Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Lungul drum al hârtiei către arhiva electronică

23 Iulie 2008



Viitorul arhivării electronice în România, şi nu numai, este unul promiţător. Dar care întârzie încă să se materializeze în varianta sa „legalizată“. Din acesta motiv, companiile care au trecut la stocarea documentelor în format electronic, le păstrează şi în format fizic, operând, practic, cu două arhive, cea electronică pentru lucrul intern, şi cea pe hârtie pentru a avea acoperirea juridică impusă de lege.


„În momentul în care vom şti clar cum putem păstra în deplină siguranţă şi pe termen lung documentele în formă electronică, putem transfera în spaţiul digital tot ceea ce ţine de hârtie în relaţiile cu şi din interiorul administraţiei publice“, declara la începutul lui 2007, cu ocazia Forumului Român de e-Guvernare, Varujan Pambuccian, preşedintele Comisiei IT&C din Camera Deputaţilor şi iniţiatorul Legii arhivării electronice. Tot domnia-sa preciza cu acea ocazie că „Trecerea de la documentele pe hârtie la documente în formă digitală va duce nu numai la reducerea masivă şi reală a birocraţiei şi la evitarea ghişeelor, ci şi la apariţia unor noi servicii private pentru companiile mici şi cetăţenii care nu au acces la calculator“.
Aşteptările erau mari, acum un an, mai ales că, în mai (la doar o lună de la forumul amintit), Legea arhivării electronice (135/2007) fusese în sfârşit validată, după un blocaj legislativ de aproape un an. Dar au urmat alte aşteptări, nefinalizate încă, pentru că reglementările şi metodologiile în aplicarea respectivei, care ar fi trebuit să intre în vigoare la trei luni de la intrarea în vigoare a legii, au fost supuse discuţiei abia la începutul lunii aprilie 2008. Şi nici la data scrierii acestui articol
(mijlocul lunii iulie) nu au fost finalizate, estimarile actorilor din industrie fiind că îşi vor face apariţia undeva în cursul anului viitor. (Precedente există – vezi normele metodologice ale Legii 451/2004 privind marca temporală.)


Avantaje incontestabile
În urma tuturor acestor întârzieri, speranţele legate de Legea arhivării electronice nu s-au năruit, ci doar s-au mai temperat puţin. Atât în rândul vendorilor şi editorilor de soluţii, care sperau că actul legislativ va exercita un „push“ în piaţă, cât şi a potenţialilor clienţi atraşi de avantajele incontestabile oferite de arhivarea electronică.
Beneficiile adoptării unei soluţii de arhivare electronică (integrată firesc într-un sistem de Document Management) sunt evidente pentru companiile cu un volum mare de documente, care pot elimina arhivarea pe hârtie şi costurile de imprimare şi stocare. Dar câştigurile nu se rezumă doar la atât – o soluţie de DM poate oferi economii de timp şi câştiguri pe plan operaţional foarte importante, care pot reprezenta un avantaj competitiv important, iar pentru unităţile administrative ar asigura, în plus, transparenţa actului decizional atât de des invocată în cruciada împotriva birocraţiei.
Un alt aspect foarte important este acela că, în conformitate cu Legea nr. 135 din 15 mai 2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, documentele arhivate în condiţiile legii şi folosind semnătura electronică au aceeaşi valoare juridică cu cele păstrate în format hârtie.
S-ar părea deci că se întrunesc toate premisele ca sfârşitul epocii dosarelor cu formulare alambicate, ştampilelor, a cozilor la ghişee şi goanei după semnături să înceapă să devină vizibil. Eliminarea depozitelor de acte, în creştere constantă odată cu dezvoltarea business-ului oricărei companii, ar fi devenit astfel o perspectivă perfect posibilă, controlul şi auditul putând fi realizate electronic, într-un timp mult mai scurt şi fără a mai bloca personal suplimentar. Unde mai pui că riscul pierderii unui document, al alterării lui se reduce considerabil, proporţional cu factorul de stres al celor răspunzători de soarta documentelor.


Avantaje parţiale
Pentru a ajunge la acest stadiu însă, o companie are de trecut prin probele impuse de ANRCTI, care nu-s deloc uşoare. Cum ar fi: acreditarea administratorului arhivei electronice de către ANRCTI; obţinerea de certificate digitale calificate pentru semnături electronice pentru persoanele care au dreptul să depună un document în arhiva electronică, apelarea, dacă este nevoie, la serviciile unui furnizor de marcă temporală, identificarea unui centru de date în care să depoziteze arhivă electronică autorizat de ANRCTI.
Prin urmare, realizarea unei arhive electronice „legale“ devine delicată, dacă nu problematică pe alocuri. Nicigând a se mai vorbi de presiunea pe care legislativul ar putea-o exercita asupra companiilor interesate în special de avantajul juridic al arhivării electronice.
În plus, în condiţiile în care normele de aplicare a Legii arhivării electronice nu sunt definitivate, nici normele metodologice de autorizare a centrelor de date în care se depozitează arhivele electronice, companiile care au deja o arhivă electronică şi au implementat un sistem de Document Management sunt nevoite să menţină şi o arhivă fizică a documentelor pentru acoperirea cerinţelor legale. Se pierd astfel exact avantajele invocate în textul legii, respectiv cel al reducerii costurilor de stocare şi costurilor de imprimare. Iar arhiva electronică deja existentă devine un instrument de lucru intern, fără relevanţă în exterior.
Este adevărat, într-o atare situaţie, se menţin toate avantajele induse de utilizarea unui sistem de Document Management, dar nu se poate renunţa la arhiva pe hârtie.


Ce spune piaţa
„Deducţia“ de mai sus poate părea una excesiv de pesimistă, nonconformă realităţii. Din acest motiv, am adresat câteva întrebări referitor la menţinerea dublei arhive (fizică şi electronică) şi la cât de dificilă este „legalizarea“ arhivei electronice a unei companii (respectiv, recunoaşterea valorii juridice a documentelor în format electronic) câtorva actori de pe piaţa locală. (Dar şi unei companii cu competenţe în domeniu ce activează în Germania, pentru a avea un termen de comparaţie.)
Iar răspunsurile confirmă, majoritatea, ipoteza dublei arhive şi, parţial, a lipsei de interes faţă de „legalizarea“ arhivei electronice. Cel puţin în stadiul actual în care se află piaţa de arhivare electronică şi Document Mangement în România.
De exemplu, Marius Vetrici, Managing Partner SoftMentor, este de părere că toate companiile care au implementat deja un sistem de arhivare electronică menţin şi o arhivă fizică, pentru acoperirea cerinţelor legale pierzând astfel avantajul reducerii costurilor de stocare şi nu numai. „Şi asta pentru că normele metodologice pentru aplicarea Legii arhivării electronice nr. 135/2007 se lasă încă aşteptate“, argumentează Vetrici.
Un punct de vedere asemănător, argumentat altfel însă, este cel susţinut de Radu Tomescu, Product Manager Document Management Docentris: „Stocarea documentelor într-o arhivă activă este în general foarte răspândită în cadrul companiilor din România. Acest lucru, din punctul de vedere al legiuitorului, este obligatoriu pentru o anumită categorie de acte cum ar fi facturi, contracte, chitanţe etc. În schimb, legat de celelalte acte, companiile ridică mai multe probleme printre care: încrederea în calitatea serviciilor furnizate de anumite companii de profil, probleme legate de confidenţialitatea informaţiilor, precum şi obişnuinţa angajaţilor de a căuta în continuare după documente prin bibliorafturile companiei în care activează. Nu am făcut încă o statistică a companiilor din România care practică acest lucru, dar putem să spunem că, dintre implementările pe care Docentris le prezintă, aproximativ 30-40% dintre ele sunt companii care îşi menţin o arhivă activă de documente: materiale de marketing, dosare cu oferte, schiţe, planuri şi proiecte imobiliare ş.a.m.d.“
Deşi dubla arhivare este mai costisitoare, Dan Rizea, General Manager Xsor IT, susţine că se obţin totuşi economii: „Majoritatea companiilor de pe piaţă care implementează un sistem de arhivare electronică menţin în paralel şi o arhivă fizică pentru acoperirea cerinţelor legale. Însă arhiva fizică în aceste condiţii poate fi depozitată în altă locaţie decât locaţia principală, o locaţie ce presupune costuri mai mici. Prin urmare se menţine avantajul reducerii costurilor de stocare.“


