Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Ce īnseamnă Project Management pentru un proiect finanţat din Fonduri Structurale?

28 Noiembrie 2009



Oportunitatea

Sfârşitul de an ne aduce demararea unui întreg portofoliu de proiecte informatice care au primit finanţare din Fonduri Structurale în cadrul cererilor de proiecte finalizate la sfârşitul anului 2009, în special prin Programul Operaţional Sectorial Creşterea Competitivităţii Economice, dar şi prin Programele Operaţionale Sectoriale Dezvoltarea Resurselor Umane şi Dezvoltarea Capacităţii Administrative. Bugetul total al acestor proiecte depăşeşte 100 milioane Euro, ceea ce reprezintă o valoare importantă mai ales în contextul arid al crizei financiare actuale.


O mare parte dintre beneficiarii acestor finanţări au apelat la serviciile unor consultanţi pentru pregătirea proiectelor şi a cererilor de finanţare şi au prevăzut în strategiile lor de derulare a proiectelor externalizarea totală sau parţială a serviciilor de management de proiect. Aceste oportunităţi reprezintă o gură de oxigen pentru piaţa locală de consultanţă, întrucât, dacă facem o estimare rapidă a serviciilor de project management folosind o pondere de 3-4% din bugetul proiectului, rezultă un buget de servicii externalizate de project management de cel puţin 3 milioane Euro pentru proiecte care se vor derula în următoarele 24 de luni.


Multe dintre licitaţiile pentru astfel de servicii s-au derulat deja sau se află în acest moment în derulare, iar analizându-le constatăm o diferenţă majoră de abordare de la client la client, probabil indusă de strategia propusă de consultantul care a redactat cererea de finanţare. Având în vedere atât volumul investiţiei în aceste servicii, cât şi faptul că este firesc pentru un client să primească servicii care să îi vină într-adevăr în ajutor şi să îi maximizeze şansele de succes în implementarea proiectului, am considerat util să trecem în revistă câteva dintre tipurile de servicii care pot intra sub “umbrela” managementului de proiect pentru un proiect finanţat din fonduri structurale, cu specific IT. Aceste idei pot fi de folos atât celor care doresc să achiziţioneze acum serviciile de project management pentru proiecte deja finanţate, cât şi celor care vor fi în această situaţie după aprobarea cererilor de finanţare depuse în sesiunea 2009.


Servicii ”minimale” de project management

La nivelul cel mai redus, serviciile de management de proiect externalizate se pot referi doar la managementul activităţilor administrative asociate procedurilor specifice ale unui contract de finanţare din Fonduri Structurale. Cu alte cuvinte, sarcinile consultantului se pot reduce doar la asigurarea interfeţei cu finanţatorul, pentru redactarea rapoartelor periodice de progres şi a cererilor de rambursare a cheltuielilor, precum şi pentru rezolvarea eventualelor aspecte administrative asociate de relaţia cu finanţatorul. Aceste servicii pot fi completate eventual şi de asigurare a managementului financiar, în sensul contabilizării cheltuielilor şi asigurării eligibilităţii acestora. Acest aspect trebuie însă tratat cu atenţie, deoarece mulţi beneficiari consideră că externalizarea managementului financiar înseamnă lipsa oricărei implicări proprii a personalului beneficiarului în aceste activităţi, ceea ce în multe situaţii este imposibil din simplul motiv că un consultant extern nu poate opera direct în sistemul sau în înregistrările contabile ale clientului său – el poate însă oferi suport şi know-how în acest sens.


Servicii ”complete” de project management

Chiar dacă externalizarea managementului relaţiei cu finanţatorul poate constitui un avantaj pentru beneficiarul unei finanţări nerambursabile, acest serviciu externalizat este un beneficiu minimal pentru beneficiar. Maximizarea beneficiilor obţinute prin externalizarea serviciilor de management de proiect se obţine odată cu includerea în portofoliul de servicii externalizate a managementului tehnic al proiectului (managementul implementării proiectului). Această categorie de servicii este extrem de diferită de prima, mai ales datorită categoriei de consultanţi căreia i se adresează şi a expertizei necesare acestora. Dacă pentru realizarea managementului relaţiei cu finanţatorul este suficientă o pregătire generală în domeniul regulilor care guvernează programul respectiv de finanţare şi, eventual, o pregătire economică pentru realizarea managementului financiar, în cazul managementului tehnic al proiectului este necesară o expertiză tehnică dovedită atât în domeniul IT, în general, cât şi în cel al soluţiei tehnice concrete care face obiectul implementării.


Gama completă de servicii cu care care un consultant externalizat poate veni în sprijinul beneficiarului unui proiect IT cu finanţare europeană se lărgeşte astfel substanţial şi poate include:


- planificarea structurii echipei tehnice a beneficiarului şi realizarea unui “manual” de proceduri al proiectului, care să guverneze întreaga derulare a proiectului şi relaţia cu furnizorii (inclusiv standarde de planificare, monitorizare, documentare şi raportare);
- participarea la toate şedinţele periodice de monitorizare a progresului proiectului, atât cu furnizorul, cât şi cu beneficiarul, întreţinerea şi managementul unui registru de acţiuni;
- revizuirea şi avizarea din punct de vedere tehnic a tuturor livrabilelor de etapă rezultate în urma serviciilor de implementare (raport de analiză, raport de design, scenarii şi strategii de testare, strategii de conversie a datelor, sesiuni de instruire etc.)
- participarea la toate etapele procesului de testare (teste de instalare a infrastructurii, teste de acceptanţă a aplicaţiilor, teste de integrare, teste de performanţă, teste de securitate) şi avizarea rapoartelor de acceptanţă;
- urmărirea rezolvării tuturor incidentelor apărute în cadrul sesiunilor de testare funcţională;
- managementul calităţii, managementul riscurilor (inclusiv de ordin tehnic).


De asemenea, o echipă de consultanţi în project management cu profil tehnic poate asigura suportul necesar în derularea procedurilor de achiziţie din cadrul proiectului (de la pregătirea Caietului de Sarcini, la oferirea clarificărilor necesare pe durata procedurii şi la realizarea evaluării tehnice a ofertelor primite din partea potenţialilor furnizori).


Astfel, echipa consultantului se transformă dintr-un suport administrativ într-o completare a echipei tehnice a beneficiarului, furnizând necesarul de competenţă şi specializare tehnică necesar beneficiarului şi reducând nivelul de implicare tehnică a acestuia în proiect.


Atenţie la conflictul de interese!

Am observat în ultimul timp clienţi care achiziţionează “la pachet” atât serviciile de implementare tehnică, cât şi serviciile de project management. Chiar dacă avantajul unei astfel de abordări este reducerea numărului de proceduri de achiziţie care trebuie organizate, personal consider că o astfel de abordare trebuie tratată cu atenţie, mai ales în situaţia în care beneficiarul doreşte să achiziţioneze un portofoliu “complet” de servicii externalizate de management de proiect. Conflictul de interese este evident într-o astfel de situaţie, deoarece nu poate exista aşteptarea realistă ca un project manager angajat şi plătit de furnizor să lucreze în beneficiul şi în avantajul beneficiarului, atrăgându-i acestuia atenţia asupra omisiunilor sau neîmplinirilor furnizorului...



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite
POPOVICI VIRGIL
Stimate domnule C. Hristea Articolele si revista pe care am descoper mai nou, au un grad ridicat de ancorare in practica , lucru care pe mine ma bucura. O sa va urmaresc periodic si va doresc putere de munca pe mai departe. Cu stima Virgil Popovici
30 Noiembrie 2009, 05:08:24