Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Optimizare prin informatizare vs. informatizarea ineficienţei

07 August 2008



Utilizarea IT-ului ca agent al schimbării nu înseamnă a îngropa problema sub o grămadă de calculatoare.
Această abordare nu înlătură cauza problemei, ci doar o ascunde.


Accesarea surselor de finanţare din fonduri structurale oferă în acest moment o oportunitate unică organizaţiilor (atât celor publice cât şi IMM-urilor) de a implementa soluţii informatice pentru managementul eficient al activităţii. Fie că este vorba despre automatizarea comunicării interne, de gestiunea economică şi financiară, de managementul relaţiei cu clienţii sau de servicii electronice oferite clienţilor, implementarea unor astfel de soluţii informatice presupune automatizarea unor procese de lucru existente în cadrul organizaţiei.
Este însă situaţia existentă în cadrul organizaţiei una optimă, a cărei automatizare să constituie un obiectiv de dorit? Analizând impactul tehnologiei informaţiei asupra proceselor de lucru din interiorul unei organizaţii, Michael Hammer de la MIT trăgea următoarele concluzii într-un material publicat în Harvard Business Review în anul 1990:
1. Cea mai importantă sarcină a managerilor este aceea de a elimina activităţile care nu produc valoare adăugată şi nu de a utiliza tehnologia pentru a le automatiza;
2. Activităţile ineficiente din cadrul unei organizaţii trebuie eliminate şi nu accelerate prin automatizare;
3. Organizaţiile trebuie să-şi regândească procesele de lucru pentru a maximiza valoarea oferită clienţilor, minimizând în acelaşi timp consumul de resurse necesare pentru furnizarea produsului sau a serviciului respectiv;
4. Tehnologia informaţiei poate fi folosită ca un catalizator pentru optimizarea proceselor de lucru, întrucât permite metode noi de colaborare şi de lucru.
Toate aceste concluzii subliniau faptul că implementarea sistemelor IT nu trebuie să fie obiectivul principal al utilizării tehnologiei, deoarece deseori modul de lucru al organizaţiilor este ineficient, iar modelarea informatică a acestei ineficienţe nu va face decât să perpetueze această stare de fapt. De asemenea, utilizarea tehnologiei informaţiei este în sine o schimbare care poate crea sinergii şi oportunităţi de eficientizare a fluxurilor de lucru. Din acest motiv, implementarea sistemelor informatice ar trebui să ţină cont de aceste realităţi, iar implementarea instrumentelor puse la dispoziţie de tehnologiile IT să nu fie făcută decât după ce procesele de lucru au fost optimizate printr-un proiect de Business Reengineering.


Implementarea proiectelor BPR
Există câteva etape importante în derularea unui proiect de optimizare a proceselor de lucru, iar acestea sunt:
1. Stabilirea viziunii.
Ţinând cont de radicalitatea procesului BPR, proiectul necesită suportul absolut al managementului companiei care demarează iniţiativa BPR. În cadrul acestei prime etape, conducerea organizaţiei investighează modul în care şi-ar derula activitatea dacă nu ar exista nici una din constrângerile modului de lucru actual. În cadrul acestui pas se obţine suportul managementului, sunt identificate procesele vitale şi se examinează tehnologiile informatice care pot ajuta procesul de reproiectare.
2. Iniţiere.
În cadrul acestei etape se construieşte echipa BPR din membri ai tuturor departamentelor şi se stabilesc criteriile de performanţă pentru fiecare departament funcţional în parte.
3. Diagnoză.
Pe baza criteriilor de performanţă stabilite se realizează o analiză detaliată a proceselor care vor fi reproiectate. Se realizează o descriere a proceselor existente şi sunt scoase în evidenţă aspectele cauzatoare de slabă performanţă (fluxuri de lucru ineficiente, costuri mari, lipsa valorii adăugate pentru clienţi).
4. Reproiectare.
Această etapă presupune identificarea schimbărilor necesare şi evaluarea modului de acceptare a acestora de către organizaţie.
5. Reconstrucţie.
Utilizarea IT-ului ca unealtă care ajută la implementarea schimbării este unul dintre paşii etapei de reconstrucţie. În funcţie de radicalitatea schimbării, sistemele existente pot fi modificate sau înlocuite în totalitate.
6. Monitorizare.
Procesele identificate şi implementate trebuie să fie monitorizate în permanenţă în vederea evaluării performanţei acestora, în cadrul unui proces de creştere continuă a performanţei. Acest lucru se realizează utilizând un proces iterativ, prin care noile procese sunt folosite ca date de intrare în cadrul etapei de Diagnoză.
Implementarea unui sistem informatic complex, care transformă modul în care vă desfăşuraţi activitatea, este o schimbare importantă, cu implicaţii care merg mai departe de tehnologie şi afectează procesele de lucru şi pe oamenii care le execută. Din acest motiv, simpla implementare a tehnologiei de către furnizor nu va aduce beneficiile scontate decât dacă este complementată de activităţile specifice unui proiect de BPR, iar un consultant cu experienţă va poate ajuta în toate etapele acestui proiect.


Cătălin Hristea,
Director general
PMSolutions



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite