Revista >> Martie 2009 [Nr. 113] >> Document Management

Document Management în sistemul medical, un imperativ abordat insular

Ghitulescu Radu

23 Martie 2009

Penetrarea soluţiilor de Document Management în sistemul medical românesc nu este una foarte mare. Ba chiar redusă, dacă ţinem cont de dorinţa Ministerului Sănătăţii Publice de a implementa la nivel naţional Dosarul Electronic al Pacientului. Un proiect lăudabil, dar care, fără o infrastructură informatică consolidată, fără o legislaţie adecvată şi fără implementarea unor proiecte funcţionale de gestiune electronică a documentelor în instituţiile medicale, are toate şansele să rămână un deziderat perpetuu.

În urmă cu un an, Ministerul Sănătăţii Publice înainta (din nou?!) Ministerului Comunicaţiilor şi Tehnologiei Informaţiei (MCTI) o cerere de creare a unui sistem informatic care să permită utilizarea unui dosar electronic pentru fiecare pacient, care să conţină întreg istoricul medical al pacientului. (Conform ministerului, un prim beneficiu al unui asemenea sistem consta în faptul că toate informaţiile pacientului pot fi stocate într-un singur loc şi pot fi accesate, ori de câte ori este nevoie, din orice unitate sanitară sau farmacie.)

De atunci a trecut un an, MCTI a devenit MCSI, iar proiectul nu pare să fi avansat foarte mult. Aşa cum nu a avansat nici în anii anteriori, când, la nivel oficial şi nu numai, s-a discutat despre beneficiile pe care un proiect precum „Dosarul Electronic al Pacientului“ le-ar putea aduce sistemului medical românesc. Declaraţiile sau iniţiativele oficiale nu au lipsit, dar orizontul de realizare a acestui proiect nu se întrevede prea apropiat, motivele perpetuei amânări fiind numeroase şi variate (de la lipsa de fonduri şi interes din partea unităţilor medicale, până la inexistenţa unui efort susţinut din partea forurilor îndrituite).

Pacientul, primul beneficiar al informatizării

Dincolo de aceste aspecte dezbătute pe larg în presă, nu se ia în discuţie un „amănunt“ esenţial şi anume că existenţa unui Dosar Electronic al Pacientului presupune necesitatea preexistenţei unei infrastructuri informatice consolidate în sistemul medical românesc, dar şi al unor aplicaţii informatice care să permită managementul informaţiilor referitoare la pacienţi. Respectiv, soluţii IT care să poată gestiona toate operaţiunilor legate de acest document electronic – de la operaţiuni de registratură, la introducerea, importul, modificarea şi accesarea/consultarea datelor, până la securizarea informaţiilor, stabilirea drepturilor de accesare şi a căilor de transmitere a informaţiilor.

Cu alte cuvinte, un sistem de Document Management adaptat necesităţilor sistemului medical. Un capitol la care, din păcate, nu multe instituţii medicale locale pot spune că au realizări majore, chiar dacă atuurile unei astfel de soluţii sunt evidente.
„Beneficiile pe care soluţiile de Document Management le aduc prestatorilor de servicii medicale, indiferent dacă vorbim de policlinici, laboratoare clinice sau spitale, sunt multiple. În oricare dintre aceste entităţi, trasabilitatea şi arhivarea în format digital a documentelor este esenţială, permiţând: • acces rapid la informaţii; • redundanţă minimă; • economii în gestionarea timpului şi a priorităţilor clinice; • identificarea sincopelor în traseul unui document medical în cadrul unei unităţi sanitare. Aceste prime avantaje generează îmbunătăţirea actului medical şi a stării de confort a pacientului. La nivelul entităţilor care gestionează sistemul medical, acest tip de soluţii oferă o bază decizională solidă, un flux bidirecţional sistematic al informaţiilor, evitarea blocajelor informaţionale prin identificarea cauzei şi, nu în ultimul rând, o intervenţie coerentă“, ne-a explicat Cristina Racoceanu, marketing & business development manager Info World.

Iar principalul beneficiar al acestor soluţii este pacientul, susţine Dragoş Gâtlan, general manager RSC, argumentând că, prin creşterea eficienţei în manipularea documentelor şi regăsirea facilă a acestora, se generează o creştere a productivităţii personalului instituţiei care poate aloca un timp mai îndelungat activităţilor medicale în favoarea celor administrative. Prin urmare, se atinge obiectivul principal de a eficientiza activitatea în vederea creşterii calităţii serviciilor destinate pacientului. „În plus, îmbunătăţirea accesului la informaţii şi servicii publice, creşterea disponibilităţii documentelor scanate, reducerea birocraţiei au un impact pozitiv asupra gradului de satisfacţie al pacientului“, a subliniat Dragoş Gâtlan, care a mai adăugat câteva argumente pe lista beneficiilor, care o soluţie de DM le poate aduce instituţiilor medicale:

• reducerea costurilor administrative (ca de exexmplu, reducerea consumului de hârtie);
• constituirea arhivei electronice a instituţiei;
• optimizarea spaţiului necesar arhivării, eliminând posibilitatea de pierdere a informaţiilor şi reducând costurile de manipulare;
• îmbunătăţirea controlului asupra activităţii desfăşurate;
• îmbunătăţirea procesului de comunicare internă şi externă;
• reducerea timpilor de rezolvare a sarcinilor;
• reducerea timpului de căutare a documentelor;
• acces securizat la informaţii (drepturi de acces, criptarea documentelor
stocate).

Provocările sistemului medical

Beneficiile specifice pe care un sistem de Document Mangement le poate aduce sistemului medical şi, în mod direct, pacienţilor, nu atenuează câtuşi de puţin dificultăţile cu care se confruntă acest sector.

Astfel, din punctul de vedere al Cristinei Racoceanu: „principala provocare cu care se confruntă orice vendor din domeniul medical se regăseşte în infrastructura informatică de tip insular şi reglementările legislative neadaptate încă unui asemenea sistem“.

Reprezentantul RSC este însă de părere că principala problemă este de ordin financiar: „Principala provocare a sistemului medical din România este reprezentată de lipsa fondurilor. Rezultatele informatizării sunt încă modeste, indiferent de eforturi, iar dacă bugetele sunt limitate şi personalul de specialitate este redus, interoperabilitatea sistemelor este mică. La acestea se adaugă uneori reticenţa la schimbare a personalului medical sau administrativ, care amplifică nesincronizările de flux informaţional între actorii implicaţi în sistem.“

O altă perspectivă asupra dificultăţilor întâmpinate în implementarea unui sistem de Document Management într-o instituţie medicală ne-a fost detaliată de Radu Lazăr, line of business director Sivadoc, Siveco România. Potrivit acestuia: „Provocările sunt cele asociate informatizării unor procese care acum se desfăşoară manual. Trebuie înţeles specificul domeniului, mergând până la detalii, astfel încât să propunem soluţii dedicate. De aici rezultă principala provocare, mai ales când vorbim de documente interne ale instituţiilor medicale pentru cunoaşterea în amănunt a proceselor interne.“