Revista >> Numarul 108 [Septembrie 2008] >> Opinia Consultantului

Client fără experienţă IT, caut consultant pentru accesarea de fonduri europene. Aştept oferte serioase.

Catalin Hristea

25 Septembrie 2008

Au sosit Fondurile Structurale!

După o aşteptare de aproape 20 de luni de la aderarea României la Uniunea Europeană, avem un sfârşit de an aglomerat. După multe amânări, MCTI a lansat în sfârşit toate apelurile pentru proiecte în cadrul Axei 3 a Programului Operaţional Sectorial Creşterea Competitivităţii Economice, iar pulsul pieţei IT este în creştere accelerată. Furnizorii de soluţii informatice au sesizat oportunitatea oferită de viitorul influxului de fonduri europene şi au amplificat eforturile pentru popularizarea ofertei proprii de soluţii, iar beneficiarii visează deja la sistemele informatice pe care nu şi le-au permis niciodată, dar care acum par dintr-o dată accesibile. Există însă o problemă.
Cine scrie proiectele şi cine redactează Cererile de Finanţare?

Experienţa altor state europene (dar şi cea autohtonă) a arătat că una din principalele cauze ale absorbţiei reduse a fondurilor europene este incapacitatea beneficiarilor de a scrie proiecte care să respecte standardele impuse de către finanţator. Pentru a încuraja beneficiarii să apeleze la serviciile unor firme specializate de consultanţă care să îi asiste în procesul de redactare a Cererilor de Finanţare, autorităţile au prevăzut astfel în lista cheltuielilor eligibile ale proiectelor activităţile de pregătire a studiilor de fezabilitate şi a proiectelor tehnice, precum şi asistenţa în vederea redactării Cererii de Finanţare.

De ce nu avem consultanţi?
Consultanţa IT a fost multă vreme ignorată în România, iar cele câteva firme locale specializate exclusiv în furnizarea serviciilor de consultanţă pentru definirea şi implementarea soluţiilor informatice pentru optimizarea activităţii au depus eforturi importante pentru prezentarea rolului consultantului şi pentru conştientizarea beneficiilor (inclusiv financiare) pe care consultanţa le poate avea, prin optimizarea costurilor investiţiei şi prin maximizarea beneficiilor operaţionale. Din păcate însă, cererea scăzută de servicii independente de consultanţă a făcut ca firmele de consultanţă locale să fie azi relativ puţine şi mici, deoarece cel mai mare investitor în IT din România ultimilor 19 ani a fost administraţia, iar administraţia nu este condusă de principiile eficienţei şi ale competiţiei, care fac din sectorul privat cel mai mare consumator de consultanţă în ţările cu economii dezvoltate.
Această lipsă de consultanţi cu experienţă IT face ca azi să nu fie deloc uşor pentru un potenţial beneficiar al finanţărilor europene să îşi aleagă o firmă de consultanţă cu experienţă, care să-i maximizeze şansele de a obţine finanţarea dorită. Chiar dacă piaţa locală oferă suficientă expertiză IT, aceasta este predominant la nivel tehnic (soluţii, tehnologii, standarde) şi nu la nivel strategic (cum poate în mod real ajuta o soluţie IT la optimizarea unei activităţi?). Pentru prima dată, Studiile de Fezabilitate solicitate de către finanţatorii europeni şi care trebuie realizate pentru sistemele de tip e-guvernare (atât de la modă în ultimii ani) trebuie să conţină acum şi o justificare financiară reală a investiţiei, sub forma unei analize de tip Cost-Beneficiu. Iar cum astfel de justificări nu au fost practicate până acum (a făcut oare Statul analize Cost-Beneficiu de recuperare a investiţiei înainte de a decide investirea a sute de milioane de euro în sisteme informatice pentru învăţământ, sănătate sau justiţie?), expertiza în acest domeniu este foarte limitată.

Ce caut la o firmă de consultanţă?
În primul rând, trebuie să hotărâţi dacă acceptaţi ajutorul unui furnizor de soluţii informatice (care probabil vă poate acorda acest ajutor gratuit, dar care vă va propune cea mai bună alternativă comercială pentru el şi nu cea mai potrivită soluţie pentru problema dumneavoastră), creându-vă astfel şi o “obligaţie” faţă de acest furnizor. În plus, o astfel de relaţie este (în cazul administraţiei publice) ilegală, iar în cazul în care Cererea de Finanţare nu se va ridica la nivelul aşteptărilor dumneavoastră (sau chiar va fi respinsă din motive administrative), nu aveţi nici o pârghie pentru a trage la răspundere elaboratorul documentaţiei. Dacă veţi aplica însă regula simplă care spune că “nimic nu este gratis” şi veţi decide că doriţi să investiţi în consultanţă pe măsura finanţării pe care doriţi să o obţineţi, atunci există câteva aspecte pe care trebuie să le evaluaţi la firma de consultanţă: experienţa practică a consultanţilor, cunoaşterea domeniului de activitate al beneficiarului, cunoaşterea soluţiilor IT specifice domeniului respectiv şi capacitatea de a personaliza proiectul în funcţie de situaţia specifică a fiecărui beneficiar (nu producerea pe “bandă rulantă” a cererilor de finanţare şi copierea acestora de la alţi beneficiari) şi, nu în ultimul rând, cunoaşterea specificului instrumentului de finanţare care va fi accesat.
Serviciile care pot fi încredinţate consultantului cuprind: analiza cerinţelor şi definirea proiectului, încadrarea proiectului în domeniul de finanţare potrivit, design-ul soluţiei tehnice, planificarea activităţilor şi a resurselor necesare, estimarea costurilor şi determinarea costurilor eligibile, identificarea modalităţii de finanţare a costurilor neeligibile sau a cotei de co-finanţare, elaborarea Studiului de Fezabilitate, scrierea Cererii de Finanţare, asistenţă în perioada de selecţie şi de contractare, dar şi project management pe întreaga durată de implementare a proiectului. Toate costurile aferente acestor servicii sunt eligibile în cazul obţinerii finanţării, în limita a aprox. 10% din bugetul solicitat.

Cum contractez serviciile consultantului?
Există două strategii pentru contractarea serviciilor de consultanţă: una este aceea de a contracta iniţial doar serviciile necesare pentru elaborarea proiectului şi a Cererii de Finanţare, iar cea de-a doua este aceea de a contracta de la început inclusiv serviciile de project management pentru implementarea proiectului, în cazul primirii finanţării. În ambele situaţii serviciile trebuie bine identificate, iar preţul trebuie exprimat pentru fiecare etapă în parte, astfel încât consultantul să poată fi plătit şi în situaţia în care proiectul nu primeşte finanţare (din motive independente de consultant). Recomandarea noastră este să abordaţi o strategie pe termen lung, adică să contractaţi din start întreaga suită de servicii de care veţi avea nevoie. Veţi asigura astfel continuitatea serviciilor, veţi responsabiliza consultantul şi, de ce nu, veţi prezenta pentru consultant o oportunitate mai atrăgătoare decât un alt client care îi solicită doar un ajutor punctual.

Cătălin Hristea,
Director General PMSolutions