Revista >> Noiembrie 2008 [Nr. 110] >> Managerial tools

RM, un acronim pentru credibilitatea companiei dvs.

ghitulescu radu

29 Noiembrie 2008

Records Management (RM) nu este un concept IT nou şi nici nu face parte din galeria „tehnologiilor-minune”, care promit câştiguri spectaculoase şi creşteri de randament incredibile. Desigur, RM aduce optimizări la nivel operaţional şi o eficientizare semnificativă a muncii angajaţilor; dar principalul beneficiu pe care îl oferă este credibilitatea. O credibilitate ce poate fi probată la nivel de informaţie de business.

Enron este sinonim, pentru mulţi, cu scandal. Un scandal financiar de proporţii uriaşe şi cu un impact incredibil de mare, care a ţinut capul de afiş săptămâni la rând şi care a zgâlţâit zdravăn marile burse. Pentru alţii însă, puţini ce-i drept, Enron înseamnă Records Management. Sau, mai precis, lipsa unui sistem solid de management al înregistrărilor (sau evidenţelor, formulă uzitată frecvent în România), care a contribuit la facilitarea fraudei de proporţii.

Evoluţie naturală

Întâmplător sau nu, de la Enron încoace, conceptul de Records Management a început să capete notorietate. Generată nu atât de interesul companiilor de a implementa un astfel de sistem, cât de presiunea exercitată asupra acestora de către instituţiile abilitate să realizeze controale şi audituri financiare. Scandalul a ridicat un mare semn de întrebare asupra pertinenţei verdictelor furnizate de auditori de renume ai pieţei americane şi europene. Efectele post-scandal nu au întârziat să apară – „ameninţarea“ legii Sarbanes-Oxley, devenită brusc faimoasă, a reuşit să convingă mulţi manageri de peste Ocean să analizeze cu mai multă atenţie problema ciclului de viaţă şi a securităţii informaţiilor pe baza cărora iau deciziile de business. Iar cum veştile rele circulă repede, şi pe alte continente această problemă a început să devină stringentă.

Conceptul de Records Management există însă dinainte de scandalul Enron, fiind o evoluţie firească a digitizării accelerate a schimburilor de informaţii desfăşurate în mediul de business actual. În epoca în care e-commerce-ul înseamnă milioane de clienţi şi miliarde de euro, în care conceptul business-to-business a devenit dependent de Internet, iar managementul modern nu se mai poate desfăşura fără sisteme informatice integrate, este normal ca evidenţele tuturor acestor schimburi de date şi ale modificărilor suferite de acestea să fie monitorizate, clasate într-o ierarhie relevantă şi arhivate.

Presiunea legii

Cum volumul documentelor vehiculate în cadrul unei companii creşte exponenţial de la an la an, iar multe dintre aceste informaţii au un impact major asupra evoluţiei business-ului, cererea legislativului de a înregistra şi monitoriza toate aceste schimburi de date este mai mult decât legitimă. Legitimitate concretizată prin apariţia mai multor legi focalizate pe managementul înregistrărilor.

În Statele Unite există Legea Sarbanes-Oxley, care solicită fiecărei companii listate la bursă să poată demonstra, printr-un proces de audit, evoluţia unei informaţii, modificările suportate de acestea (cu indicarea drepturilor de acces - citire, modificare, publicare), de la generarea acesteia până la arhivarea ei (ulterior, urmând distrugerea acesteia).

În Europa, legea nu este atât de restrictivă - normele MoReq („MOdel REQuirements for Electronic Records“) au caracter obligatoriu doar pentru instituţiile şi organizaţiile publice ale Uniunii Europene şi caracter de recomandare pentru cele private. Normele se referă atât la facilităţile şi funcţionalităţile pe care trebuie să le ofere un sistem de Records Management, cât şi la cerinţele de securitate care trebuie îndeplinite. Normele MoReq au fost publicate în 2001 (anul scandalului Enron) şi au fost nominalizate expres în recomandarea Consiliului UE din 14 noiembrie 2005, în care s-a solicitat actualizarea şi extinderea cerinţelor de creare a unor sisteme de gestionare a documentelor şi arhivelor electronice. În februarie 2008 a apărut noua versiune actualizată şi extinsă a Modelului de cerinţe pentru gestionarea evidenţelor electronice, MoReq2.

În România, există Legea nr. 135 din 15 mai 2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică şi Legea nr. 16 din 2 aprilie 1996 a Arhivelor Naţionale. Din păcate, normele de aplicare a Legii Arhivării electronice nu au fost încă emise. Există însă o cale de compromis - RM este reglementat prin mai multe standarde sau specificaţii agreate la nivel internaţional, cum ar fi ISO 15489:2001 (complianţa cu ISO 15489 ar trebui să rezolve problema, teoretic...).