Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Piaţa de Document Management, creştere lentă, pe cale naturală

03 Iunie 2008



O aplicaţie de management al documentelor este o necesitate stringentă, în condiţiile creşterii exponenţiale a volumului de date vehiculat de companii şi a reglementărilor legislative referitoare la auditarea informaţiilor pe baza cărora se iau decizii. Cel puţin aşa prezintă situaţia studiile realizate la nivel internaţional. România nu urmează încă acest model, dar există semnale reale de creştere a pieţei de Document Management.


Aşteptările optimiste ale vendorilor şi editorilor locali de aplicaţii de Document Management întârzie încă să se confirme, la un an de la aderarea la UE. Cererea companiilor româneşti creşte, e adevărat, însă într-un ritm mult mai redus decât estimările iniţiale, făcute la nivel oficial. De altfel, este destul de greu de aproximat care este volumul real al pieţei la ora actuală, chiar dacă unii analişti estimează că, după ERP, aplicaţiile de Document Management au cel mai mare grad de penetrare în România.
Una dintre puţinele tentative făcute în acest sens aparţine Asociaţiei Patronale a Industriei de Software şi Servicii (ANIS) şi datează de acum trei ani. Conform sursei citate, „Piaţa românească de document management a crescut considerabil în ultimii ani, de la 3,5 milioane USD în 2002, la 4,5 milioane în 2003 şi respectiv 6,5 milioane USD în 2004, înregistrându-se o dublare a ratei de creştere de la an la an.” În pofida acestei creşteri substanţiale, studiul ANIS releva că, în comparaţie cu Uniunea Europeană (unde studiile realizate la nivelul anului 2005 indicau faptul că aproximativ 30% din companiile din UE au implementat o soluţie de management al documentelor), doar 10% din companiile româneşti adoptaseră la acel moment o soluţie de Document Management, procent considerat drept prea optimist de către jucătorii importanţi din piaţă.


Conştientizare sau lipsă de educaţie?
O altă estimare, ceva mai optimistă de această dată, dar la fel de veche, aparţine companiei Terradox, care a realizat un studiu pe un eşantion de 380 de companii româneşti, din diferite sectoare de activitate, a căror cifră de afaceri depăşea 1 milion de euro. Studiul respectiv indica faptul că 9 din 10 companii sunt conştiente de utilitatea serviciilor de arhivare electronică şi stocarea acestora în structuri organizate.
Chiar dacă de la conştientizare la decizia de achiziţionare a unei soluţii de DM este distanţă lungă, înţelegerea avantajelor pe care aceste aplicaţii le oferă reprezintă un important pas înainte. Un punct de vedere susţinut şi de Radu Tomescu, product manager Document Management Docentris, e adevărat la câţiva ani buni diferenţă. Verdictul Terradox este însă destul de puţin justificat în opinia Anamariei Ceauşu, marketing assistant FASMA: „Am urmărit suportul legislativ în această direcţie (Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică - n.r.) încă de la bun început, însă ne-am lovit de inerţia din acest domeniu, care este încă foarte mare, păstrându-se încă vechile modalităţi. Constatăm că aceste soluţii se menţin, deocamdată, la stadiul de proiect, primând încă metodele tradiţionale. Nu putem să nu salutăm efortul depus de autorităţi prin legile date, dar problema rămâne la educarea utilizatorului, fie el de stat sau particular. Pentru a convinge utilizatorul de beneficiile unor astfel de sisteme ar trebui realizate campanii de promovare a acestor tipuri de soluţii şi de educare a potenţialilor utilizatori.“


Evoluţia ascendentă
Teoretic, de acum trei ani, procentul enunţat de ANIS trebuie să fi fost depăşit cu mult. Lucru demonstrat parţial şi de lansarea pe piaţă a noi tipuri de servicii, dar şi de intrarea pe piaţa locală a noi companii din exterior. (Exemple concrete: rezultatele pozitive înregistrate de centrul de digitizare Xerox, lansat la sfârşitul lui 2007, şi intrarea în martie 2008 pe piaţa locală a companiei germane Elo Digital Office, specializată pe soluţii de Document şi Content Management).
„Se observă o creştere a numărului de contracte. Direct proporţional cu această creştere se simte şi creşterea cerinţelor de implementare a soluţiilor de Document Management, fiind evident că, în viitor, business-ul în domeniu va creşte. O dovadă importantă în acest sens este şi intrarea pe piaţa din România a companiilor străine de software“, susţine Anamaria Ceauşu.
Creşterea este confirmată şi de Radu Tomescu, care afirmă că interesul clienţilor faţă de aceste aplicaţii înregistrează un trend ascendent: „ În ultima perioadă, companiile din România au început să resimtă nevoia unei soluţii privind document managementul. Estimările noastre sunt că peste 40% din companiile care în prezent nu folosesc nicio aplicaţie îşi vor manifesta în viitor interesul. Docentris a înregistrat diverse cereri de soluţii pentru sectorul privat, iar în ultimul timp sectorul public şi-a manifestat interesul pentru astfel de aplicaţii de document management.“


Boom-ul se amână
Dincolo de avantajele reale, practice, pe care le oferă soluţiile de Document Management, pârghia legislativă (care a acţionat decisiv în multe ţări în care funcţionează legi precum Sarbanes Oxley sau alte reglementări similare ce impun ca orice informaţie folosită în cadrul unei organizaţii pentru luarea unei decizii să poată fi auditabilă, indiferent de sursă) încă nu funcţionează eficient în România. Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică a intrat în vigoare de la sfârşitul lunii mai 2007. Însă, la un an de la lansare, încă se poartă discuţii asupra normelor tehnice şi metodologice pentru aplicarea ei; care, cel mai probabil, se vor finaliza la sfârşitul acestui an.
Prognoza asupra amânării intrării efective în vigoare a Legii arhivării electronice ne-a fost confirmată şi de jucătorii din piaţă: „ANRCTI a demarat anul acesta o consultare pe tema normelor de aplicare a Legii nr 135/2007. La această iniţiativă au fost invitate mai multe companii producătoare sau distribuitoare din România să-şi exprime opiniile, dar momentul unei concluzii este destul de departe. Sperăm ca, până la sfârşitul lui 2008, ANRCTI să ne prezinte o sinteză a informaţiilor primite. Deocamdată nu simţim o presiune a agenţiei pe entităţile economice sau pe instituţiile statului. Totodată, intrarea în Uniunea Europeană a avut un efect pozitiv în cererea de aplicaţii pe piaţă, dar boom-ul pe care îl prognozau unele companii încă se lasă aşteptat. Cred că acest lucru va avea loc peste cel puţin un an. Sperăm ca anul 2009 să fie start-up-ul unei noi ere în managementul documentelor, în care aceste aspecte să fie surprinse într-un cadru legal. Mai rămâne problema respectării lui”, este de părere reprezentantul Docentris.
Un punct de vedere ceva mai pesimist este susţinut de Sorin Dumitru, project manager Xor IT Systems, care susţine că Legea arhivării electronice apare mult mai târziu decât ar fi fost util pentru dezvoltarea pieţei româneşti de Document Management. În opinia sa, această lege ar fi trebuit să intre efectiv în vigoare înainte de aderarea României la UE, opinie bazată pe faptul că arhivarea documentelor în formă electronică făcea parte din cerinţele obligatorii de aderare la acest organism. Dacă s-ar fi respectat acest calendar, anul 2008 ar fi putut reprezenta cu adevărat un an de cotitură pentru editorii şi vendorii locali de soluţii de management al documentelor, pentru că de anul acesta pot fi accesate fondurile structurale. Un subiect fierbinte, mai ales pentru Administraţia publică locală, care ar trebui să fie, cel puţin la nivel teoretic, un mare consumator de aplicaţii de DM, sub presiunea exercitată de imperativul reducerii birocraţiei şi creşterii transparenţei actului decizional.


