Revista >> Noiembrie 2008 [Nr. 110] >> Managerial tools

RM, un acronim pentru credibilitatea companiei dvs.

ghitulescu radu

29 Noiembrie 2008

Beneficiile soluţiilor RM

Aşa cum aminteam, principalul beneficiu pe care îl oferă o aplicaţie de RM este faptul că orice informaţie cu valoarea decizională pentru business poate fi auditată. Dar există şi alte avantaje pe care o implementare a unui sistem de Records Management le poate aduce unei companii. În principal, acestea constau în:
• fluidizarea fluxului de documente, a monitorizării acestuia şi a controlului drepturilor de acces la documente;
• reducerea timpului de răspuns la căutarea şi accesarea unui document;
• facilitarea gestiunii unor volume mari de documente;
• gestiunea automată a ciclului de viaţă a documentelor (respectiv duratele de retenţie a documentelor şi suportul procesului de selecţie pentru transfer sau distrugere);
• trasabilitatea completă a evenimentelor pentru fiecare document în parte;
• facilitarea punerii în conformitate cu standardele internaţionale din domeniu la care aderă organizaţia şi cu normele interne ale organismelor de control autorizate.

Tehnologia nu este de ajuns

O bună parte dintre aceste beneficii se regăsesc şi în soluţiile de Document Management (dar nu toate) şi în mai complexele sisteme de Enterprise Content Management (în care RM reprezintă un subsistem component). Însă implementarea unor asemenea aplicaţii nu reprezintă o garanţie în sine a reuşitei. Pentru că, şi în cazul RM (ca, de altfel, în cazul majorităţii sistemelor informatice complexe), tehnologia în sine nu reprezintă o rezolvare automată a tuturor problemelor.

Conform specialiştilor, reuşita unei implementări ţine doar 30%-40% de tehnologie, restul fiind strategie. ?i în cazul soluţiilor de Records Management se aplică acest principiu. Numai că, în acest caz, strategia înseamnă definirea unor politici riguroase de management al înregistrărilor, pe baza cărora să se poată stabili procese clare. O politică de RM bine definită înseamnă stabilirea unui set reguli care să permită top-managementului să ştie în orice moment cine creează, modifică, editează, arhivează şi distruge un anumit tip de informaţii. Dacă un asemenea sistem de control este bine definit şi implementat, se poate identifica rapid cine încalcă regulile şi se poate interveni eficient pentru corijarea şi stoparea acestuia.

Stabilirea unei politici de înregistrare a evidenţelor este vitală în implementarea unui sistem de Records Management, iar decelarea informaţiilor utile, importante, care trebuie monitorizate reprezintă primul pas. Un pas care nu este chiar atât de uşor de făcut, pentru că presupune o analiză transversală a companiei în vederea identificării tipurilor de informaţii, clasificarea lor şi stocarea în funcţie de un standard operaţional de proceduri. Practic, este o formă de audit intern, pentru că normele, standardele şi legile pot fi de folos, dar doar o investigaţie internă poate decela informaţiile interne relevante pentru o companie. Urmează apoi identificarea şi acordarea de drepturi şi responsabilităţi autorilor acestor informaţii (cei care le generează) şi celor care le pot accesa şi/sau modifica. Un alt aspect important îl reprezintă definirea duratei de viaţă pe tipuri de informaţii, cât timp trebuie acestea menţinute în arhivă, conform cerinţelor legale, şi apoi modul în care sunt distruse (conform unui algoritm prestabilit).

Evident, odată implementat sistemul, majoritatea acestor operaţiuni sunt automatizate, însă a lăsa totul în seama automatizării (prin intermediul unui workflow) este o greşeală importantă. Automatizarea nu poate suplini politicile! Fără definirea unui cadru riguros de reguli şi de controale interne, automatizarea nu face decât să amplifice haosul preexistent. Definirea şi implementarea unei politici de RM reprezintă o garanţie a complianţei cu standardele şi legile avute în vedere. Fără aceasta, rapoartele de audit sunt similare căutării acului în carul cu fân - ceea ce înseamnă un consum foarte mare de bani şi efort. Iar dacă situaţia se complică şi este nevoie să demonstraţi în instanţă viabilitatea unei decizii de business, iar datele pe care v-aţi bazat această decizie nu mai există, pierderile sunt ireparabile.

Radu Ghiţulescu