.jpg)
Academia Română a fost creată în 1866 pentru a cristaliza cele mai înalte valori intelectuale din provinciile românești într-o societate erudită menită să consolideze identitatea națională pe baza a patru componente esențiale: limbă și literatură, istorie, etnografie și cultură. La...
Workflow, condiţia esenţială a lucrului colaborativ
O dată cu intrarea în era digitală, numărul documentelor vehiculate în cadrul unei companii creşte exponenţial de la an la an, iar gradul de interacţiune al angajaţilor devine din ce în ce mai complex. În atari condiţii, definirea unei metodologii de lucru, care să răspundă necesităţilor reale de business definind fluxuri de lucru coerente şi eficiente, este un imperativ major.
Lucrul colaborativ în cadrul unei companii prin partajarea documentelor este o operaţiune curentă, care necesită însă o schimbare radicală de abordare atunci când se realizează trecerea de la fluxul de lucru bazat exclusiv pe hârtie la cel al documentelor în format electronic. Un pas pe care unele companii şi instituţii publice din România l-au făcut, iar altele susţin că sunt decise să-l facă, în condiţiile în care Legea arhivării electronice asigură cadrul legal pentru lucrul cu documente digitale, iar oferta editorilor software şi a integratorilor de pe piaţa locală este din ce în ce mai diversificată.
Crearea acestor „fluxuri de muncă/lucru“ – workflow*, conform literaturii de specialitate – la parametri optimi de performanţă, respectiv care să acopere necesităţile reale ale unei companii, nu este un demers facil. Aceasta pentru că un sistem de workflow repre-zintă un algoritm complex de funcţio-nalităţi şi activităţi, care include liste de task-uri, notificări, alerte, raportări, urmăriri de termene de execuţie etc., reunite într-un tot unitar şi, mai ales, funcţional.
O succesiune de paşi logici
Conform definiţiei date de Workflow Management Coalition, crearea unui workflow de documente reprezintă o automatizare a proceselor de business desfăşurate în cadrul unei companii prin intermediul căreia documentele, informaţiile şi/sau task-urile (sarcinile/activităţile) parcurg un traseu predefinit după un set de reguli procedurale, trecând la un participant la altul, fiecare dintre aceştia având roluri bine definite în interacţiunea cu respectivul document (informaţie, task etc.).
Dincolo de definiţie, workflow-ul poate fi reprezentat ca o succesiune de paşi logici (un algoritm) care definesc unul sau mai multe procese de business. Fiecare pas constă, la rândul său, într-o ierarhie de task-uri ce trebuie realizate de participanţii care participă la acele activităţi specifice (ale căror roluri trebuie clar definite în prealabil). La nivel elementar, un workflow de documente configurează ruta pe care un document trebuie să o parcurgă, fiecare pas definind o activitate, participanţii, regulile după care aceştia acţionează şi modul în care documentul avansează de la un pas la altul. Sistemele avansate de workflow sunt sisteme de ierarhizate de fluxuri de lucru, care includ sub-procese integrate.
De exemplu, în cazul lucrului cu documentele, o schemă a unui flux de lucru poate include paşii ce trebuie parcurşi de la crearea unui document, înregistrarea acestuia, vizionarea şi completarea sa de către alţi participanţi incluşi în „traseu“ (şi înregistrarea versiunilor succesive) etc., până la aprobarea şi expedierea respectivului document către un partener, client sau publicare sa.
În cadrul acestei succesiuni de paşi logici, activităţi precum notificarea prin e-mail a unuia dintre participanţii la această succesiune de activităţi sau emiterea unui mesaj de avertizare în cazul în care se depăşeşte termenul de timp prestabilit pentru o anumită operaţiune pot fi automatizate uşor, generând un câştig de timp important prin eliminarea unor operaţiuni care necesită intervenţia manuală. Multe dintre procesele dezvoltate în fluxurile de lucru cu documentele sunt repetitive şi consumatoare de timp, iar foarte multe dintre acestea necesită semnătură şi aprobare din partea mai multor participanţi implicaţi. În atari situaţii, definirea şi implementarea unui workflow de documente este soluţia optimă.
Nu este însă singurul beneficiu obţinut. Astfel, prin automatizarea fluxurilor de lucru în cadrul unei companii se realizează o creştere de eficienţă în distribuirea sarcinilor (informaţia ajunge la „omul potrivit“, în timp optim), realizareaacestora putând fi monitorizată constant, ceea ce permite eliminarea supraîncărcării şi a „gâtuirilor“ care generează întârzieri. Totodată, există garanţia că activităţile desfăşurate sunt realizate în conformitate cu procedurile specifice ale companiei.
Sisteme ad-hoc sau predefinite
Aşa cum aminteam în debutul acestui articol, introducerea unei soluţii de document management impune redefinirea „traseelor“ pe care le parcurg acestea în cadrul companiei, creându-se o „arhitectură“ specificifică fiecărei companii. Principalul obiectiv al acestui demers este reprezentat de automatizarea proceselor de lucru cu documentele, astfel încât să permită o creştere a eficienţei angajaţilor, a securităţii şi acurateţii informaţiei.
La nivel de „declaraţie de intenţii“, şi nu numai, un sistem de document workflow este destinat să automatizeze procesele de business ale unei companii, de la crearea, completarea, recenzarea, aprobarea şi până la distribuirea unor documente, furnizând o structură bine definită a lucrului coaborativ.
La nivel practic, se pot observa două tipuri de sisteme de workflow de documente: unul dinamic (ad-hoc) şi cel de-al doilea predefinit. Workflow-ul dinamic este utilizat în cadrul echipelor de mici dimensiuni, în care nu este necesară parcurgerea unei suite foarte lungi de paşi, automatizarea proceselor nu este un imperativ, accentul punându-se cu precădere pe viteza realizării obiectivelor, participanţii putând modifica rapid ierarhiile stabilite iniţial, cunoscându-şi foarte bine rolurile alocate.
Workflow-ul predefinit este destinat companiilor de mari dimensiuni, în care fluxurile de lucru sunt mai complexe, includ mulţi participanţi care au de realizat un număr mare de task-uri şi vehiculează un volum mare de documente. Un sistem de workflow al documentelor predefinit lucrează, de obicei, cu modele („şabloane“) de documente, care permit un grad superior de automatizare a proceselor de business. şabloanele sunt create pe anumite tipuri de activităţi, astfel încât să acopere toate cerinţele specifice. Un sistem de workflow complex impune definirea unor algoritmi de paşi logici, prin intermediul cărora fiecărui participant îi este atribuită o serie de task-uri. Definirea unui asemenea workflow este un proces complex şi laborios (operaţiunile repetate de „fine tuning“ ale sistemului sunt necesare), dar care oferă o serie de beneficii intrinseci. Cum ar fi acela că un participant la un flux predefinit îşi poate realiza foarte bine task-urile fără a fi nevoit să cunoască toate detaliile întregului lanţ de task-uri. Totodată, gradul clar definit de intervenţie al fiecărui participant asigură şi o securitate superioară a informaţiei vehiculate în cadrul companiei.
Tags: Document Management, Workflow
Parerea ta conteaza: 
Asemanator
Cum să valorifici resursele tale unice pentru a profita de oportunități- Cānd știm că avem cel mai bun plan de marketing?
- Dincolo de tendințe, ce doresc de fapt consumatorii īn 2024?
- New marketing la ceas de bilanț
- Cum pregătim compania pentru marketingul digital al următorilor 10 ani?
- Analiza big data īn contextul actual
Alte articole scrise de ghitulescu radu
