Cum creşteţi productivitatea angajaţilor dumneavoastră?

Soluţiile Microsoft pentru creşterea productivităţii de business ajută la simplificarea interacţiunii între oameni, face ca procesele să fie mult mai eficiente şi îmbunătăţeşte calitatea şi disponibilitatea informaţiilor care pot fi obţinute de utilizatori. Departamentul IT scade timpul de răspuns la noi solicitări şi are un impact strategic asupra afacerilor.
În cele mai multe organizaţii, infrastructura IT şi nevoile de business sunt deconectate. Evoluţia infrastructurii este determinată de nevoi de business mereu în schimbare şi poate doar talentul departamentului IT poate face ca infrastructura să îşi păstreze coerenţa în încercarea de a răspunde, măcar parţial, acestor nevoi.
Modelul Microsoft de optimizare a infrastructurii are rolul de a oferi răspuns IT-ului la două întrebări importante: Cum susţine infrastructura IT strategia de business? Care sunt paşii de urmat pentru ca infrastructura IT să ajungă la nivelul de maturitate dorit?
Microsoft a dezvoltat, pe baza unor modele de maturitate Gartner, trei tipuri de optimizare a unei infrastructuri IT.
1. Core Infrastructure - infrastructura IT de bază a organizaţiei (servere, staţii client, antivirus, produse de monitorizare, produse pentru backup)
2. Business Productivity Infrastructure – resurse IT folosite de angajaţi (programe tip Office, mesagerie, portal intranet, business intelligence) pentru creşterea productivităţii de business
3. Application Platform – infrastructura platformelor de aplicaţii şi a soluţiilor de business (dezvoltare aplicaţii, managementul datelor, procese de business, user experience).
Fiecare model de optimizare are anumite capabilităţi de bază care, odată implementate, vor ajuta organizaţia să crească folosind soluţiile IT de care are nevoie, să reducă costurile de management ale infrastructurii, să maximizeze nivelul de disponibilitate al serviciilor, să protejeze informaţiile. Aceste modele împart soluţiile în funcţie de nivelul de maturitate: Basic, Standardized, Rationalized şi Dynamic. Fiecare pas de la un nivel inferior către unul superior asigură o reducere considerabilă a costurilor şi un TCO (Total Cost of Ownership) mai redus.
Tehnologia, ca investiţie a unei afaceri, dacă este folosită corespunzător are flexibilitatea şi capacitatea de a se adapta în funcţie de numărul de angajaţi ai organizaţiei şi de numărul de aplicaţii / documente pe care aceşti utilizatori le folosesc. IT-ul poate livra valoare în medii dinamice prin integrare, simplificare, aplicaţii şi servicii software care rezolvă problemele complexe şi extind capabilităţile umane. Aceste lucruri se pot face facilitând interacţiunea şi ajutând oamenii să poată folosi cât mai simplu multitudinea de informaţii şi date complexe de care se lovesc în fiecare zi.
În numărul anterior aţi aflat despre optimizarea Core Infrastructure. Voi încerca să explic în acest articol ce înseamnă optimizarea infrastructurii de business şi cum puteţi avansa de la stadiile Basic şi Standardized către stadiu de Dynamic Infrastructure.
Business Productivity Infrastructure conţine cinci capabilităţi care sunt necesare pentru a obţine o infrastructură IT agilă:
1. Collaboration – spaţii de lucru colaborative şi portaluri de tip intranet pentru un mediu productiv, cu posibilitatea de a extinde capacităţile de colaborare clasice la cele de tip social computing (forumuri, wiki, bloguri) atât intern, cât şi între organizaţii. IT-ul poate defini politici şi procese standard, care satisfac nevoile de business, respectiv pe cele specifice de IT legate de securitate şi control.
2. Unified Communications (UC) – unificarea serviciilor de comunicare precum VoIP, video, fax, e-mail, mesagerie instant şi servicii de conferinţă, care simplifică felul în care oamenii comunică între ei. Informaţia despre prezenţa şi credentialele unice ale utilizatorilor permit unificarea diverselor canale de comunicare disponibile angajaţilor. Timpii pierduţi cu alegerea modalităţii de comunicare potrivite şi disponibile se reduc considerabil.
3. Enterprise Content Management (ECM) – descrie soluţii de management al conţinutului din documente prin unelte de web authoring, formulare electronice, şi facilităţi precum document/web content management. Workflow-urile automatizate şi managementul conţinutului simplifică procesele de business.
4. Enterprise Search – cantitatea de informaţii din organizaţii (date structurate şi nestructurate) creşte rapid, astfel încât este critic ca o soluţie de căutare să completeze o soluţie de colaborare. Organizaţiile facilitează utilizatorilor luarea deciziilor corecte bazându-se pe soluţii care permit căutarea unui set divers de informaţii (documente, oameni, resurse) în diverse surse şi structuri: pe desktop, în Intranet sau în Internet, în spaţii de lucru, baze de date sau aplicaţii de business.
5. Business Intelligence (BI) – capabilităţi de raportare şi analiză a datelor, respectiv soluţii pentru managementul performanţei de business. Rezultatele acestor analize şi raportări sunt expuse utilizatorilor într-o interfaţă bogată bazată pe roluri de audienţă pentru a asigura că informaţiile sunt disponibile angajaţilor cu drepturile necesare. Informaţia potrivită este disponibilă la timpul potrivit pentru persoanele potrivite.
Modelul de optimizare a infrastructurii IT defineşte patru nivele de maturitate pentru fiecare dintre capabilităţi. Acestea sunt definite astfel:
Basic – infrastructura de business la nivel basic este caracterizată prin file-share-uri şi transfer de emailuri. Serviciile de telefonie standard (fixă, mobilă) sunt principala modalitate de comunicare. Datele (informaţiile) sunt stocate în calculatoarele individuale. Nu există unelte de căutare a informaţiilor decât la nivel local. Managementul documentelor se realizează prin procese bazate pe hârtie. Informaţiile legate de performanţă sunt urmărite individual pe baza indicatorilor colectaţi manual din documente statice.
Standardized – infrastructura standardizată introduce echipe create ad-hoc în jurul anumitor proiecte. Conţinutul informaţiilor este consolidat şi se pot păstra arhive care au facilităţi de căutare minimale. Se aplică standarde pentru soluţii de căutare pentru a reduce costurile şi a creşte productivitatea. Procesele tranzacţionale, rapoartele şi analizele pentru datele administrate central sunt încă dependente de departamentul IT.
Rationalized – organizaţia are o singură infrastructură pentru colaborare şi un portal care conectează angajaţii, procesele şi informaţiile. Metode sofisticate de colaborare sunt disponibile: utilizatorii pot lucra pe fişiere offline, au posibilităţi de social-computing şi politici pentru documente sunt stabilite şi clar respectate. Telefonia este bazată pe VoIP, integrată cu sisteme clasice de telefonie. IT-ul are procese definite pentru a integra aplicaţiile de business cu aplicaţiile de căutare a informaţiilor. Există workflow-uri pentru diverse procese de business. Infrastructura oferă rapoarte şi analize ale datelor financiare consolidate. Rapoartele sunt generate de către utilizatori şi sunt stocate centralizat. Există unelte care oferă posibilitatea de automatizare a urmăririi bugetelor, planificării financiare şi forecast-ului.
Dynamic – organizaţiile cu o infrastructură dinamică beneficiază de colaborare nativă cu partenerii prin federalizarea unor servicii. Organizaţia oferă soluţiile de colaborare utilizatorilor săi, indiferent dacă aceştia se află în interiorul organizaţiei sau în afara ei. Aplicaţiile sunt sofisticate şi informaţiile afişate sunt în funcţie de rolul fiecărui angajat. Soluţii de unificare a comunicaţiilor sunt disponibile (utilizatorul are acces la telefon, fax, mail, video-conferinţă, folosind doar calculatorul, iar integrarea dintre aceste servicii este completă). Analizele de business şi raportarea se fac în timp real şi proactiv.
Pentru fiecare capabilitate a modelului de optimizare a infrastructurii dedicate creşterii productivităţii de business, Microsoft oferă soluţii pentru a ajuta organizaţiile în trecerea de la nivelul Basic către nivelul Dynamic. Aceste soluţii Microsoft sunt recunoscute la nivel enterprise atât de organizaţii foarte mari care le-au adoptat şi implementat, cât şi de analişti importanţi din industrie.
Gartner menţionează Microsoft ca lider în cele mai importante studii ale sale (Magic Quadrant) legate de soluţiile de colaborare, performanţă neegalată de niciun alt producător. Menţionăm doar câteva dintre studii: Unified Communications, Enterprise Wireless E-Mail Software, Web Conferencing, Horizontal Portal Products, IT Project and Portfolio Management, Business Process Analysis Tools şi E-mail Security Boundary1.
Office SharePoint Server 2007 – platformă pentru colaborare, portal intranet, soluţii de content şi record management, formulare de business, integrare cu aplicaţii de business, soluţii de căutare şi Business Intelligence
Office Groove Server şi Office Groove – soluţie pentru colaborarea dinamică şi eficientă a echipelor în spaţii de lucru. Membrii acestor echipe pot lucra în organizaţii diferite, de la distanţă sau offline.
Exchange Server 2007 – soluţie de Unified messaging (email, fax, voicemail) – ajută la creşterea nivelului de optimizare a soluţiilor de colaborare şi comunicare unificată.
Office Communications Server 2007 – soluţie de audio/video-conferinţă, telefonie VoIP, web conferencing, instant messaging şi detectare a prezenţei
Office Performance Point Server 2007 – soluţie business intelligence pentru managementul performanţei de business prin integrarea monitorizării, analizei şi planificării într-o singură aplicaţie
Office Forms Server 2007 – extinde procesele de business la clienţi, parteneri şi furnizori prin formulare electronice uşor de utilizat
Search Server 2008 – soluţie dedicată de căutare în aplicaţii Line Of Business, portaluri, site-uri web sau surse diverse de informaţii la nivelul întregii organizaţii
Office Project Server 2007, Office Project Portfolio Server 2007 şi Project 2007 – soluţie pentru managementul proiectelor şi al resurselor asociate proiectelor la nivelul întregii organizaţii.
Microsoft Office 2007 Enterprise Edition, suită de productivitate care uneşte în interfaţa utilizator, deja familiară, serviciile oferite de serverele Office System.
Pentru mai multe informaţii legate de gama soluţiilor Microsoft Office System vizitaţi: http://www.microsoft.ro/office

Pentru mai multe informaţii despre modelul de optimizare a infrastructurii pentru productivitatea de business vizitaţi:
www.microsoft.com/businessproductivity
Emanuel Ceciu, Solution Specialist –
Business Productivity,
Microsoft România

Lasa un comentariu

Nume:
Email (nu va fi afisat):
Comentariu: