Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Cum alegem un sistem de Enterprise Content Management?

22 Iulie 2008



Achiziţionarea unui software de nivel enterprise reprezintă de multe ori rezultatul unor nevoi imediate de business. Totuşi, când evaluăm soluţiile de Enterprise Content Management (ECM) este critic să avem în vedere că achiziţia de astăzi nu ar trebui să rezolve doar problemele actuale, ci şi pe cele viitoare.


Enterprise Content Management – ce este de fapt?
Un sistem de content management de nivel enterprise (ECM) ar trebui să aibă capacitatea de a controla toată informaţia nestructurată – sau conţinutul – din companie. Această informaţie există în diferite forme digitale (documente text, calcul tabelar, imagini, fişiere audio sau video, e-mail-uri, rapoarte generate de diverse aplicaţii şi multe alte formate), dar şi în formă fizică (hârtii, fax-uri etc.). Sistemul ECM trebuie să ne ajute să creăm fişiere noi cu ajutorul aplicaţiilor uzuale, cum ar fi Microsoft Word, folosind şabloane predefinite, dar şi să captureze şi să folosească informaţia dintr-o mare varietate de surse. Sistemul ECM controlează tot acest conţinut, precum şi informaţia din alte aplicaţii de nivel enterprise cum ar fi ERP, CRM sau portaluri. Îi adaugă apoi “inteligenţa” creând scheme de clasificare, metadate şi tag-uri care fac căutarea şi regăsirea mult mai eficientă şi mai rapidă. Sistemul ECM controlează totodată şi procesele de revizuire şi aprobare pentru orice fel de document, procese bazate pe reguli bine definite în organizaţie.
Soluţiile ECM robuste sunt bazate pe un model orientat pe obiecte – adică permit controlul relaţiilor între diferite fişiere, oferind posibilitatea ca un fişier (sau o parte din acesta) să aibă identităţi multiple bazate pe modalitatea de folosire în diferite contexte sau rendiţii. Combinat cu inteligenţa adăugată, modelul orientat pe obiecte va permite să refolosim eficient informaţia şi să îi dăm alte scopuri. Sistemul ECM va controla de asemenea, publicarea conţinutului pe diverse canale. De exemplu, cu o soluţie ECM aceeaşi informaţie poate fi publicată simultan: pe un site web, trimisă pe fax, poate fi tipărită sau transmisă pe un terminal mobil. Toate aceste funcţionalităţi au un singur scop: să beneficiem de valoarea informaţiei noastre pentru a ne crea un avantaj competitiv.


O suită ECM completă presupune acoperirea următoarelor categorii de funcţionalităţi:
•Document Mangement (managementul documentelor)
•Web Content Management (managementul conţinutului Web)
•Digital Asset Management (managementul asset-urilor digitale)
•Compliance (aderarea la standarde şi regulamente)
•Collaboration (mediu de lucru colaborativ)
•Document Imaging (captură de documente)
•Electronic discovery (regăsirea informaţiei în diverse moduri)
•Report management (managementul rapoartelor)
•Message archiving (arhivarea de mesaje).


Componentele cheie ale unui sistem de Document Management
Companiile care activeaza în domenii cu cerinţe stricte de complianţă, cum ar fi cele din domeniul guvernamental, farmaceutic, servicii financiare, au descoperit deja de ceva timp nevoia de soluţii pentru controlul riguros al conţinutului. Aceste companii se bazează pe sisteme de management de documente (DM) pentru realizarea complianţei cu standardele şi regulile în vigoare şi pentru a evita penalizări care ar avea un impact major asupra profitabilităţii şi imaginii acestora. Pentru aceste companii este important ca informaţia – cum ar fi procedurile standard de lucru, fişele de date sau înregistrările legate de clienţi – să fie sub control, să respecte regulile în vigoare, precum şi standardele de calitate.
Dar valoarea unui sistem de management de documente se extinde la organizaţii din orice domeniu de activitate, oferind posibilităţi de îmbunătăţire a eficienţei operaţionale, reducere a timpului de răspuns la nevoile pieţei, evitarea duplicării eforturilor şi îmbunătăţirea modului uzual de lucru. Cele mai multe companii resimt această nevoie de a controla şi distribui documentele critice într-un mediu sistematizat. Odată cu explozia Internetului şi a comerţului electronic, nevoia pentru controlul documentelor a crescut exponenţial în toate industriile, dar şi în domeniul guvernamental.


Componentele cheie ale unei soluţii de document management sunt următoarele:
Crearea de conţinut – Integrarea cu aplicaţiile uzuale pentru editarea de documente, cum ar fi Microsoft Word, Excel, PowerPoint etc.
Captura de date – Converteşte documentele pe suport de hârtie în imagini electronice, importă volume mari de rapoarte generate de aplicaţii şi extrage informaţiile importante.
Controlul versiunilor – Oferă posibilitatea de a urmări versiuni majore şi minore, precum şi rendiţii.
Clasificarea documentelor – Oferă utilizatorilor posibilitatea să clasifice documentele cu ajutorul tag-urilor şi metadatelor (date care descriu un document) atât manual, dar şi automat, fără intervenţie umană
Servicii de bază – Oferă funcţionalităţi de check-in / check-out şi creează cadrul necesar pentru a limita tipurile de date care pot fi introduse, dar şi funcţionalităţi precum managementul documentelor compuse (documente virtuale) sau rendiţii în diverse limbi sau formate.
Workflow – Defineşte şi automatizează fluxurile de lucru asociate cu crearea şi distribuirea documentelor


Managementul ciclului de viaţă (Lifecycle management) – Identifică şi impune stadiile unui document cum ar fi: revăzut, aprobat, publicat, arhivat şi retras
Căutare dupa atribute şi full-text – Permite utilizatorilor să navigheze prin volume mari de informaţie fără a fi nevoie să ştie cum este aceasta organizată sau stocată.
Managementul şi editarea nativă XML – Separă conţinutul efectiv de layout, simplificând astfel editarea conţinutului şi publicarea acestuia, promovând consistenţa informaţiei şi permiţând reutilizarea conţinutului în alte scopuri.
Transformarea conţinutului – Creează rendiţii în alte formate cum ar fi PDF şi HTML pentru livrare pe diferite canale.
API-uri deschise – Permite o integrare facilă cu sistemele existente în orgnizaţie.
Arhitectură bazată pe standarde – Suportă XML pentru a crea un mediu de dezvoltare optim.
Scalabilitate nelimitată – Poate controla un număr de obiecte de ordinul miliardelor.
Platformă globală – Poate încorpora diferite setări regionale sau locale.
LDAP, SSL şi suport pentru certificate digitale – Suportă aceste mijloace esenţiale pentru comerţ electronic, autentificare şi semnături.
Securitate controlată bazată pe roluri – Controlează modul în care documentele sunt vizualizate, modificate, aprobate şi publicate.
Adnotări – Permite utilizatorilor să adnoteze, să creeze diferite comentarii sau ştampile pe documente fără a afecta documentul original şi toate acestea ca parte dintr-un proces obişnuit.
Tipărire controlată – Permite managementul funcţiilor print, auditul şi trasabilitatea acţiunilor.
Liste pentru controlul accesului (Access control lists - ACL) – Creează seturi de permisiuni pentru grupuri definite şi facilitează colaborarea chiar şi în afara firewall-ului.
Documentele compuse (Virtuale) – Permite ca mai multe obiecte să fie organizate, asamblate şi publicate ca o structură unitară.
Accesul prin portal – permite utilizatorilor să creeze, caute, modifice şi să controleze toate tipurile de documente fără a părăsi mediul lor deja familiar din cadrul unui portal şi fără a fi nevoiţi să înveţe o altă interfaţă.


În conluzie, pentru a decide asupra unei soluţii de document management, trebuie să evaluăm câteva aspecte importante cum ar fi:
• Arhitectura
• Scalabilitatea
• Suportul pentru standarde
• Uşurinţa în folosinţă
• Globalizarea
• Securitatea şi controlul accesului
• Serviciile de bază
• Managementul Proceselor (business process management)
• Tipuri de documente nelimitate
• XML şi Livrare pe orice canal
• Inteligenţa Informaţiei
• Integrări cu aplicaţii enterprise
• Integrări cu conţinut enterprise
• Captura de informaţii
• Transformarea conţinutului
• Records management
• Serviciile de arhivare
• Mediul de dezvoltare
• Suportul şi prezenţa în piaţă
În documentul “ECM Evaluation Guide” veţi găsi toate aceste categorii explicate şi tratate în detaliu.



Alexandru Lăzărescu,
System Engineer EMC România


În articolul de faţă ne propunem să tratăm categoria de funcţionalităţi oferite de un sistem de Document Management. Pentru detalii despre toate celelalte categorii vă rugăm să consultaţi documentul complet “ECM Evaluation Guide” pe care îl puteţi descărca gratuit la adresa www.emc.com/products/category/content-management.htm.


Pentru informaţii suplimentare:
office.romania@emc.com



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite