Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Managementul documentelor - instrument pentru dezvoltarea şi creşterea eficienţei serviciilor publice electronice

25 Septembrie 2008



În momentul de faţă, provocarea majoră pentru administraţia publică din România poartă denumirea de e-guvernare. În acest sens, o aplicaţie esenţială pentru partea de back-office o reprezintă sistemul de management al documentelor existent la nivelul instituţiei, acesta constituind un mijloc de sprijinire a capacităţii de a oferi servicii publice online şi de a eficientiza activitatea instituţiei publice care oferă asemenea servicii, prin intermediul instrumentelor specifice tehnologiei informaţiei.
INDUSTRIAL SOFTWARE oferă o soluţie performantă şi inovativă pentru managementul documentelor la nivelul instituţiilor de administraţie publică: INDSOFT-INFOCET pune la dispoziţie module specifice şi scalabile, sprijinind patru (postarea informaţiilor online, interacţiune unidirecţională, interacţiune bi-direcţională, personalizare şi pro-activitate) din cele cinci nivele de sofisticare posibile, facilitând astfel primul pas către e-administraţie.


Provocarea: complexitatea proceselor administraţiei publice locale
Raportat la circuitul documentelor (petiţii, dispoziţii, certificate etc.) şi la relaţia survenită cu cetăţeanul în acest context, activitatea în cadrul Administraţiei Publice Locale este una complexă.
În funcţie şi de mărimea instituţiei publice, cantitatea de documentaţie necesară a circula între diverse departamente şi cetăţeni, precum şi trasabilitatea acesteia, impun necesitatea eficientizării proceselor interne şi a fluxului de documente specific activităţii instituţiei, solicitând un control mai bun al ciclului de viaţă al documentelor prin urmărirea lor de la depunerea la registratură, la soluţionare şi arhivarea electronică. Astfel se reduc: birocraţia, timpul de transfer de la un departament la altul, cantitatea de dosare arhivate, crescând uşurinţa căutării în acestea.


Răspunsul la problemele existente: INDSOFT-INFOCET
Firma INDUSTRIAL SOFTWARE propune o soluţie dedicată, INDSOFT-INFOCET – parte a sistemului integrat INDSOFT (ERP, Salarizare, Impozite şi Taxe, Evidenţa contractelor, Proiecte şi Investiţii, Patrimoniu, Registru Agricol, Infochioşc şi Portal). Principalele sale atu-uri sunt: uşurinţa în utilizarea aplicaţiei, instruirea rapidă a utilizatorilor, experienţa furnizorului în implementarea acestui tip de soluţii şi, nu în ultimul rând, costurile reduse ale soluţiei. Un alt avantaj este interfaţa prietenoasă a aplicaţiei, care facilitează utilizarea acesteia şi de către persoane care nu au cunoştinţe avansate în domeniul calculatoarelor.


Funcţionalităţi şi module: surse generatoare de avantaj competitiv
Aplicaţia permite înregistrarea tuturor documentelor, monitorizarea circulaţiei acestora, stocarea şi regăsirea lor. Orice document din registratură poate fi trimis spre rezolvare / consultare / aprobare persoanelor abilitate, iar apoi poate fi expediat după soluţionare (dacă este cazul).


Soluţia software include o serie de module adiacente, care răspund cerinţelor legislative şi specificului activităţilor din cadrul administraţiei publice. Spre exemplu, modulul de Urbanism gestionează crearea, urmărirea şi listarea de Certificate de urbanism, Autorizaţii de construcţie, Autorizaţii de desfiinţare şi Acorduri unice. Dosarele aflate pe rol în instanţele de judecată sunt urmărite cu ajutorul modulului Juridic, care gestionează înregistrarea dosarelor, urmărirea termenelor, a citaţiilor, a sentinţelor şi eventual prejudiciile acelui proces. Există module dedicate pentru programarea Audienţelor la persoanele din conducerea instituţiei şi pentru evidenţa Hotărârilor Consiliului Local şi a Dispoziţiilor primarului. O facilitate importantă a modulului de Registratură sunt Registrele speciale, care permit urmărirea petiţiilor şi a cererilor de acces la informaţie publică, conform legilor în vigoare. De asemenea, de un mare ajutor sunt Statisticile şi rapoartele cu situaţia documentelor înregistrate, operate şi expediate în cadrul unui anumit departament sau relaţionat cu o persoană.

Automatizarea şi optimizarea fluxurilor de lucru: metode moderne şi eficiente
O altă provocare pentru sistemul de management al documentelor sunt instituţiile care îşi desfăşoară activitatea în cadrul mai multor locaţii distincte, amplasate în diferite zone ale oraşului, înregistrarea documentelor în registrul unic al instituţiei realizându-se independent la fiecare sediu. Cu INDSOFT-INFOCET modul în care utilizatorii găsesc şi partajează informaţii este mult simplificat şi optimizat, prin eliminarea timpului de căutare a unui document depus la un alt sediu şi, de asemenea, prin reducerea convorbirilor telefonice pentru solicitări de informaţii şi clarificări între sedii. Consecinţa directă a folosirii acestei aplicaţii este că, o dată ce un document a fost înscris în registratură, în mod automat se actualizează şi registrele speciale (de petiţii, de acces la informaţii publice, precum şi cel privind transparenţa în administraţia publică). Soluţia INDSOFT-INFOCET asigură automatizarea fluxului de documente, crescând productivitatea angajaţilor şi asigurând un nivel ridicat de coerenţă a datelor.

Arhiva electronică: un pas către e-administraţie
Ca urmare a adoptării Legii privind arhivarea documentelor în formă electronică a apărut necesitatea unei soluţii de arhivare, cu trecerea tuturor documentelor în format electronic în baza unui nomenclator de arhivă definit de instituţie. Aceste documente pot proveni din registratură, pagina de internet a instituţiei sau e-mail şi, de asemenea, vor exista documente fizice ce vor necesita scanare pentru a fi introduse într-o bază de date comună. Odată constituită arhiva electronică, vor exista „unelte” de regăsire a documentelor din cadrul acesteia, atât la nivel de date generale, cât şi la nivel de conţinut.


Top beneficii:
• Îmbunătăţirea timpului de răspuns la cererile petenţilor şi o mai bună comunicare cu cetăţenii
• Evidenţa şi circulaţia electronică a tuturor actelor intrate / eliberate
• Transparenţă în activitatea personalului
• Soluţie integrată, lucru colaborativ şi unitar
• Posibilitatea de arhivare electronică ulterioară a documentelor
• Facilităţi sporite pentru regăsirea rapidă a tuturor documentelor, chiar şi după un timp îndelungat
Industrial Software SRL
Sibiu, Prof. Petru Şpan 1A
Tel.: +40 269 220426
Fax: +40 269 210559
Mobil: +40 722 542923
E-mail: cristian.domsa@indsoft.ro
Web:


Firma INDUSTRIAL SOFTWARE este
Microsoft Certified Partner
IBM Partner
CISCO Partner
SER Partner



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite