Revista >> Octombrie 2008 [Nr. 109] >> ECM

Ce câştigi dacă externalizezi „plimbatul hârtiilor“

ghitulescu radu

25 Octombrie 2008

Document Management Outsourcing, o opţiune viabilă şi pentru IMM-uri

După o perioadă de stagnare, în care părea atractivă doar pentru companiile străine atrase de mâna de lucru ieftină, piaţa locală a serviciilor de outsourcing a început să se dezvolte accelerat prin atragerea firmelor româneşti. Diversificarea ofertei, flexibilizarea politicilor de preţuri, creşterea nivelului de calitate a serviciilor, în paralel cu maturizarea pieţei şi creşterea nivelului de educaţie IT şi nu numai, a managerilor români, sunt fenomene certe cu rezultate concrete. Din gama de servicii externalizate cotate cu cel mai mare credit pentru perioada imediat următoare se remarcă outsourcing-ul managementului documentelor, pentru care există deja un suport legal consistent.

De ce să externalizezi managementul documentelor? O întrebare firească pe care orice manager şi-o pune atunci când se confruntă cu o ofertă în acest sens. Şi ofertele sunt din ce în ce mai frecvente şi în România, unde numărul companiilor care furnizează astfel de servicii a crescut simţitor în ultimii ani. Iar analiştii estimează că, într-un interval relativ scurt, oferta va deveni din ce în ce mai atractivă şi mai diversificată, suportul legislativ fiind completat în ritm rapid.

De altfel, „semnalele“ oficiale sunt bune în continuare – Autoritatea Naţională pentru Comunicaţii (ANC, fostă ANRCTI) a anunţat recent încă două noi decizii care consolidează calea către dematerializarea documentelor: normele tehnice şi metodologice pentru aplicarea Legii nr. 451/2004 privind marca temporală şi decizia privind procedura de verificare şi omologare a sistemelor informatice destinate operaţiunilor de emitere a facturilor în formă electronică. (Este adevărat, normele metodologice pentru Legea Arhivării electronice încă se lasă aşteptate, dar estimările sunt că vor fi emise la începutul lui 2009.)

Dar să revenim la întrebare – de ce ar fi externalizarea o opţiune în ceea ce priveşte lucrul cu documentele? Argumentele externalizării, în general, sunt prea numeroase şi tratate in extenso în numeroase lucrări de specialitate. Succint, principalele motive pentru care o firmă ar opta pentru outsourcing-ul unei activităţi sunt, conform cabinetului de analiză Ernst&Young, următoarele:
- Concentrarea pe activităţile/competenţele esenţiale („core business“);
- Îmbunătăţirea competitivităţii companiei client, la nivel general;
- Aplicarea celor mai bune practici prin utilizarea unor tehnologii performante, actualizate constant;
- Alinierea strategiei la obiectivele de afaceri.

Dacă ar fi să facem un total ipotetic al acestor avantaje oferite de externalizare, concluzia ar putea fi transcrisă sintetic astfel:
outsourcing = creşterea valorii companiei client
Însă, evident, ar fi o exagerare făţisă. Şi fără prea mare efect la un manager cu minimă experienţă, pe care argumente generice, precum cele invocate mai sus, nu l-ar putea convinge să-şi dea arhiva fizică şi datele sensibile ale companiei pentru a fi gestionate de altcineva.

Avantaje combinate
Cu toate rezervele de mai sus, outsourcingul managementului documentelor reprezintă o opţiune viabilă, după cum o demonstrează şi succesul repurtat de companiile româneşti pe piaţa locală. (Exemplele „de afară“ sunt numeroase şi bine documentate, dar în acest caz vorbim de o piaţă matură în ceea ce priveşte outsourcingul.) Succesul semnalat se datorează, indirect, şi faptului că beneficiile externalizării preiau o parte din avantajele oferite de soluţiile de arhivare electronică, numai că, în acest caz, munca este făcută de alţii.

Beneficiile adoptării unei soluţii de arhivare electronică (integrată într-un sistem de Document Management, fără de care arhivarea în format digital nu îşi prea are sensul) sunt evidente pentru companiile cu un volum mare de documente – dar nu numai (caz detaliat mai jos) –, care pot elimina arhivarea pe hârtie şi costurile de imprimare şi stocare. Câştigurile nu se rezumă doar la atât – o soluţie de Document Management poate oferi economii de timp şi câştiguri pe plan operaţional foarte importante, care pot reprezenta pentru respectivele entităţi un avantaj competitiv important. Iar în condiţiile în care vor fi emise şi normele metodologice alte Legii nr. 135 din 15 mai 2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, documentele arhivate în condiţiile legii şi folosind semnătura electronică vor avea aceeaşi valoare juridică cu cele păstrate în format hârtie. (Poate că aici avantajele nu par atât de evidente, însă gândiţi-vă ce ar trebui să însemne un „audit în format digital“ – ce economii de timp s-ar realiza şi ce efort ar scuti din partea ambelor părţi!)

Şi totuşi, de ce externalizare? Răspunsul este evident – pentru că, atât timp cât managementul documentelor nu este parte a core business-ului companiei, este mult mai uşor şi eficient ca munca să fie realizată, în condiţii de calitate stabilite contractual, de o companie specializată. Sau, mai sintetic, pentru a gestiona date, nu documente!

Argumentele externalizării
Avantajele externalizării în cazul managementului documentelor pot fi demonstrate rapid prin enumerarea succintă a operaţiunilor pe care le implică. Pentru a realiza şi alimenta o arhivă electronică trebuie realizate următoarele operaţiuni:
• preluarea şi trierea documentelor pe baza unei scheme de organizare a acestora prestabilită • pregătirea acestora pentru scanare (care, deşi pare un efort minor, ocupă 15% din timpul necesar digitizării unui document) • scanarea efectivă • verificarea şi corijarea erorilor apărute în procesul de scanare (chiar şi cele mai performante scanere şi inteligente programe de tip OCR – Optical Character Recognition – sau OMR – Optical Mark Recognition – dau erori, mai ales atunci când este vorba de documente vechi şi deteriorate) • indexarea documentelor după un algoritm prestabilit (care să permită clasificarea şi operaţiuni de căutare găsire rapide) • încărcarea acestora într-o bază de date, care să poată fi accesată on-line sau într-un intranet prin intermediul unui browser • reaşezarea documentelor în ordinea iniţială • transportul şi stocarea lor în locaţii dedicate specifice.
Nu sunt puţine operaţiuni şi nici nu pot fi considerate foarte facile. Pentru a realiza toate aceste operaţiuni periodic (zilnic în cazul unor companii) este nevoie de personal dedicat şi, mai ales, instruit. Apoi de o infrastructură hardware care să permită realizarea tuturor operaţiunilor şi de soluţii software specifice. Evident, mai trebuie alocat un spaţiu pentru desfăşurarea tuturor acestor operaţiuni şi un „om de la IT“, care să gestioneze utilizarea sistemelor şi să se ocupe de upgrade-ul soluţiilor şi rezolvarea problemelor specifice. Dacă se trage linie şi se însumează costurile şi problemele cu resursa umană, cu achiziţia hardware şi software, cu chiria spaţiului etc., parcă soluţia externalizării începe să capete sens...