Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Informaţii electronice versus stive nesfârşite de bibliorafturi

03 Iunie 2008



Să ne gândim ce înseamnă pentru o companie lucrul cu documente: stive nesfârşite de bibliorafturi, inconvenientul alocării unui spaţiu fizic de depozitare, regăsirea greoaie a documentelor, şi, implicit, consumul ridicat de timp, resurse financiare şi personal productiv pentru regăsirea informaţiilor dorite. Indiferent de dimensiune sau de obiectul de activitate, organizaţiile au început, din ce în ce mai mult, să opteze pentru utilizarea informaţiilor în format electronic, mai ales în condiţiile aprobării Legii Arhivării Electronice şi a prevederilor impuse de standardul Basel II pentru sectorul financiar-bancar.
Star Storage vă oferă posibilitatea de a beneficia de avantajele unei soluţii de arhivare electronică prin intermediul serviciilor externalizate de conversie digitală a documentelor, desfăşurate în cadrul propriului Centru de Conversie a Documentelor. Nu veţi fi nevoiţi să faceţi investiţii în echipamente şi aplicaţii software costisitoare sau să să angajaţi personal specializat. Consultanţii Star Storage vă vor recomanda cea mai flexibilă structură de servicii externalizate, având la bază o analiză detaliată a arhivei fizice şi a fluxurilor informaţionale existente în cadrul orga-
nizaţiei.


Servicii complete la cele mai înalte standarde de calitate şi securitate
În principiu, serviciile de arhivare puse la dispoziţie de Star Storage presupun parcurgerea mai multor etape succesive, care asigură un nivel ridicat de acurateţe a întregului proces. Iniţial, documentele care urmează a fi supuse operaţiunilor de conversie sunt transportate în condiţii de maximă siguranţă către Centrul de Conversie Star Storage. Acestea sunt depozitate în cutii speciale, fiind însoţite de liste de conţinut şi elemente unice de identificare. În acest mod, este eliminat riscul pierderii documentelor sau cel al reconstituirii necorespunzătoare a arhivei fizice după încheierea procesului de conversie.
În ceea ce priveşte protecţia informaţiilor, Centrul de Conversie Star Storage răspunde celor mai exigente cerinţe de securitate, fiind dotat cu tehnologii de ultimă generaţie în
acest sens (camere video performante, carduri de acces, sisteme performante de securitate).
Ulterior, documentele sunt pregătite pentru a fi scanate şi indexate. Astfel, capsele sunt înlocuite cu agrafe de birou, sunt îndreptate colţurile îndoite, iar paginile rupte vor fi lipite pentru a asigura scanarea documentelor în condiţii optime. De asemenea, pentru a asigura integritatea documentelor individuale şi a dosarelor, acestea vor fi separate prin folii separatoare.


Nivel ridicat de acurateţe a imaginilor
În ceea ce priveşte etapa de scanare propriu-zisă, echipamentele utilizate depind de tipul documentelor, dimensiunile şi gradul de deteriorare a hârtiei, de cerinţele referitoare la rezoluţia imaginilor, sau tipul acestora: alb-negru, nuanţe de gri sau color. Tehnologiile de ultimă generaţie existente în Centrul de Conversie Star Storage permit scanarea unei game variate de documente: de la formate A4 la A0, carduri de acces, peliculă, cărţi de vizită sau fotografii.
Ulterior, imaginile scanate vor fi procesate pentru a asigura un nivel maxim de claritate, înlăturând definitiv problema documentelor neclare sau chiar ilizibile. În plus, Centrul de Conversie Star Storage este dotat cu tehnologii performate ce permit conversia imaginilor raster în imagini vectoriale corespondente. În acest mod, desenele vectoriale vor putea fi utilizate în sisteme informatice de tip CAD (Proiectare asistată de calculator) şi GIS (Sistem de informare geografică), care presupun un nivel ridicat de acurateţe a imaginilor.


Acces rapid la informaţiile necesare
În ceea ce priveşte regăsirea documentelor în format electronic, acest lucru se poate realiza rapid, cu eforturi minime, fie prin intermediul câmpurilor index introduse de operatorii Star Storage, sau prin indexarea întregului conţinut. Astfel, în urma unei analize riguroase se vor defini scheme de indexare complexe, care să permită regăsirea rapidă a informaţiilor necesare. Corectitudinea indecşilor este asigurată prin procedee de control riguroase, cum ar fi utilizarea cheilor de verificare, tastarea aceleiaşi informaţii de către doi operatori pentru a fi acceptată (cheie dublă), verificarea prin intermediul tehnologiilor OCR/ICR.
Etapa finală a întregului proces constă în stocarea imaginilor şi indecşilor pe suportul solicitat de client, în formatul dorit, sau importul acestora în sisteme de management al conţinutului. Ulterior, vor fi reorganizate colecţiile de documente pe suport fizic şi trimise înapoi la sediul clientului. La cerere, pot fi furnizate, periodic, rapoarte de producţie privind stadiul proiectului aflat în desfăşurare.



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite