Echipele virtuale: oportunitate pe timp de criză
![](Images/gray_1x1.jpg)
Apărute mai degrabă ca urmare a globalizării accelerate, echipele virtuale sunt chiar mai atractive în perioade de criză, când beneficiul utilizării expertizei existente în diferite părţi ale lumii se poate îmbina cu reducerea costurilor operaţionale.
Managementul echipelor virtuale, devenit materie de studiu în universităţile britanice, se conturează ca o aptitudine esenţială pentru managerii de astăzi. Un studiu realizat de The Economist în 2006 subliniază faptul că evoluţia globală a mediului de afaceri până în 2020 se va orienta spre fragmentarea geografică a proceselor organizaţiilor, pe măsură ce tehnologia necesară va fi disponibilă în zonele geografice care dispun de resurse sau piaţă de desfacere. În acest context, echipele virtuale devin o necesitate pentru derularea afacerii, iar eficienţa comunicării cu echipele virtuale un imperativ pentru succesul proiectelor.
Noile tehnologii abundă în privinţa posibilităţilor de întâlniri virtuale, organizarea echipelor de lucru virtuale sau deschiderea unor birouri virtuale. Toate acestea pot fi oportunităţi de reducere a costurilor, dacă sunt făcute inteligent, fără a afecta calitatea proiectelor. Pentru multe proiecte, reducerea costurilor de deplasare, salvarea costului de oportunitate aferent timpului de deplasare pentru întâlnirile fizice, precum şi posibilitatea ca membrii echipei să lucreze de acasă, reducând semnificativ costurile aferente spaţiilor de birouri, pot fi soluţii viabile pentru îmbunătăţirea rezultatelor financiare. Nu în ultimul rând, eliminarea timpului de navetă, mai ales in cazul marilor aglomerări urbane, şi a costurilor aferente pentru angajaţi, precum şi optimizarea echilibrului între timpul alocat muncii şi vieţii personale, pot fi factori motivanţi, atât pentru angajaţi, cât şi pentru companie, pentru adoptarea acestui stil de comunicare şi derulare a unor proiecte.
Tehnologii disponibile
Soluţiile tehnologice sunt diverse şi vor trebui adaptate tipului de proiect şi particularităţilor afacerii companiei. Iată câteva exemple:
- Clasicul telefon poate fi înlocuit cu un telefon virtual SoftPhone, o soluţie care aduce economii de până la 80% faţă de tarifele de telefonie tradiţională prin folosirea tehnologiei VoIP (Voice over IP). Un telefon virtual instalat pe laptop este accesibil oriunde aveţi acces la Internet: acasă, hotel, aeroport sau orice colţ al lumii.
- Comunicarea prin email este extrem de rapidă însă va trebui să luaţi foarte serios în calcul riscurile legate de confidenţialitatea datelor; este de preferat ca echipa să se conecteze la serverul companiei prin VPN (Virtual Private Network).
- Forumurile de discuţii şi chat-ul sunt alte instrumente care pot îmbunătăţi comunicarea virtuală şi transparenţa proceselor. Oferirea unor liste de discuţii securizate, interne, va preveni riscul comunicării nesecurizate şi va încuraja transmiterea de cunoştinţe şi soluţii tehnice între membrii echipei.
- Videoconferinţele sunt soluţii din ce în ce mai des folosite datorită costurilor reduse şi a portabilităţii acestora. Opţiunile sunt practic nelimitate, începând de la deja clasicul webcam folosit cu aplicaţii de mesagerie instantă, până la sisteme profesionale de teleprezenţă, cu imagini high definition.
- Prin bazele de date partajate se pot stabili paşii proiectului, sarcinile alocate fiecărei persoane din echipă şi documentaţia realizată de fiecare în parte. Aplicaţiile de acest gen permit un control al rezultatelor individuale şi portabilitate practic nelimitată.
- SmartPhone începe să înlocuiască telefonul mobil aducând opţiuni deloc de neglijat pentru eficientizarea comunicării virtuale: primirea în timp real a mesajelor de e-mail direct pe terminalul mobil, posibilitatea de a primi, edita, şi trimite fişierele în format Office, PDF, JPEG etc. având, totodată, acces la calendarul zilnic sau posibilitatea de a naviga pe internet sau intranet.
Problemele comunicării virtuale. Cum le depăşim?
Datorită naturii lor, apariţia unor tensiuni în echipele virtuale va necesita eforturi mai mari de comunicare şi presiuni mai mari pentru a menţine eficienţa echipei şi a asigura succesul proiectului.
O greşeală comună a managerilor echipelor virtuale este concentrarea pe rezultatele concrete şi neglijarea relaţiei pe tot parcursul proiectului. Telefoanele închise şi mesajele fără răspuns pot fi un semnal tardiv al faptului că managerul nu a fost sensibil la alte semnale, cu atât mai mult cu cât comportamentul membrilor echipei este mult mai puţin vizibil virtual decât într-un mediu cu relaţii interumane directe. Corectarea comportamentului la acest moment este mult mai dificilă, dezirabilă fiind o atitudine managerială preventivă.
Una dintre soluţiile cele mai simple pentru responsabilizarea echipei virtuale este asigurarea transparenţei pe tot parcursul proiectului. Dacă fiecare membru al echipei ştie care sunt responsabilităţile celorlalţi, va şti şi de cine depinde pentru îndeplinirea diverselor obiective şi se va asigura că nu îi va fi afectată propria contribuţie. Mai mult, dacă progresul fiecărui membru este cunoscut de toată echipa, spiritul de competiţie va determina creşterea performanţelor individuale. Tot ca o consecinţă a transparenţei apar fenomene de comunicare a experienţelor şi a cunoştinţelor. Spre exemplu, un forum online de întrebări şi răspunsuri pentru probleme şi soluţii tehnice poate ajuta la standardizarea proceselor şi evitarea timpilor morţi în care un membru are o problemă la care altcineva deja a identificat o soluţie.
Un studiu realizat de Cisco Systems în 2006 a identificat încrederea ca elementul esenţial în eficienţa echipelor virtuale. Prin faptul că efortul depus în cadrul proiectului nu este observabil, iar discuţiile între colegi nu se pot auzi, se creează un complex al invizibilităţii asociat unor riscuri precum neglijarea intereselor celorlalţi şi lipsa anticipării acţiunilor colegilor de echipă, toate acestea ducând la subminarea încrederii în cadrul echipei. Aceste studii concluzionează că, pentru o echipă virtuală, sunt necesare două săptămâni în plus pentru ca relaţiile să fie la acelaşi nivel cu cele dintr-o echipă tradiţională, esenţiale fiind comunicarea video şi prin voce, cu un impact mult mai bun asupra dezvoltării încrederii. De asemenea, s-a constatat că folosirea mai multor canale de comunicare contribuie la evitarea neînţelegerilor, cel mai mare duşman al încrederii fiind identificat sub forma „tăcerii”, a cărei cauză este adesea atribuită în mod greşit.
Stadiul proiectului este un factor important în alegerea celor mai bune canale de comunicare. Spre exemplu, în prima etapă a proiectului, în care formarea relaţiilor este esenţială, folosirea canalelor video şi audio sunt necesare datorită feedback-ului prompt şi a posibilităţii de a construi încredere mai rapid. Ulterior însă, când comunicarea este orientată asupra proceselor proiectului, comunicarea scrisă este de preferat datorită existenţei evidenţelor comunicării şi a posibilităţii de a reveni ulterior asupra documentelor pentru reprocesare.
Tips & tricks - cum să gestionezi eficient echipele virtuale
1. Planifică un timp suplimentar pentru relaţionare şi clădirea încrederii între membrii echipei. Timpul poate fi alocat unor mini-proiecte în care accentul să cadă pe relaţionare şi lucru în echipă mai degrabă, decât pe dificultate tehnică. Mini-proiectele de relaţionare (un fel de team-building virtual) îşi vor demonstra eficacitatea în mod special în proiectele ce se desfăşoară pe o perioadă mai mare de trei luni.
2. Agreează un „protocol” de comunicare privind timpul de răspuns, confirmarea primirii materialelor şi stabilirea principiilor pentru alegerea canalelor de comunicare în diverse etape ale proiectului.
3. Foloseşte cu preponderenţă comunicarea audio-video în stadiile iniţiale ale proiectului (dacă este posibil chiar un „kick-off meeting” faţă în faţă) şi stabileşte clar nivelul de formalizare necesar pentru a asigura buna desfăşurare a proiectului şi conformarea cu cerinţele interne sau externe ale organizaţiei.
4. Oferă explicaţii pentru răspunsurile întârziate pentru a nu crea impresii greşite asupra motivului tăcerii; comunică pe cât posibil în avans perioadele de disponibilitate / inaccesibilitate.
5. Asigură transparenţa în cadrul proiectului: comunică progresul şi dificultăţile, comunică clar termenele limită şi atribuţiile fiecăruia.
6. Facilitează comunicarea între membrii echipei virtuale pentru partajarea informaţiilor, a cunoştinţelor şi a soluţiilor la problemele identificate.
Liviu Mihăileanu,
Senior Consultant,
departamentul consultanţă pentru optimizarea performanţei, Pricewatershousecoopers
România
![](Images/gray_1x1.jpg)
Parerea ta conteaza:
![](Images/gray_1x1.jpg)
![](Images/gray_1x1.jpg)