UVT, catalizator al mișcării academice timișorene, își urmează calea spre cunoașterea aprofundată și trecerea către tehnologiile viitorului și ale noilor generațiiUniversitatea de Vest din Timișoara este astăzi cea mai dinamică instituție de învățământ superior din România, o universitate care se...
Auditul sau Ziua Z pentru SMC
Aţi făcut tot ceea ce aţi putut pentru implementarea Sistemului de Management al Calităţii (şi am credinţa că cei mai mulţi dintre dumneavoastră aţi făcut-o aşa cum trebuie).
Acum vă aşteaptă examenul de auditare sau Ziua Z. Trebuie să dovediţi organismului de certificare că SMC-ul pe care l-aţi proiectat şi implementat este viabil. Revin cu această temă absolut necesară pentru a întări nevoia de profesionalism în cadrul companiilor autohtone. Un SMC bine implementat care trece pe bune un audit face dovada unui profesionalism ridicat în cadrul oricărei organizaţii.
Ce înseamnă audit?
Ce înseamnă să fie auditat Sistemul de Management al Calităţii? Cum trebuie el programat în cadrul implementării? Cât de pregătită trebuie să fie organizaţia? Iată doar câteva întebări pe care top managementul trebuie să şi le pună când se apucă de treabă. De obicei, după ce ai implementat Sistemul de Management al Calităţii în cadrul unei organizaţii, trebuie să îi laşi un anumit timp să se “coacă”, să-şi intre în rol, iar personalul să-şi încorporeze în activitatea zilnică noile cerinţe, până când se pune pe roate. Este un proces relativ destul de dificil şi anevoios, care ia ceva timp - mai ales pentru că este vorba de schimbarea unor mentalităţi - pentru că, de obicei, nu se face aşa de uşor. De aceea, planificarea auditurilor trebuie făcută cu mare grijă, dând tuturor posibilitatea de a fi gata de Ziua Z. De preferat, în această perioadă, să nu se facă audituri interne, fiindcă lucrurile nu sunt încă la un potenţial de 100% şi se pot trage concluzii greşite. Din nefericire, în multe organizaţii acest lucru nu se aplică, din mai multe considerente pe care nu are rost să le explic. Auditul final implică verificarea atât a documentaţiei realizate, cât şi a proceselor, pentru a determina dacă ele se desfăşoară în conformitate cu ceea ce a fost implementat.
Rolul auditului intern
În primul rând, un audit intern trebuie făcut după ce procesele sistemului s-au integrat pe deplin şi trebuie luat foarte în serios. Numai aşa rezultatele raportului de audit vor putea fi folosite de către Top managementul organizaţiei ca informaţii pertinente pentru crearea strategiilor viitoare.
În al doilea rând, în cadrul unui audit intern nu se auditează un departament sau un serviciu ori un post, ci se auditează un proces. Acest proces poate să înglobeze mai multe departamente, servicii etc., pentru că el se aplică în toate aceste componente ale organizaţiei. Dacă aţi înţeles acest lucru, trebuie să începeţi să vă faceţi un plan, adică un plan de audit, care să cuprindă toate procesele ce vor fi auditate, data şi locul auditului, persoanele auditate şi alte observaţii specifice organizaţiei.
Ce trebuie să faceţi la audit? Trebuie să treceţi prin tot procesul respectiv şi să vedeţi dacă el se desfăşoară conform procedurilor, instrucţiunilor şi politicilor implementate conform standardului SR EN ISO: 2001 şi să depistaţi care sunt neconformităţile acestui proces. Ceea ce este cel mai important la un audit intern este faptul că el poate descoperi, pe lângă neconformităţile sistemului, şi anumite posibilităţi de îmbunătăţire a Sistemului de Management al Calităţii.
Ce documentaţie impune standardul de referinţă ISO 9001: 2001 pentru audit?
Standardul ISO 9001:2001 face referire numai la şase proceduri documentate separate de Manualul Calităţii. Este vorba despre: Controlul Documentelor, Controlul Înregistrărilor, Audit Intern, Produsul Neconform, Acţiune Corectivă şi Acţiune Preventivă. Acestea sunt documentele minime necesare pentru depunerea candidaturii pentru auditul extern. Deci, dacă nu vreţi să vă complicaţi viaţa prea tare, puteţi opta pentru această variantă minimală a documentaţiei (personal nu o recomand). Pe lângă această variantă, organizaţia ar trebui să dezvolte alte câteva proceduri sau instrucţiuni documentate, care să acopere cel puţin procesele principale din cadrul organizaţiei, astfel încât să se asigure că sunt funcţionale procesele necesare eficacităţii şi eficienţei Sistemului de Management al Calităţii. Numărul final de proceduri şi instrucţiuni documentate este influenţat de dimensiunea organizaţiei, tipul activităţilor în care aceasta este implicată, cât şi de complexitatea acestora. Pe lângă documentarea proceselor, va trebui să pregătiţi pentru auditare o analiză detaliată de management a organizaţiei, o planificare a resurselor, un plan de instruire a angajaţilor în diferite direcţii, obiectivele şi politica de calitate, precum şi rapoartele auditurilor interne ale tuturor proceselor din organizaţie. Cam mult de lucru, dar credeţi-mă că merită!
Teodor Niţu
Parerea ta conteaza: 
Asemanator
- Nu exista articole asemanatoare.
Alte articole scrise de Redactia
Proiect European la UVT – Teachers 4.0 Digital Age – Profesori în era digitală 4.0: combaterea dezinformării și promovarea alfabetizării digitale prin educație și formare în clasele europene- OVES Enterprise: bugetele alocate pentru servicii IT sunt cu aproximativ 20% mai mici față de acum 2 ani
- Conferința Națională CIO Council Romania “The AI Digital World. Reimagine the Future of Business”
- Conferința internațională ICoRSE 2024: cercetare, inovare și transfer tehnologic în mecatronică și domeniile conexe
