Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Ştiţi să scrieţi un Caiet de Sarcini? dar să pregătiţi un Contract pentru implementarea unui sistem informatic?

25 Februarie 2009



“Tips and tricks“.
Partea I – Caietul de Sarcini.


Am avut în ultimii ani ocazia să asist mai mulţi clienţi din sectorul public pe durata procesului de contractare a unor sisteme informatice de anvergură (hardware, software standard şi dezvoltat, servicii) şi pot spune că peste 80% dintre problemele cu care m-am confruntat în toate aceste ocazii au fost aceleaşi. De asemenea, auditarea multor proiecte m-a făcut să constat faptul că majoritatea problemelor care apar în derularea unor contracte de “informatizare” se datorează modului defectuos în care au fost realizate documentele care au stat la baza implementării proiectului: Caietul de Sarcini şi Contractul.


Din aceste motive, am considerat util să prezint în această serie de articole ale rubricii “Opinia Consultantului” câteva dintre aspectele care vă pot ajuta atunci când vă aflaţi în postura de achizitor, încurajându-vă însă, în acelaşi timp, să contractaţi direct opinia unui consultant...



Cătălin Hristea,
director general
PMSolutions


Specificaţii funcţionale sau ”shopping list”?
Una dintre cele mai mari greşeli pe care beneficiarii le fac atunci când demarează proiecte informatice este că îşi depăşesc statutul de “utilizator” şi se transformă în proiectanţi de soluţie şi în “integratori IT”, fără a avea calificarea necesară şi fără a sesiza riscul pe care, involuntar, şi-l asumă. Cum? Prin transformarea caietelor de sarcini în adevărate “shopping list-uri” detaliate de echipamente şi de specificaţii tehnice dorite, de cele mai multe ori copiate din prospectele unor furnizori şi aproape niciodată justificate din punct de vedere al modului în care au fost alese. Mulţi clienţi mi-au argumentat că astfel încearcă să evite achiziţia de echipamente no-name. După părerea mea, cerinţe funcţionale detaliate, cerinţe de performanţă (valori SPEC sau similar), timpi maximali de răspuns pentru aplicaţii şi penalităţi serioase în cazul nerespectării acestora, termen extins de garanţie, termen de intervenţie scurt în caz de defectare şi timp redus de indisponibilitate în caz de defectare, precum şi lăsarea în responsabilitatea furnizorilor a deciziilor privind dimensionarea echipamentelor astfel încât să fie atinse anumite criterii de performanţă, sunt metode mult mai elegante şi mai eficiente de transfer al responsabilităţii către furnizor. Pentru că niciun furnizor nu va risca să oferteze echipamente cu performanţe slabe atunci când ştie că acest lucru îi poate atrage penalităţi substanţiale pe durata derulării contractului. De asemenea, o asemenea abordare poate deschide concurenţa şi poate ajuta la obţinerea unui raport calitate/ preţ net superior.


Unde sunt serviciile de implementare?
Unul dintre capitolele cele mai deficitare în cadrul Caietelor de Sarcini este cel al serviciilor de implementare. În lipsa acestora însă, cum veţi putea diferenţia între diferiţi ofertanţi (plecând de la premisa că toţi vor oferta aceleaşi configuraţii hardware pe care le-aţi impus prin “shopping list” şi, deci, componenta hardware nu poate fi folosită ca diferenţiator)?


Serviciile solicitate prin caietul de sarcini, care trebuie să se finalizeze cu livrabile acceptate de beneficiar, includ: analiză funcţională, tehnică şi de integrare, identificarea surselor de date (livrabile: raport de analiză cu specificaţii funcţionale), proiectare (livrabil: specificaţii de proiectare, prototipuri vizuale sau funcţionale, scenarii de utilizare şi de testare), dezvoltare software (livrabile: cod sursă, kit instalare), instalare software (livrabile: release notes, manual de instalare), servicii de configurare software şi hardware (livrabil: raport de configurare), servicii de instruire (livrabile: manuale de utilizare, manuale de administrare, sesiuni de instruire finalizate şi formulare de evaluare a cursurilor completate de participanţi), servicii de testare şi acceptanţă (livrabile: scenarii de testare finalizate cu succes, liste de erori care sunt apoi urmărite şi rezolvate), servicii de asistenţă tehnică pentru trecerea în exploatare (livrabil: rapoarte de asistenţă tehnică semnate de utilizatori). De asemenea, etapa de testare poate include: teste funcţionale, teste de failover, teste de disaster recovery, teste de performanţă (timp de răspuns), teste de stres (volum de date).


Am nevoie de servicii de project management?
V-aţi îmbarca pe un vas perfect dotat şi echipat, dar fără căpitan? Sau unde fiecare membru al echipajului ia deciziile pe care le consideră necesare, fără a exista proceduri de planificare a rutei, de control, de reacţie în caz de deviere de la curs sau fără o structură ierarhizată de subordonare, cu roluri şi responsabilităţi clar definite?


În speranţa că răspunsul la aceste întrebări este “nu”, vă încurajăm să folosiţi aceeaşi logică simplă şi atunci când doriţi să încredinţaţi proiectul dumneavoastră unui furnizor. Aşa cum un savant nu este neapărat şi un bun pedagog, nici un expert tehnic nu este neapărat un bun manager. O aplicaţie software performantă nu se trasformă automat într-o implementare de succes. Asiguraţi-vă aşadar că cerinţele referitoare la managementul de proiect sunt parte a caietului de sarcini şi sunt incluse în procesul de evaluare.



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite
POP DUMITRU
Vreau sa intocmesc un CAIET DE SARCINI,pentru PLAN DE ACTIUNI STRATEGICE SI REZULTATE PREVIZIONARE, 2007-2013 pentru oasociatie de tip G.A.L.si comunele asociate,si nu gasesc un model.
10 Iunie 2009, 12:53:01
lidia miinea
trebuie sa achizitionez un ecograf.ce trebuie sa cuprinda caietul de sarcini ?unde gasesc un model?
02 Noiembrie 2010, 11:25:21