Revista >> Februarie 2009 [Nr. 112] >> Project Management

Conducerea echipei, marea provocare a managerului de proiect

Luiza Sandu

26 Februarie 2009

Unii specialişti consideră că managementul echipei de proiect este cea mai solicitantă şi cea mai importantă dintre responsabilităţile managementului de proiect. Iar managerul de proiect este 100% responsabil de procesele folosite pentru a conduce un proiect şi pentru a asigura succesul acestuia.

Managementul resurselor umane într-un proiect include procesele de organizare şi management al echipei de proiect. Echipa de proiect este compusă din persoane care au atribuite roluri şi responsabilităţi pentru finalizarea proiectului. Procesele de management al resurselor umane într-un proiect implică planificarea resurselor umane, nominalizarea pe roluri a personalului necesar pentru derularea proiectului, dezvoltarea echipei – îmbunătăţirea competenţelor şi a interacţiunii dintre membrii echipei de proiect, managementul echipei de proiect – urmărirea performanţelor individuale, furnizarea de feedback, rezolvarea problemelor şi a conflictelor şi coordonarea schimbărilor în vederea îmbunătăţirii performanţelor proiectului.
Hilde Corbu, PMP, MVP, Managing Partner la Trilex, menţionează că obţinerea resurselor umane pentru proiect poate însemna mai multe alternative, ca de exemplu desemnarea lor de către managerii funcţionali din firmă sau contractarea lor din piaţă, ca furnizori de servicii.

„Trebuie să ne ocupăm şi de creşterea performanţei echipei prin alinierea competenţelor membrilor echipei la nevoile proiectului, dar şi la formarea unei echipe de proiect sudate, prin diverse metode, cum ar fi team-building. De asemenea, e nevoie de urmărirea şi evaluarea performanţei profesionale a membrilor echipei de proiect, dar şi de rezolvarea problemelor care apar la nivel de echipă privind motivarea, nivelul de conflict, gestionarea relaţiilor din echipa de proiect şi altele”, adaugă Hilde Corbu.

Selecţia echipei de proiect
În selecţia echipei de proiect, un project manager urmăreşte în general ca membrii echipei să mai fi lucrat împreună anterior, să existe în cadrul echipei un set echilibrat de abilităţi, să aibă etică profesională şi să fie flexibili.
Pentru Daniel Mateescu, Charisma Enterprise Manager, TotalSoft, principalul lucru pe care îl caută atunci când îşi selectează echipa este competenţa.

„Pe lângă aceasta, mai sunt şi alte aspecte de luat în seamă, cum ar fi: eficienţa – activităţile trebuie făcute bine, dar şi repede – şi capacitatea de relaţionare cu alţi oameni. Cel mai puţin important criteriu de selecţie este costul. În toate proiectele de servicii, o resursă ieftină produce costuri şi pierderi mult mai mari decât economia realizată la salariul ei”, crede Daniel Mateescu.

Pentru un project manager ar fi ideal să formeze o echipă de proiect care are competenţele cerute pentru acel proiect, care e disponibilă şi are nivelul de experienţă potrivit, nu costă exagerat şi este motivată şi interesată de proiect.
„Însă, în realitatea cotidiană, rareori ai luxul de a-ţi alege echipa de proiect după criteriile de mai sus şi deseori trebuie să reuşeşti să realizezi proiectul cu persoanele care au fost alocate de către alţi manageri în acel proiect”, mărturiseşte Hilde Corbu.

Motivarea echipei. Tehnici şi procedee
Resursa umană este cel mai important bun al unei companii, cu atât mai mult în zona serviciilor, unde proiectul nu este realizat de project manager, ci de oamenii implicaţi în el. Un aspect foarte important al activităţii de management al resurselor umane implicate în cadrul unui proiect este motivarea non-financiară a echipei.

„Motivarea financiară are efect doar pe termen scurt”, explică Daniel Mateescu, adăugând că un alt aspect important este încărcarea optimă a resurselor umane, atât supraalocarea, cât şi subalocarea având ca efect demotivarea echipei.
În calitate de manager de proiect, Oliviu Roşu, Project Manager la SIVECO România, a folosit mai multe tehnici de motivare a echipei, printre care acordarea de bonusuri de performanţă, comunicarea de instrucţiuni detaliate, fixarea unor obiective pe termen scurt şi a unor termene limită, dezvoltarea spiritului de echipă, recunoaşterea realizărilor fiecărui membru al echipei, concentrarea pe rezultate, nu pe metodă, crearea de provocări, încurajarea creativităţii, încredere şi respect, păstrarea deschisă a tuturor canalelor de comunicare şi crearea de oportunităţi.

Hilde Corbu crede că motivarea este o chestiune cu precădere personală. Fiecare om este motivat de un alt factor: recompense, mediul de lucru, modul de lucru, flexibilitatea în program, lucrurile noi pe care le învaţă, provocările, responsabilitatea, satisfacţia muncii bine făcute, respectul şi stima celorlalţi, vizibilitatea pe care o capătă în organizaţie, relaţia cu şeful direct, cu project managerul, cu ceilalţi colegi etc.

„Dificultatea de a motiva o persoană şi apoi o echipă constă în faptul că trebuie să descoperi ce anume motivează fiecare om în parte şi să legi aceşti factori motivatori de performanţa dorită. Cel mai adesea am folosit ca factori de motivare pentru echipă activităţile de team building, mediul de lucru deschis, prietenos, cu o comunicare transparentă, cu toleranţă faţă de greşeli, dar cu o atitudine de îmbunătăţire continuă, o abordare pozitivă şi un mod de lucru constructiv – stabilirea termenelor de comun acord, căutarea de soluţii la probleme şi nu vinovaţi, protejarea echipei faţă de clienţii interni/externi sau alţi manageri din organizaţie”, explică Hilde Corbu.

Cum se gestionează un conflict
Mediul de proiect este, de obicei, mai conflictual decât cel dintr-o structură ierarhică, explică Hilde Corbu, adăugând că o echipă se formează trecând prin câteva faze bine cunoscute: formare, conflict (storming), stabilirea de reguli (norming) şi apoi obţinere de rezultate (performing).