UVT, catalizator al mișcării academice timișorene, își urmează calea spre cunoașterea aprofundată și trecerea către tehnologiile viitorului și ale noilor generațiiUniversitatea de Vest din Timișoara este astăzi cea mai dinamică instituție de învățământ superior din România, o universitate care se...
Informaţia ca resursă reutilizabilă
Fără îndoială, informaţia este una dintre resursele importante ale unei companii, alături de capital, oameni, imagine, procese de producţie etc. Spre deosebire de toate acestea din urmă, informaţia însă este reutilizabilă şi nu se pierde în urma unui proces tehnologic, precum o materie primă, în urma unei achiziţii, precum un capital financiar sau în urma unei pensionări sau demisii ca în cazul unui angajat.
Posibilitatea reutilizarii constante face din informaţie un asset de mare valoare şi îi atribuie acesteia două caracteristici: calitatea informaţiei este vitală (caracterul reutilizabil face ca o informaţie greşită să aibă un potenţial de risc ridicat), iar valoarea informaţiei creşte prin reutilizare (cu cât mai mulţi angajaţi au nevoie de anumite informaţii, cu atât acestea devin mai importante). Informaţia, ca orice alte resurse, are însă un ciclu de viaţă, care este mai complex decat generarea unui document şi, ulterior, trimiterea acestuia către Recicle Bin.
Ciclul de viaţă al oricărei resurse
Larry English (Larry P. English: Improving Data Warehouse and Business Information Quality, din păcate nu este disponibilă în limba română), unul dintre cei mai cunoscuţi teoreticieni ai domeniului, a publicat în 1999 o carte despre managementul universal al ciclului de viaţă al oricărui tip de resurse: bani, materii prime, oameni, echipamente şi, evident, informaţie.
Conform lui L. English ciclul de viaţă al unei resurse este următorul:
• Planificare – o pregătire a organizaţiei pentru resursa respectivă
• Obţinerea – resursa intră în posesia organizaţiei
• Stocare şi Partajare – sub orice formă ar exista, resursele sunt stocate în companie şi există diverse metode de utilizare/accesare a acestora
• Mentenanţă – compania trebuie să se asigure că resursele sunt protejate/utilizate corespunzător
• Utilizare – compania foloseşte resursele pentru atingerea unor obiective
• Eliminare – ieşirea din uz (resursele se consumă sau, în cazul informaţiilor, devin anacronice).
Pentru resursele financiare, L. English afirmă că planificarea înseamnă: forecasting şi bugetare, obţinerea: alocare bugetară, împrumut, vânzare de acţiuni etc., stocarea şi partajarea sunt la nivel de activităţi bancare, utilizarea: cumpărarea altor resurse, iar eliminarea: plăţile în sine. O evoluţie similară au şi resursele umane care, de asemenea, sunt: planificate prin politica de recrutare, aduse în organizaţie prin campanii de angajare, beneficiază de mentenanţă prin plata salariilor, sunt utilizate în cadrul proceselor economice şi „eliminate“ conform strategiei companiei prin: pensionare, concediere, buy-out etc. Schema lui English se aplică şi informaţiei poate cu o mai mare evidenţă în etapa de stocare şi partajare, specifică oarecum acestui tip de resurse.
Informaţia ca etape de viaţă
Planificarea informaţiei înseamnă definirea oricărui tip de arhitectură destinată păstrării acesteia în organizaţie. Achiziţia unei baze de date (ca licenţă software) sau chiar a unei aplicaţii este un element al acestei etape, deşi cred că se pot defini şi altele similare. Obţinerea se face prin simpla achiziţie a unor date structurate ( o bază de date cu clienţi sau contacte), importul unui fisier sau crearea unor înregistrări într-o aplicaţie. Stocarea şi partajarea reprezintă modul de stocare a acestor informaţii (în format digital, dar şi pe orice alt tip de suport), precum şi accesarea acestora de către angajaţi prin intermediul reţelei, al unei arhive sau al unei săli de lectură etc. Etapa: stocare şi partajare este extrem de importantă în ciclul de viaţă al informaţiei deoarece trebuie menţinut un nivel de echilibru între un acces facil la informaţie şi un nivel satisfăcător de securitate a acesteia. Mentenanţa informaţiei are legătură cu activităţile privind actualizarea, manipularea, verificarea şi validarea acesteia. Deşi reutilizabilă, informaţia are şi un caracter perisabil, iar operaţiunile de mentenanţă sunt vitale pentru valoarea pe care aceasta o dă organizaţiei. Utilizarea informaţiei acoperă orice întrebuinţare a acesteia: de la scrierea unui raport sau definirea unui contract, până la luarea unei decizii pe baza raportului sau contractului respectiv. Eliminarea informaţiei se face prin ştergerea definitivă a acesteia din arhive.
Information Lifecycle Management
La nivel practic, există ILM (Information Lifecycle Management), o abordare completă a managementului datelor existente în sistemul IT al unei companii şi al metadatelor asociate (date despre date), de la momentul creării acestora şi al stocării iniţiale, până la ştergerea acestora din arhive. Produsele software din categoria ILM automatizează procesele specifice fiecărei etape din ciclul de viaţă al informaţiei şi stabilesc politici proprii ale companiilor cu privire la acestea. În portofoliul multor vendori există şi aplicaţii DLM (Data Lifecycle Management), însă acestea se ocupă de informaţii la un nivel mai grosier, gestionând atribute generale ale unui fişier: tip, dimensiune, locaţie, dată creare/modificare.
ILM şi normele de reglementare
Managementul informaţiei a crescut in importanţă pe măsură ce nevoia de complianţă a companiilor cu anumite reguli internaţionale a devenit tot mai critică. Ca şi în alte cazuri, piaţa americană a generat astfel de cerinţe, care însă prin intermediul companiilor multinaţionale au devenit globale. SOX şi HIPAA sunt două dintre exemplele de reglementări care monitorizează modul în care companiile lucrează cu datele. HIPAA ( United States Health Insurance Portability and Accountability Act) este o normă legislativă americană din 1996 prin care sunt stabilite mecanisme standardizate privind formatul şi schimbul de documente electronice aferente asigurărilor de sănătate. Norma standardizează: formatul fişelor de sănătate, rapoartele financiare privind plăţile CAS-ului, identificatori unici pentru angajaţi şi angajatori etc. Pe de altă parte, SOX (The Sarbanes-Oxley Act) este un element din legislaţia americană din 2002, care prevede ca toate înformaţiile înregistrate de o companie, în format electronic sau nu, să fie păstrate cel puţin cinci ani pentru evitarea fraudelor financiare. Ambele norme au ca scop păstrarea integrităţii datelor cu privire atât la companii, cât şi la persoane şi pot fi regăsite într-o oarecare măsură şi în alte legislaţii naţionale sau reglementări la nivel de sector economic.
Un alt aspect gestionat de aplicaţiile ILM este acela al reducerii costurilor aferente administrării datelor, pe fondul păstrarii celui mai bun raport între un nivel acceptabil (un grad de risc asumat) de fiabilitate şi siguranţa tehnologiilor de stocare şi un nivel maxim de accesibilitate şi disponibilitate a datelor. Prima etapă într-un proces de ILM constă în a stabili ce informaţii sunt stocate în sistemele companiei şi cum va fi aceasta accesată.
(articolul va continua în ediţia martie)
Parerea ta conteaza: 
Asemanator
Soluție BITSoftware pentru managementul resurselor și al proiectelor- UniCredit Tiriac Bank primeste certificarea Top Employers Europe 2014
- Print Management, ultima frontiera IT
- E-mail management, necesitate critică pentru companii
- Web Content Management = 1/3 tehnologie + 2/3 strategie
- Strategia etapizată, calea optimă spre „panaceul“ ECM
Alte articole scrise de Gabriel Vasile
