Revista >> Decembrie 2008 [Nr. 111] >> Document Management

100 de scenarii de lucru şi funcţionalităţi oferite de ELO Digital

Redactia

19 Decembrie 2008

Apropierea faţă de client, calitatea şi fiabilitatea produselor reprezintă motorul demersului nostru de a dezvolta soluţii software performante. Având în vedere acestea, în numărul de faţă continuăm prezentarea celor 100 de scenarii de lucru şi funcţionalităţi, realizabile cu soluţia de document management şi arhivare electronică oferită de ELO Digital Office.

Integrarea fără probleme a aplicaţiilor (continuare)

Conexiune ERP

Crearea de legături între un sistem ERP al SAP, BaaN, Microsoft, etc. şi un sistem de management al documentelor şi de arhivă precum ELO a căpătat în ultima perioadă o semnificaţie suplimentară. Legile prevăd ca toate informaţiile importante din punct de vedere fiscal trebuie păstrate în perioada prescrisă, atât în format electronic cât şi în formă analizabilă. Tipărirea pe hârtie a documentelor autogenerate sau păstrate electronic nu mai este suficientă. ELOprofessional preia în acest scop datele ERP conform standardului IDEA. Acesta prezintă avantajul ca, în caz de nevoie, se poate genera pentru auditori un DVD conform IDEA, conţinând toate datele importante, printr-o simplă apăsare de buton.

Arhivarea datelor CAD

Foarte multe companii aparţinând domeniilor industriei şi administraţiei implementează sisteme CAD. Domeniului de aplicare nu i se impune limită. Acesta se întinde de la conceperea unui produs, construcţia de instalaţii, administrarea de bunuri imobiliare, până la domeniul construcţiilor, iar adesea reprezintă o componentă importantă în lanţul complet de „producţie – ciclu de viaţă – gestionare”. ELOprofessional prezintă un modul special pentru domeniul CAD pentru arhivarea şi administrarea datelor CAD în cadrul întregului proces de prelucrare.

Privind corespondenţa acestor documente, ELO professional verifică automat dacă toate componentele şi desenele sunt complete. Atunci când se integrează date în sistemul managementului de documente ELO, o dublă verificare a datelor asigură faptul că nici un component sau desen nu este arhivat de două ori. Acest lucru salvează spaţiu de memorare preţios şi evită erorile în managementul documentelor şi al proceselor ce vor urma. Liste de desene şi rapoarte terminate sunt automat trimise la expedieri. Conectori speciali de observare oferă utilizatorilor funcţii de avertizare, comparare şi trasare. Marele avantaj este că nu trebuie dotată fiecare staţie cu o costisitoare licenţă CAD pentru a observa şi procesa documentele.

Administrarea e-mailurilor în locul simplei arhivări

În zilele noastre, e-mailurile aproape că au desfiinţat corespondenţa de afaceri în forma clasică. Transferul informaţiilor importante ce însoţesc un proces de afaceri se realizează aproape exclusiv în mediul electronic, prin e-mail. Toate informaţiile importante care însoţesc un proces de afaceri se schimbă prin corespondenţa electronică, indiferent că este vorba de oferte, detalii de procesare a unei comenzi sau de procese verbale. E-mailul este cel mai important mijloc de comunicare. Cu toate acestea, de câte ori nu ni s-a întâmplat să rătăcim un e-mail important pentru afacerea noastră sau să-l ştergem din neatenţie. Toate aceste probleme sunt eliminate de soluţia propusă de ELO privind managementul e-mailurilor.

Managementul optim al resurselor

Stocarea pe servere determină costuri ridicate mai ales în cazul unor sisteme de dimensiuni considerabile. Acestea sunt determinate de preţurile hard diskurilor pentru sisteme RAID şi SAN, precum şi de costurile de administrare şi întreţinere constante. Aceste sisteme sunt pur şi simplu mult prea scumpe pentru stocarea unor informaţii de care nu se ştie când şi dacă se va avea nevoie. Astfel de informaţii pot fi gestionate cu un cost mult mai redus, utilizând un sistem de arhivare ce este specializat în administrarea unor cantităţi considerabile de informaţii şi documente.