Argumente pertinente
Deci, până se va face simţită presiunea legislativului, piaţa îşi va continua creşterea în mod natural - respectiv va câştiga noi clienţi prin avantajele evidente pe care le aduc soluţiile de Document Management sau la presiunea companiilor-mamă către filialele din România. Ce-i drept, la capitolul avantaje, aplicaţiile de management al documentelor au argumente greu de contestat:
- creşterea productivităţii prin reducerea timpului de căutare a documentelor, capacitate crescută de reutilizarea informaţiilor (eliminarea uzurii documentelor, rezultate în urma utilizării frecvente a hârtiei), viteză superioară de accesare a datelor, posibilitatea procesării automate a informaţiilor, capabilităţi de partajare a informaţiilor şi de lucru colaborativ;
- eliminarea problemei accesului dificil la documentele fizice stocate în locaţii diferite (conform studiului Terradox citat, 78% din companiile respondente sunt nevoite să păstreze documentele de uz curent în aceeaşi locaţie în care angajaţii companiei îşi desfăşoară activitatea, lucru dificil de realizat atunci când este vorba de o companie cu filiale multiple în teritoriu şi cu un volum mare de documente rulat lunar).
n un grad superior de securitate a documentelor, nivelul de acces putând fi definit în funcţie de fiecare utilizator, şi totodată reducerea riscului de pierdere a documentelor.
- facilitarea interacţiunii online cu parteneri şi clienţi prin crearea unui mediu standardizat pentru introducerea de conţinut şi prin creşterea vitezei de răspuns. Totodată, prin sisteme conexe se poate asigura o vizibilitate sporită a traseului urmat de documentele în format fizic sau electronic în instituţiile publice.
- reducerea de costuri prin economii de spaţiu (costul impus de arhivarea documentelor în format fizic).
„Soluţiile de DM permit economisirea unui timp de patru ori mai mare şi o capacitate a arhivei de 140 de ori mai mare la o treime din costuri. Să luăm ca exemplu Germania, ţara de origine a ELO, unde cercurile de specialişti estimează economii anuale de peste 150 de milioane de euro. De altfel, primele avantaje evidente se observă la cel mult trei luni de la implementarea unei soluţii de DM”, argumentează Claudiu Borşan, sales manager ELO Digital Office.


Cine sunt clienţii
Cu atare argumente, practic, soluţiile de Document Management reprezintă un imperativ pentru orice companie... chiar şi pentru cele cu un volum relativ modest de documente, dar care trebuie să se conformeze legislaţiei în ceea ce priveşte arhivarea electronică.
„Odată cu creşterea volumului de informaţii, necesitatea adoptării unei soluţii pentru managementul documentelor devine imperios necesară la nivelul oricărei companii. Un avans în acest sens îl au organizaţiile financiare şi instituţiile guvernamentale”, susţine Octav Ivănescu, business development manager Enterprise Content Management Solutions - Star Storage.
Chiar şi IMM-urile au început să guste din avantajele soluţiilor de gestionare a documentelor în opinia reprezentantului FASMA: „Suntem convinşi că majoritatea companiilor mici şi mijlocii încep să se îndrepte spre integrarea unei soluţii de document management; după ce, iniţial, au luat contact cu un sistem software mai simplu, au observat beneficiul adus de acesta şi evoluează în direcţia unor soluţii mai complexe care să cuprindă şi un modul de DM.”
Însă, din perspectiva Docentris, principalii clienţi sunt „sectorul producţiei, dar şi cel al serviciilor. Pentru 2008 prevedem o creştere de 20% pe acest segment”, susţine Radu Tomescu, care consideră că externalizarea soluţiilor de DM reprezintă deja un trend real pe piaţa locală: „O parte din companiile amintite şi-au manifestat interesul pentru o externalizare a serviciilor de procesare şi administrare a documentelor, apelând la companii care oferă şi managementul fizic al documentelor. Găsim aici, cu precădere, companii care lucrează în segmentul real estate, companii implicate în proiecte foarte mari şi care au nevoie de recoltare a documentelor de la diverse puncte de lucru, precum şi de la instituţiile emitente.“
Din păcate însă, reticenţa potenţialilor clienţi vizavi de achiziţia soluţiilor de Document Management rămâne un handicap greu de depăşit rapid, care va da încă multă bătaie de cap vendorilor şi editorilor locali, indiferent de măsurile pe care le va lua legislativul. Şi independent de modelul sau cerinţele UE.



Integrarea în UE nu poate genera un boom al vânzărilor
„Aprobarea Legii Arhivării electronice încurajează, în mod evident, utilizarea documentelor în format electronic. Totuşi, în momentul de faţă, premisele unei creşteri semnificative a gradului de penetrare la nivelul soluţiilor pentru managementul documentelor sunt determinate de beneficiile ce decurg din utilizarea acestora. Aderarea la UE a influenţat, fără îndoială, modul de abordare al companiilor în privinţa instalării unei soluţii de document management, lucru care s-a observat mai ales în cadrul companiilor private, care au început să îşi implementeze soluţii de DM combinate cu portaluri Web, pentru colaborarea şi partajarea informaţiilor cu clienţii, furnizorii şi partenerii. Ultimele studii Gartner converg către ideea achiziţionării unei soluţii de document management cu functionalităţi multiple, în locul uneia cu funcţionalităţi primare - aceasta tocmai din considerente de tip TCO. Mai precis, extinderea unei soluţii cu funcţionalităţi primare este mai costisitoare decât achiziţionarea unei soluţii complete. Cu toate acestea, integrarea în UE nu poate genera un boom al vânzărilor la nivelul soluţiilor de DM, dar se va alinia trendului ascendent care există la noi şi va avea o creştere mai mare decât în ţările UE.“
Octav Ivănescu, business development manager Enterprise
Content Management Solutions - Star Storage



„În 2008, piaţa soluţiilor de document management a crescut semnificativ, acest rezultat apărând dintr-o mai bună înţelegere din partea clienţilor a domeniului tehnologic şi a beneficiilor soluţiilor de gestiune de documente.“
Radu Tomescu, product manager
Document Management - Docentris



„Legislativul ar fi putut crea o presiune cu efecte pozitive”
„În ceea ce priveşte gradul de penetrare al soluţiilor de Document Management pe piaţa românească, putem spune că, momentan, s-a atins doar vârful aisbergului. De la intrarea în vigoare a Legii arhivării electronice, s-au produs oarecare schimbări la nivelul pieţei româneşti, dar nu spectaculoase. Există dovezi privind o creştere constantă a necesităţii unei soluţii de DM, dar nu la nivelul ridicat la care se aşteptau autorităţile în momentul lansării legii. Nu s-a creat presiune din partea legislativului, dar acum avem cel puţin un cadru legislativ. Ceea ce ne dorim noi, editorii şi vendorii de soluţii de DM, este ca firmele să înţeleagă beneficiile acestor soluţii. Problema care se ridică însă este legată de mentalitate - încă nu suntem dispuşi să dăm bani pe lucruri nepalpabile, iar asta se reflectă încă la nivelul managementului companiilor româneşti. Este adevărat că firmele folosesc soluţiile de DM pentru a-şi uşura şi fluidiza munca şi pentru a-şi micşora cheltuielile, nu pentru că există o lege în acest sens. Dar la fel de adevărat că legislativul ar fi putut crea o presiune cu efecte pozitive. De exemplu, orice organism de control (cum ar fi Garda Financiară sau Ministerul de Finanţe) poate verifica mult mai multe documente dacă acestea sunt scanate şi arhivate conform unei proceduri, comparativ cu momentul actual, când se pierde foarte mult timp cu găsirea diverselor documente necesare (care se află în formă fizică). Astfel, nici agentul economic şi nici organismul de control nu pierd timp substanţial cu căutarea acestora şi creşte şi acurateţea proceselor de lucru din cadrul companiilor.“
Claudiu Borşan, sales manager - ELO Digital Office



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite