şi în acelaşi timp extrem de agil, pe deplasarea competenţelor operative de luare a deciziilor înspre proximitatea interfeţei cu clienţii, pe creşterea productivităţii şi calităţii. De asemenea, pentru îndeplinirea acestui obiectiv este necesară orientarea angajaţilor, motivarea acestora, printr-un sistem eficient de comunicare şi cooperare, optimizarea permanentă a costurilor, concentrarea asupra competenţelor cheie, reducerea costurilor administrative şi simplificarea derulării fluxurilor de activitate, adică, pe scurt - PROCESE.
Pentru eficientizarea activităţii oricărei organizaţii este nevoie de:
• Focalizarea de principiu a tuturor activităţilor organizaţiei pe procesele generatoare de performanţă;
• Direcţionarea proceselor către cerinţele clienţilor;
• Atitudine proactivă faţă de stimuli veniţi din exterior;
• Definirea inechivocă a ierarhiei şi responsabilităţilor în cadrul organizaţiei şi, totodată, reducerea la maximum a suprapunerilor de responsabilitate în cadrul proceselor;
• Calculul economic al performanţei şi al fluxurilor de circulaţie, al informaţiei trebuie focalizate către procese;
• Colaborarea şi comunicarea activă a structurilor proceselor, ca imagine comună a organizaţiei.
Managementul proceselor nu este o descoperire recentă, ci este o activitate care s-a desfăşurat de la apariţia omului, iar pentru implementarea acesteia s-au utilizat mijloacele tehnologice pe care acesta le-a avut la dispoziţie la momentul respectiv.
Deşi procesele există cu mult înainte de apariţia uneltelor IT şi a disciplinelor conexe, noile tehnologii au îmbunătăţit considerabil eficienţa managementului lor, deoarece acum există posibilitatea utilizării informaţiei în timp real, pe lângă cele mai bune practici acumulate pe parcursul istoriei organizaţiei respective. Astăzi, managementul proceselor de afaceri nici nu mai poate fi conceput fără o infrastructură IT.
Pentru documentarea, implementarea, monitorizarea şi administrarea proceselor unei organizaţii în format electronic, Business Information Systems – BIS srl a dezvoltat produsul Esfera, destinat managementului proceselor de business, cu aplicabilitate în instituţiile publice şi compa-niile medii şi mijlocii.
Aplicaţia Esfera este un produs software destinat implementării managementului proceselor unei organizaţii. Esfera oferă suport pentru monitorizarea activităţilor de zi cu zi (cum ar fi procesele legate de relaţia comercială cu clienţii sau procesele de management al calităţii), cât şi pentru monitorizarea activităţilor desfăşurate în cadrul unor situaţii planificate sau situaţii de excepţie (situaţii de criză, în care se cere asigurarea continuităţii operaţionale). Esfera include un plan electronic de continuitate operaţională şi recuperare din dezastru „la cheie“, structurat, flexibil, uşor de actualizat, bazat pe standardul britanic BS25999 şi la îndemâna oricărui utilizator având cunoştinţe minime de navigare pe Internet.
Formatul electronic al acestui plan de continuitate operaţională, inclus în Esfera şi mediul colaborativ, permit:
• clarificarea rolurilor şi răspunderilor în cazul recuperării pentru asigurarea responsabilităţii fiecărui membru participant;
• testarea procedurilor de recuperare pentru a asigura un răspuns rapid;
• măsurarea performanţelor pentru obiectivele de recuperare;
• verificarea disponibilităţii resurselor adecvate pentru recuperare;
• identificarea lipsurilor planului respectiv şi adaptarea la cerinţele instituţiei etc.
Aplicaţia Esfera este o soluţie colaborativă, asigurând membrilor unei organizaţii un mediu de lucru care facilitează comunicarea, controlul fluxului de activităţi, schimbul de informaţii şi acces selectiv (funcţie de rolul fiecăruia) la întreaga informaţie generată pe parcursul activităţii.
Esfera oferă suport nu numai pentru asigurarea tuturor fluxurilor informaţionale corespunzătoare proceselor care se desfăşoară în cadrul unei organizaţii, dar şi pentru diseminarea celor mai bune practici în organizaţie şi pentru a instrui personalul organizaţiei în implementarea lor, asigurând suportul pentru mediul de
e-learning, necesar instruirii şi integrării facile a noilor angajaţi.
Pentru managementul organizaţiei, Esfera este o unealtă preţioasă pentru monitorizarea în timp real a fluxului de activităţi, pentru trasabilitatea activităţilor realizate şi pentru analizele necesare optimizării costurilor.
O caracteristică deosebit de utilă a acestui produs este posibilitatea utilizării sale în implementarea unui sistem de management al calităţii conform ISO 9001:2000.
Produsul oferă următoarele funcţionalităţi:
• Utilizarea unor formulare electronice / mesaje personalizate
• Implementarea fluxului de revizuire / aprobare corespunzătoare unui document sau formular electronic
• Implementarea regulilor de rutare a mesajelor corespunzător rolurilor şi proceselor organizaţiei
• Comenzi de startare automată a activităţilor, inclusiv a cererilor de revizuire/ aprobare, conform regulilor predefinite
• Posibilitatea monitorizării activităţilor lansate sau a fluxului de revizuire/aprobare în timp real
• Interfaţa cu poşta electronică, agenda şi calendarul organizaţiei
• Forum cu ierarhie de mesaje şi răspunsuri
• Posibilitatea ataşării de documente sau grafică ori fişiere audio la mesaje
• Mecanisme de alertare pentru diverse evenimente, cum ar fi depăşirea unui termen prestabilit sau modificarea unui document
• Suport pentru colectarea, organizarea şi diseminarea celor mai bune practici
• Suport eLearning
• Înregistrarea oricărui eveniment (activitate) în spaţiul Esfera, ca într-un jurnal de bord, permiţând analize ulterioare
• Suport pentru monitorizarea unor evenimente planificate sau a unor situaţii de excepţie
• Suport pentru sistemul de management al calităţii, inclusiv măsurători automate
• Funcţii de management al relaţiilor cu clienţii (inclusiv pentru departamentul de vânzări)
• Suport pentru derularea proiectelor organizaţiei
• Suport pentru managementul resurselor umane
• Şi, nu în ultimul rând, suport pentru activităţile de colectare, organizare, clasificare şi regăsire a informaţiilor, creând un avantaj competitiv deosebit managemen-tului organizaţiei.
Aplicaţia Esfera este un instrument solid care:
· Asigură că toate procesele, structurile şi sistemele, activităţile din organizaţie, sunt orientate către realizarea viziunii, politicii şi obiectivelor sale,
• Conduce la procese clare şi orientate către realizarea strategiei şi a aşteptărilor clienţilor, care reprezintă mai mult decât simple descrieri ale fluxurilor de activitate (claritate a obiectivelor, a inter-relaţiilor şi efectelor reciproce dintre procese, a responsabilităţilor etc.),
• Asigură disponibilitatea, pentru toţi angajaţii, a unui model al proceselor, care să reprezinte şi baza de structurare a aspectelor esenţiale (calitate, costuri, flux de informaţii, distribuirea responsabilităţilor, etc),
• Abordarea organizaţiei ca o reţea sistematică de procese permite însuşirea, înţelegerea şi adoptarea de către toţi angajaţii a politicii organizaţiei şi aplicarea acestei politici în toate structurile organizaţiei (organigrama, structura punctelor de colectare a costurilor, controlling etc), necesitând o continuitate a managementului proceselor,
• Permite realizarea unui sistem informatic orientat pe procese, înţeles nu ca un supliment la activităţile de controlling şi la structurile de raportare, ci abordat în mod integrat, pe baza structurii proceselor.
Modelul tradiţional de management al proceselor este prea rigid pentru a se acomoda la mediul de afaceri actual, care este extrem de dinamic. Deşi contextul de afaceri actual se desfăşoară într-un mediu competitiv şi activ nemaiîntâlnit anterior, cam 80% din munca desfăşurată în interiorul unei organizaţii se efectuează nestructurat, constând într-un schimb de informaţii prin poşta electronică, întâlniri, telefoane etc. Acest mod de operare obturează vizibilitatea, monitorizarea şi conducerea activităţilor. Rezultatul unui asemenea mod de operare este o organizaţie reactivă, rigidă care nu este condusă de către directivele managementului şi nu poate performa în lipsa înţelegerii a ceea ce funcţionează sau nu în activitatea zilnică.
Prin implementarea aplicaţiei Esfera, angajaţii unei organizaţii lucrează într-un mediu structurat, fiind angrenaţi în multiple procese de afaceri sau conexe acestora, precum actorii care interacţionează pentru atingerea obiectivelor asumate de către organizaţie. Produsul este conceput pentru organizarea întreprinderilor sau departamentelor şi pentru a acumula şi oglindi întreaga informaţie generată pe parcursul derulării proceselor de afaceri ale organizaţiei.
Concluzionăm prin a spune ca Esfera permite şi captarea, păstrarea, diseminarea informaţiei de către toţi cei care lucrează în organizaţie şi utilizarea acesteia ca un instrument competitiv. Căci cine are informaţia are şi cunoaşterea, cine are cunoaşterea are şi puterea, iar cine are puterea supravieţuieşte şi îşi poate permite să acţioneze în sensul „BIS dat, qui cito dat“ adică, „Cine dă rapid, dă de două ori“. n



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite
Freeman
Mai baieti si fete: voi stiti ce inseamna plusvaloarea? Plusvaloarea nu este sinonim cu valoare adaugata, ci este un termen marxist care arata (dupa parerea barbosului) cum se distribuie profitul in capitalism. Incercati si voi un DEX online, o Wikipedia, ca sa nu mai scrieti prostii chiar din titlu.
12 Iulie 2009, 01:12:31