„Argumente” pentru menţinerea hârtiei
Motive pentru dubla arhivă sunt deci: normele metodologice care întârzie, neîncredrea în calitatea serviciilor de arhivare electronică, constrângerile legale etc.
Dar mai există şi altele, la fel de importante, nominalizate de Andrei Gosman, director Magnet Software: „Dintre clienţii noştri, toată lumea păstrează şi arhiva pe hârtie, pentru necesităţile legale, folosind arhiva electronică pentru lucrul cu documentele curente. Unul dintre principalele motive este faptul că nimeni nu este dispus să-şi asume riscul de a ajunge, de exemplu, într-o instanţă cu un document (contract) semnat electronic şi să constate că acel document nu este valabil, chiar dacă semnătura electronică a firmei este emisă de o autoritate de certificare recunoscută legal. După parerea mea, este mai mult o problemă legată de mentalitate, dar şi de cadrul nostru legislativ, în care nu se ştie niciodată ce surprize pot apărea. Un alt motiv pentru care nu se lucrează integral cu documente electronice este şi lipsa modulelor de workflow al documentelor la un preţ accesibil. Un modul de workflow, în care clientul îşi poate configura integral fluxul de documente este de mare ajutor, bineînţeles împreună cu implementarea semnăturii electronice la nivelul întregii companii. În acest mod, se poate crea un document complet electronic, din etapa de creare iniţială şi până în cea de emitere finală. Totodată, trebuie menţionată răspândirea foarte scăzută a intrumentelor EDI, lucru care obligă foarte multe companii la costuri suplimentare (de exemplu, procesul de introducere într-o soluţie ERP a facturilor de la furnizori). Dacă furnizorii de soluţii ERP ar accelera implementarea EDI în soluţiile lor, sunt convins că am asista la reduceri de costuri substanţiale din partea clienţilor lor, precum şi la o operativitate crescută.“


Problema costurilor „legalizării”
În ceea ce priveşte costurile, părerile sunt împărţite. „Teoretic, partea cea mai dificilă a «digitizării» unei arhive clasice este etapa de scanare a documentelor şi indexarea lor (introducerea unor câmpuri cu date-cheie aferente documentului). Odată ce arhiva există în format electronic, iar datele de indexare sunt corect introduse, lucrurile devin mai simple, pentru că procesele ulterioare pot fi automatizate. Lipsa normelor de aplicare a Legii arhivării electronice face atât «legalizarea» arhivei electronice, cât şi calculul oricăror costuri aferente imposibile în acest moment. Nu este exclus ca anumite cerinţe de securitate şi conformitate să dubleze sau să tripleze costurile de operare ale unei arhive electronice“, susţine Vetrici.
Un punct de vedere diametral opus este susţinut de directorul Magnet Software: „Presupunând că o companie ar avea implementată o soluţie de arhivare electronică şi arhiva este deja realizată în format electronic, «legalizarea» ei – aplicarea unui certificat pe fiecare document electronic – este o operaţie foarte simplă care presupune doar câţiva paşi din partea administratorului de sistem. Costurile ar fi egale doar cu costul certificatului digital.“
Radu Tomescu, Docentris, adoptă calea de mijloc: „Costurile unui astfel de proiect sunt greu de estimat dat fiind faptul că oferta de echipamente şi software variază. Depinde foarte mult şi de amploarea implementării.“
Opinie susţinută şi de Dan Rizea, Xsor IT: „În momentul de faţă este practic imposibil să legalizezi o arhivă electronică din simplul motiv că nu există încă metodologii de aplicare ale legii arhivării electronice. Costurile şi durata pentru realizarea unei arhive electronice (şi, implicit, pentru legalizarea acesteia) sunt proporţionale cu dimensiunea arhivei fizice a companiei respective. Pentru realizarea arhivei electronice sunt mulţi parametri de care trebuie ţinut cont: volumul de arhivă, starea documentelor, formatul acestora, modul de arhivare etc.“


Există totuşi speranţe
Am putea trage concluzia că „legalizarea“ arhivei electronice, în cazul companiilor care deţin aşa-ceva, nu va fi un fenomen foarte frecvent. De altfel, unul din respondenţii menţionaţi anterior ne-a precizat că nu a sesizat un interes în piaţă pentru aşa ceva. Dar... Există şi contraargumente, de exemplu, Andrei Gosman susţine că există semnale planuri pentru un asemenea demers venite din partea clienţilor companiei. Totul depinde însă de când vor intra în vigoare normele metodologice ale Legii arhivării electronice.


Radu Ghiţulescu



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite
Alvo Research
Pentru servicii profesionale de arhivare si arhivare electronica apelati la serviciile alvo research. mai multe informatii puteti obtine accesand www.alvo.ro
14 Decembrie 2010, 11:47:04