Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Presiunea dilatării timpului în managementul de proiect

25 Septembrie 2009



Adeseori, planul de proiect este perceput ca fiind numai o planificare a timpului în care anumite activităţi trebuie să se desfăşoare. Planul de proiect trebuie să reflecte însă şi alte componente precum scopul, costurile, resursele umane, calitatea, riscurile, achiziţiile şi comunicarea. Conform PMBOK (Project Management Body of Knowledge), planul de proiect este un document formal care îndrumă atât execuţia, cât şi controlul proiectului. În principal, el trebuie să faciliteze comunicarea, să documenteze ipotezele şi deciziile, scopul, costurile şi timpul de referinţă.

Din cauza acestei percepţii eronate, managerul de proiect pleacă la drum cu prima constrângere: timpul. Mai mult de atât, componenta de timp este câteodată singura vizibilă clientului, celelalte aspecte ale planificării putând fi ajustate fără a-l implica în mod direct. Prin urmare, modificarea planificării prin dilatarea timpului şi comunicarea noilor decizii devine o adevărată provocare. Aceasta este şi motivul pentru care managerii de proiect tind să nu renunţe la un termen agreat iniţial în speranţa că se va întâmpla o minune şi proiectul se va termina la timp. În majoritatea cazurilor miracolul nu se întâmplă. Extinderea estimării de timp se face în ultima clipă. În multe cazuri, acest ciclu se repetă, uneori spre insuccesul proiectului.


Monitorizarea permanentă a proiectului - factor critic de succes

Desigur, ideal este să previi, deoarece valoarea reală a monitorizării proiectului şi, în special, a monitorizării timpului este să observi orice întârziere cât mai devreme. Acest lucru oferă mai multe opţiuni de a rezolva problemele fără a afecta proiectul per ansambu. Orice întârziere contează, dar nu toate întârzierile necesită acţiuni corective. O variantă simplificată de a urmări întârzierile şi corectarea lor este exemplificată mai jos:


O întârziere a unei activităţi importante ridică o ofertă de corectare. Dacă oferta este refuzată, activitatea se ţine sub monitorizare specială până la îndeplinirea ei. A doua întârziere pe aceeaşi activitate necesită intervenţia managerului de proiect în încercarea de a rezolva problema şi a găsi soluţii pentru orice viitor risc de întârziere care afectează planificarea proiectului. A treia întârziere, la aceeaşi activitate, este suficient de semnificativă pentru a reconsidera planificarea şi a comunica această opţiune.


Un proiect care să se desfăşoare de la început până la sfârşit fără nici o schimbare este un proiect realmente utopic. Pe parcursul vieţii proiectului, o parte din activităţi vor necesita mai mult timp decât durata estimată, altele se vor termina mai devreme sau se vor desfăşura aşa cum au fost planificate. Într-un proiect care implică mai multe activităţi, asemenea întârzieri şi accelerări tind să se anuleze una pe cealaltă. Însă, chiar şi atunci când se alocă o marjă de timp de 10-15%, contextul nu este întotdeauna favorabil şi apar schimbări ce pot afecta estimarea anvelopei de timp, iar replanificarea parametrilor de referinţă este obligatorie.


În pofida tuturor presiunilor, a respecta un termen cu orice preţ, prin modelarea altor componente ale planului de proiect nu este totdeauna cea mai potrivită soluţie. O corecţie excesivă pe alte componente poate face ca abaterea să se amplifice, iar un scenariu ar fi acela în care sunt aduse resurse suplimentare pentru a proteja estimarea de timp şi penalităţile contractuale. Această investiţie în resurse umane poate duce la situaţia în care educarea noilor resurse şi integrarea lor în proiect să afecteze serios bugetul şi chiar timpul.


A reacţiona adecvat la o întârziere de timp este critic pentru succesul proiectului. Dacă soluţia cea mai potrivită înseamnă extinderea termenului estimat iniţial, atunci alegerea de a o implementa este alegerea corectă. Deşi o dilatare a timpului este văzută în exteriorul proiectului ca un insucces, iar o contractare ca un succes, în fapt ambele modificări sunt corecţii ale planului de proiect care a fost subestimat, respectiv supraestimat pe componenta de timp.


În concluzie, arta managementului de proiect constă şi în a aprecia just măsura în care sunt corectate abaterile fără un impact major asupra tuturor parametrilor de referinţă.




Monica Mateescu
Senior Consultant
Green Light Grup



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite
Marius Gaitan
"Dilatarea timpului" poate fi doar o metafora pentru prea multe estimari prea optimiste, ce au scapat ochiului vigilent al PM-ului. Daca aceste estimari se rezuma doar la timp (durate), atunci, functie de pozitionarea pe drumul critic sau necritic al respectivelor activitati , rezolvarea (conservarea duratei initiale a proiectului) poate fi facuta doar prin reducerea marjelor de timp disponibile. Pe de alta parte, daca "crashing-ul" si "fast tracking-ul" a fost facut astfel incit sa se obtina in termen minim de finalizare combinat cu un pret minim ( ma refer la o pozitionare la limita pe "panta costului" , atunci cind, eliminind resurse de pe activitati - pentru reducerea costurilor - am crescut numarul de drumuri critice # crescind corespunzator riscurile # ) problema este aproape fara solutie, deci durata finala va fi depasita (cu consecintele de rigoare ... ref. la "termination fee" ) Totusi, Project Managerul poate face o analiza in profunzime, pana la micromanagement, pentru a incerca sa utilizeze si resursele de timp "nevazute" (formate prin migrarea resurselor de pe activitatile necritice pe cele critice , rezervele de timp datorate utilizarii neuniforme a resurselor pe intreaga perioada a activitatilor ... etc.) Functie de % cit s-a derulat din proiect, marjele (libere totale) disponibile, resursele suplimentare (care desi cresc costul , pot elimina fenomenul de "project slip ..." (lunecare in timp) - calculul se poate face comparativ cu penalitatile in cazul depasirii termenului final - si foarte important WP
29 Septembrie 2009, 09:36:07
Adrian MIHALE
Dilatarea timpului se poate realiza intr-o alta dimensiune. Important este ca Managerul sa stie sa mute referinta proiectului in acea dimensiune. Presiunea timpului - scuze ale Managerului pentru insuccesul Proiectului adica insuccesul lui ca Manager.
10 Octombrie 2009, 09:25:52