Revista >> Decembrie 2008 [Nr. 111] >> Managerial tools

Cum gestionăm proiectele cu fonduri europene?

Catalin Hristea

18 Decembrie 2008

Anul 2008 a marcat demararea primelor programe finanţate prin POS CCE, gestionat de către MCTI, iar sfârşitul lunii noiembrie a fost marcat de finalizarea apelului de proiecte pentru operaţiunea 1 “Susţinerea implementării de soluţii de e-guvernare şi asigurarea conexiunii la broadband, acolo unde este necesar”, dar şi de amânarea restului de trei operaţiuni din cadrul aceluiaşi domeniu. Analiza preliminară a proiectelor depuse în cadrul singurei operaţiuni finalizate arată însă o depăşire a bugetului apelului de proiecte de patru ori (bugetul alocat este de 105 mil. lei), ceea ce arată cât de mare este nevoia de finanţare a proiectelor IT. De asemenea, arată faptul că, în condiţii de competiţie, un proiect coerent şi o cerere de finanţare bine scrisă pot constitui diferenţa între vis şi realitate...

În aceste condiţii, avantajele implicării unui consultant şi rolul acestuia în procesul de planificare a unui viitor proiect, de documentare a acestuia şi apoi de coordonare a implementării devin evidente. Astfel, o primă implicare a consultantului este necesară, începând cu etapa de scriere a cererii de finanţare, când:

• se realizează design-ul soluţiei tehnice;
• se încadrează proiectul în domeniul de finanţare potrivit;
• se planifică activităţile şi resursele necesare;
• se estimează costurile şi se determină costurile eligibile;
• se realizează analiza cost-beneficiu;
• se identifică modalităţile de finanţare a costurilor neeligibile şi a cotei de cofinanţare.

Este important de reţinut faptul că activităţile de consultanţă pentru pregătirea proiectului precum şi cele ulterioare de project management sunt cheltuieli eligibile, care pot fi acoperite din finanţarea obţinută.

Prezenţa consultantului este apoi necesară în perioada de selecţie şi de contractare a furnizorilor specializaţi, pentru a ajuta clientul (beneficiarul finanţării) în realizarea selecţiei acelor furnizori care pot oferi cel mai bun raport calitate/preţ.

Pe perioada implementării proiectului, rolul consultantului poate fi unul dual: supervizare tehnică şi project management. Ca project manager, rolul consultantului este acela de a stabili strategia de coordonare a proiectului şi, apoi, de a o pune în aplicare. Câteva dintre aspectele pe care o metodologie de project management trebuie să le cuprindă sunt:

1. Organizarea proiectului: Strategia de organizare trebuie să includă roluri pentru coordonare strategică (Sponsorul şi Comitetul de Conducere), coordonare de zi cu zi (Managerul de proiect) şi execuţie (echipa de proiect).

2. Graficul de implementare: Toate activităţile proiectului sunt cuprinse într-un Grafic de Implementare, care identifică activităţile, durata şi succesiunea acestora, precum şi responsabilităţile alocate. Graficul de Implementare este reactualizat înainte de demararea fiecărei noi etape a proiectului.

3. Controlul proiectului: Controlul intern al proiectului se realizează cu ajutorul unei structuri de evaluare care include: şedinţe regulate (de ex. lunare) de evaluare a stadiului întregului proiect sau pe etape, precum şi de evaluare a calităţii sau a riscurilor ori, ad-hoc, pentru rezolvarea unor probleme specifice.

4. Managementul riscurilor: Riscurile la adresa obiectivelor proiectului sunt identificate şi documentate în Registrul Riscurilor. Acest Registru identifică riscurile la adresa proiectului şi modul în care acestea pot fi gestionate, iar activităţile de prevenire sau reducere sunt incluse în graficul de implementare. De asemenea, se planifică măsuri de recuperare pentru situaţia în care riscurile devin active.