Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Serviciile de digitizare, o soluţie rapidă de creştere a eficienţei operaţionale

24 Iulie 2009



Externalizarea serviciilor IT este considerată de către analişti drept o soluţie abordabilă şi rentabilă pentru multe companii care doresc să-şi eficientizeze business-ul în actualul context economic dificil. Din oferta destul de diversificată existentă pe piaţa locală, un succes deosebit înregistrează serviciile de digitizare a documentelor, nişă în care există deja jucători de calibru, care au reuşit să-şi aducă în portofoliu clienţi importanţi.

Despre externalizarea serviciilor IT analiştii de pretutindeni susţin că poate reprezenta o soluţie de eficientizare a business-ului unei companii pe timpuri de criză. Este adevărat, nu există o reţetă universal valabilă, fiecare afacere în sine având specificul său, însă furnizorii de astfel de servicii au resimţit şi ei impactul crizei şi şi-au diversificat şi flexibilizat oferta, pentru a răspunde cât mai prompt cererii.


Revenind însă la argumentele specialiştilor, beneficiile externalizării ar putea fi sintetizate astfel:


- concentrarea pe activităţile/competenţele esenţiale („core business“), având ca rezultat îmbunătăţirea activităţii de bază a companiei;
- reducerea costurilor operaţionale şi un control mai bun al acestora (predictibilitatea costurilor este un parametru foarte important în actualul context economic);
- control mult mai bun al nivelului de calitate al serviciilor (asigurat prin SLA-urile stabilite cu prestatorul de servicii);
- aplicarea celor mai bune practici prin utilizarea unor tehnologii performante, actualizate constant;
- alinierea strategiei la obiectivele de afaceri;
- recuperarea rapidă a beneficiilor;
- economie de spaţiu şi echipamente necesare;
- împărţirea şi reducerea riscurilor;
- diponibilitate permanentă a serviciilor.


Argumente puternice şi mai ales demonstrabile practic. De altfel, după cum susţine Călin Rangu, CEO IIRUC Service SA şi vice-president CEE Business Development Raiffeisen Informatik Austria: „Specialiştii IT sunt din ce în ce mai scumpi, costă mult să ai propriul specialist, mai bine te duci la o firmă specializată care partajează o astfel de resursă scumpă între mai mulţi clienţi, costul la client fiind mult mai mic. Un alt aspect îl reprezintă cheltuielile operaţionale efective, un partener de outsourcing va da mai ieftin acelaşi serviciu care pe tine te-ar costa mai mult să îl dezvolţi singur, cu propriile investiţii. De asemenea, nu va mai trebui să ai proiecte lungi, cu succes incert.“


Un punct de vedere susţinut şi de Răzvan Botezatu, XGS Manager, Xerox România & Republica Moldova: „În ultima perioadă, piaţa de outsourcing din România a crescut semnificativ, oferind soluţii de valorificare a resurselor într-un context economic dificil. O companie care va utiliza serviciile de scanare şi procesare Xerox îşi va reduce costurile de lucru cu documentele cu până la 60%, având avantajul reutilizării acestora în activităţi generatoare de profit. În contextul actual, în care menţinerea unui cash-flow pozitiv este esenţială şi în care reducerile de cost fără impact asupra activităţii de bază sunt soluţiile pe care le caută toţi managerii, outsourcing-ul poate aduce beneficii semnificative, palpabile.“


Argumente pro externalizare


Toate argumentele generice ale IT outsourcing services se regăsesc şi în cazul externalizării serviciilor de procesare a documentelor, prin apelarea la companii care oferă servicii de digitizare. În condiţiile în care 80% din informaţia importantă în-
tr-un business se află sub formă de conţinut nestructurat, aflat majoritar în documente în format fizic, iar unul din 20 de documente se pierde definitiv şi irevocabil, şi atât timp cât managementul documentelor nu este parte a core business-ului unei companii care rulează volume semnificative de documente, este mult mai uşor şi eficient ca munca să fie realizată, în condiţii de calitate stabilite contractual, de o companie specializată.


„Companiile aleg să externalizeze procesele de lucru cu documentele atunci când vor să-şi valorifice mai bine resursele de timp, umane şi financiare. O activitate care nu ţine de profilul unei companii şi care necesită un efort suplimentar din partea organizaţiei poate fi externalizată către un terţ specializat exclusiv în aşa ceva. Aici vorbim despre companii care lucrează lunar cu un volum semnificativ de documente, cum ar fi cele din sectorul retail, utilităţi sau financiar. De exemplu, companiile din retail pot primi lunar mii de facturi, pe care Xerox le scanează şi extrage datele importante pentru a fi procesate. Totul în 24 de ore. Datele obţinute pot fi integrate în sistemul ERP al companiei şi tot procesul se simplifică şi se eficientizează. Sunt clienţi care au activităţi sezoniere sau ocazionale. Un alt exemplu – firmele de sondare a opiniei publice, care au diferite proiecte, le ajutăm să facă faţă volumelor mari de documente de procesat în timp scurt, pentru că munca lor începe abia atunci când datele culese pe teren ajung în calculatoarele specialiştilor. Acest proces de culegere de date este optimizat de noi şi realizat mult mai repede şi mai simplu decât ar putea-o ei face cu resurse proprii“, explică Răzvan Botezatu, Xerox România & Republica Moldova.


Un algoritm complex

Enumerarea operaţiunilor pe care le implică digitizarea documentelor demonstrează clar că este vorba de un algoritm complex, care impune competenţe şi investiţii serioase:


- preluarea şi trierea documentelor pe baza unei scheme de organizare a acestora prestabilită
- pregătirea acestora pentru scanare (care, deşi pare un efort minor, ocupă 15% din timpul necesar digitizării unui document)
- scanarea documentelor
- verificarea şi corijarea erorilor apărute în procesul de scanare (programele de tip OCR – Optical Character Recognition – sau OMR – Optical Mark Recognition – pot da erori)
- indexarea documentelor după un algoritm prestabilit (care să permită clasificarea şi operaţiuni de căutare găsire rapide)
- încărcarea acestora într-o bază de date, care să poată fi accesată on-line sau într-un intranet prin intermediul unui browser
- reaşezarea documentelor fizice în ordinea iniţială
- transportul şi stocarea lor în locaţii dedicate specifice.



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite