Revista >> Mai 2009 [Nr. 115] >> Document Management

CG&GC IT a implementat ELO professional 6

CG&GC IT

01 Iunie 2009

CG&GC IT este una dintre companiile importante din piaţa românească de IT&C, atât prin structura teritorială, cât şi prin complexitatea operaţiunilor. Activitatea sa se desfăşoară prin 16 filiale regionale ce numără aproximativ 200 de angajaţi şi acoperă un spectru foarte larg, de la consultanţă de business şi vânzare de soluţii software, echipamente şi servicii IT, la asigurarea suportului de service pentru 12 branduri majore din piaţa IT&C şi dezvoltarea unor programe de formare şi perfecţionare profesională.

Situaţia

Aveam probleme în activitatea curentă – costuri ridicate cu distribuţia informaţiei, timp mare de regăsire a informaţiei, pierderea sau încurcarea unor documente, imposibilitatea urmăririi în timp real a activităţii desfăşurate, comunicare ineficientă în cadrul organizaţiei, existenţa unor timpi morţi/întârzieri în procesul de aprobare a unor documente.
Drept urmare, managementul CG&GC IT a luat decizia de a implementa un sistem de document management – ELO DMS, sistem produs de compania germana ELO Digital Office, care este orientat atât pe arhivarea electronică a documentelor, cât şi pe fluxurile de circulaţie a documentelor.

Soluţia

În urma unei analize complexe şi atente de produse existente în piaţă, s-a ales ELO DMS, atât pentru potrivirea soluţiei pe structura organizaţională şi fluxurile de lucru ale CG&GC, cât şi pentru oportunitatea ulterioară de a vinde acest produs, a aplicaţiei cu servicii de analiză şi implementare, către terţi. Cererea şi nevoia există în piaţă, utilitatea acestei aplicaţii într-o companie nu intră în discuţie.

Beneficii:

Managementul corespondenţei: s-a uşurat procesarea corespondenţei în companie, prin scanarea documentelor, indexarea lor cu cuvinte cheie, alocarea fluxurilor de lucru. Astfel timpii de procesare şi manevrare au fost reduşi, stadiul de procesare este transparent în firmă pe niveluri ierarhice de management, asigurându-se integralitatea şi evidenţa completă.

Administrarea actelor/contractelor: contractele sunt baza legală şi economică a unei companii. Cu ELO putem gestiona, controla, administra şi arhiva un contract sau orice document, pe tot fluxul de aprobare.

Fluxuri de lucru: am creat în cadrul companiei fluxuri de lucru stabilite conform organigramei sau a procedurilor ISO pe fiecare departament, pentru emiterea, verificarea şi gestionarea tuturor actelor/contractelor utilizate în firmă.

Semnătura digitală: datorită semnăturii digitale, contractele sunt semnate online în faza de concepere, fiecare persoană stabilită în work-flow poate să intervină pe documente, să aibă un punct de vedere, cu un traseu stabilit iniţial ca un proces sau ad-hoc, la cerere. Documentele pot ieşi şi în afara sistemului, la un cabinet juridic sau alt partener. În acest caz, ieşirea şi intrarea de documente este monitorizată şi astfel putem controla şi acest proces.

Soluţia ELO se adresează atât companiilor mari dar şi celor foarte mici :
• ELO office – soluţie pentru companiile mici, oferă document management şi arhivare electronică, cu maxim 10 utilizatori
• ELO professional – soluţie pentru companiile medii, arhitectură client server, accesul putându-se realiza prin client windows, client Java sau browser web
• ELO enterprise – soluţie pentru companiile mari cu o structură complexă de aplicaţii independentă de platforma IT.

Proiectul de implementare ELO în CG&GC IT a început în luna iulie 2008. În două luni a fost realizată analiza tuturor documentelor şi fluxurilor de circulaţie a documentelor în companie. În procesul de analiză s-au descoperit unele
neajunsuri în lucrul de zi cu zi cu documentele companiei, neconformităţi ISO, care astfel au fost descoperite şi eliminate în momentul finalizării proiectului. Au fost implementate fluxurile de lucru care au permis minimizarea timpului de răspuns necesar în mai multe cazuri de lucru cu documente, s-au introdus noile reguli de verificare şi/sau aprobare a mai multor tipuri de documente trimise printr-un flux de circulaţie/aprobare.