Revista >> Martie 2009 [Nr. 113] >> Document Management

Soluții informatice pentru fluxuri de documente și date medicale

Radu Bengulescu

30 Martie 2009

Focusurile actuale ale TI în sănătate sunt:
- Îmbunătățirea calității proceselor clinice și siguranței pacientului
- Eficientizarea utilizării resurselor
- Comunicarea între diverși actori în procesul de continuitate a îngrijirii medicale
- Accelerarea penetrării cunoștințelor medicale
- Întărirea nivelului de confidențialitate și protecție a datelor
- Promovarea sănătății publice și a disponibilității serviciilor medicale
- Implicarea pacientului în efortul de menținere a sănătății

Există următoarele tipuri de aplicații care procesează informațiile pacientului:
- Sisteme administrativ-financiare care gestionează: datele demografice-pașaportale de internare, externare / transfer, facturare
- Sisteme departamentale care operează în diferite departamente NON-clinice: sisteme informatice de laborator (în engleză, LIS), sisteme informatice radiologice (RIS), gestiunea cantinei și hranei pacienților, HR, resurse materiale, planificare, management și statistică etc.
- Sisteme informatice clinice, reprezentate cel mai des prin dosarul medical electronic (DME), care poate cuprinde și unul sau mai multe din modulele de: cereri electronice de investigații / laborator, prescriere și distribuție (cu codare prin coduri de bare) de medicație, sisteme automate de suport decizional. În România deseori se creează sisteme hibride între categoria 2 și 3, sub „cupola” de fișă electronică a pacientului.
- Repositoriul de date clinice (CDR) poate sau nu să fie înglobat în DME. Este reprezentat de o bază de date unde se integrează datele statice sau dinamice ale unui pacient cu datele statice reprezentând cunoștințe mediicale sau algoritmi de decizie rezultând alerte sau noi informații benefice pentru pacient. De exemplu, prescrierea de medicație poate fi comparată atât cu datele farmacologice ale medicamentului pentru prevenirea unor reacții adverse cât și cu cele mai recente rezultate de laborator, pentru ajustarea automată a dozelor în funcție de parametrii biologici.
- Sistemele de management electronic al documentelor (SMED) sunt deseori folosite ca o o etapă de tranziție între sistemele bazate pe documente de hârtie și cele total informatizate. În România, necesitatea lor este încă impusă din motive istorice sau administrative. Scopul lor este scanarea și indexarea documentelor interne sau externe.

Indiferent de scopul aplicațiilor, informatiile manevrate ar trebui să satisfacă o serie de criterii de calitate, în special cele care procesează date clinice.

Managementul calității datelor medicale (Conceptul celor 5 „R”)
În literatura medicală anglo-saxonă avem cei 5 „R” (right: patient, drug, time, dose, and route), care în limba romană devin 5 „C”, (pacientul corect șamd). Conceptul celor 5 „C” înseamnă:
- Date clinice CORECTE – capturate în fișa medicală și a căror calitate este menținută în timp
- Prezentare grafică CORECTĂ – pentru a facilita readucerea datelor din repositoriul fișelor medicale la un moment ulterior și facilitarea generării unor mesaje de alertă când este necesar
- Decizii clinice CORECTE – furnizarea suportului adecvat pentru luarea unor decizii clinice prin punctele 1 și 2 de mai sus
- Proces operațional CORECT – integrarea cât mai transparentă în procesele de business medical a capturării și utilizării datelor
- Rezultate CORECTE – facilitarea obținerii celor mai bune rezultate pentru calitatea și siguranța procesului de îngrijire a pacienților

În ce privește asigurarea unei calități a datelor medicale care urmează a fi înglobate în fișa pacientului, există deja unele standarde, cum ar fi cel al Societății Americane de Management al Informațiilor Medicale (American Health Information Management Association), denumit Modelul de Management al Calității Datelor (Data Quality Management Model), care cuprinde următoarele criterii de calitate:
- Accesibilitate – obținere facilă
- Acuratețe – date corecte și valide
- Comprehensivitate – toate datele medicale necesare sunt incluse
- Consistență – valorile datelor sunt sigure
- Valabilitate – datele obținute sunt cele mai frecvente
- Definire a datelor – clară, ideal bazată pe vocabulare standard
- Granularitate – nivel de detaliu
- Relevanță procesuală – date semnificative pentru scopul fiecărui proces
- Relevanță temporală – date adecvate ca amprentă temporala pentru fiecare necesitate de procesare

Situația actuală în România:
Razboiul care încă se mai poartă în Occident pe tema „CUM” trebuie gestionate datele medicale, sub formă de documente sau în format electronic, în Romania s-a redus din păcate la „CINE” trebuie să introducă datele, respectiv personalul medical sau cel mediu / administrativ. Suntem într-o perioadă în care „vechea gardă” medicală încă se mai simte frustrată în fata unui calculator și lezată de ruperea de taskurile „tradiționale” ale practicii medicale.

Furnizorii de soluții informatice locali încearcă să acopere funcționalitățile de capturare, gestionare și prezentare a datelor la nivelul ofertelor similare din vest. Însă, bugetele IT reduse ale unităților medicale din România fac imposibilă achizitionarea unor aplicatii de dictare-recunoaștere a vocii sau de scanare-recunoaștere optică a caracterelor.

Unitățile medicale private sunt mai avansate în implementarea unor fișiere medicale electronice multifuncționale și performante din următoarele motive:
- Calitatea datelor medicale este garantată contractual față de clienți; aceștia pot solicita oricand extrase electronice ale datelor
- Necesitatea optimizării performanței operaționale prin introducerea de aplicații care gestionează programările, timpii de consultație, planificarea resurselor, distribuția datelor în spatiu (acolo unde clinicile sunt multi-locație) etc
- Integrarea geografică la nivel informațional între clinici și laboratoare (care într-un spital de face mai ușor)
- Necestitatea consistenței maxime a datelor financiar-contabile, esența oricărei companii orientate pe profit

Particularitățile fluxului informațional medical în România:
- Practici birocratice de comunicare, raportare, care genereaza permanent documente de hartie
- Legislatie instabilă care modifica frecvent tipul și structura documentelor
- Surse de informație medicală de la furnizori de nișă, neinformatizați: laboratoare de analiză histopatologică, clinici stomatologice, dermatologice, de estetică etc. Acestea trebuie joncționate cu informațiile electronice
- Surse interne de date care sosesc în format pe hârtie (fișe de deplasare pe teren, fișe de ambulanță, de consult la domiciliu)
- Documente conținând schițe grafice manuale (chirurgie estetică, dermatologie, ortopedie) cu variabilitate crescută și care sunt completate în medii sterile cum ar fi sălile de operații unde timpul disponibil completării este prețios și investițiile în aparatură IT „sterilă” sunt mari.

Soluționarea acestor particularități se poate face numai prin:
Integrarea unui sistem de management electronic al documentelor (SMED)
Pe termen lung, angajarea unui personal auxiliar transcripționist este net dezavantajoasă. Într-un viitor în care, ideal, ar dispărea documentele de hârtie, nici nu s-ar mai justifica. În România sunt companii care produc soluții automate de arhivare electronică dar multe din acestea sunt lipsite de funcționalitățile esențiale. Iată care ar fi acestea:
- Scanarea să aibă o rezoluție bună ca să permită reprintarea la un nivel de lizibilitate conform cu originalul
- Procesul să fie apelat și controlat din INTERIORUL dosarului medical electronic, din fișa pacientului căruia îi aparțin documentele
- Scanarea să permită aplicarea pe imaginea obținută de markeri virtuali, în scopul:
a.Identificării documentului ca aparținând pacientului
b.Clasificării operaționale a documentului (categorie administrativă, medicală cu subcategoriile aferente, status, confidențialitate)
c.Aplicării de semnături holografe scanate sau semnături electronice care să ateste validitatea medicală, acolo unde este cazul
c.1. Scanner-ul să recunoască etichetele cu coduri de bara, în cazul documentelor inter-spitalicești care se etichetează astfel
c.2. Scanner-ul să aibe posibilitatea de încărcare „în vrac” cu documente, în cazul în care sunt mai multe foi succesive
c.3. Baza de date unde se stochează documentele să fie separata de cea a DME (pentru a preveni supraîncărcarea în cazul imaginilor scanate la rezoluție înaltă) dar nu PROPRIETARĂ aplicației de scanare; ideal este să fie dezvoltată de furnizorul DME la specificațiile de API (application programming interface) ale aplicației scanner-ului