Revista >> Noiembrie 2009 [Nr. 120] >> ERP

DataLight Enterprise – Un numitor comun pentru activităţile de producţie şi distribuţie

Redactia

28 Noiembrie 2009

Despre beneficiar

Compania Fanyon SRL este unul dintre principalii furnizori de pe piaţa de producţie de dulciuri din zona Moldova începând cu anul 2006, prin deschiderea unei fabrici de dulciuri şi creşterea volumului de vânzări prin key accounts. Pe lângă activitatea de producţie, firma are un sistem de distribuţie care asigură servirea promptă a clienţilor firmei, dezvoltat în paralel cu extinderea capacităţii de producţie a firmei.

Nevoile beneficiarului

Odata cu creşterea cifrei de afaceri, Fanyon SRL a resimţit nevoia unui sistem informatic integrat, care să fluidizeze şi să optimizeze procesele de business ale firmei. Sistemul informatic trebuia să integreze în aceeaşi bază de date operaţiunile comerciale, cele de producţie, precum şi cele financiar-contabile şi de analiză managerială. El trebuia să răspundă şi cerinţelor date de un volum mare de documente zilnic, operate de un număr relativ mic de operatori. O altă cerinţă importantă a fost posibilitatea obţinerii în timp real din baza de date a tuturor analizelor şi rapoartelor manageriale necesare, fără prelucrări prealabile.

Soluţia propusă

A fost propus sistemul informatic ERP DataLight Enterprise, compus din modulele de gestiune (Gestiune 3.0), producţie (Producţie 2.0), contabilitate (Balpro), precum şi Personal-Salarizare şi Mijloace fixe. Modulul Gestiune 3.0 a fost utilizat atât pentru operarea documentelor aferente producţiei (bonuri de consum şi note de predare), cât şi pentru gestionarea procesului de comenzi furnizori – aprovizionare materiale – evidenţă stoc, precum şi preluare comenzi clienţi – livrare produse finite şi mărfuri. Sistemul informatic a fost implementat în două locaţii, la sediu şi la punctul de lucru fabrică, comunicaţiile între cele două servere realizându-se prin replicare, astfel încât să nu apară blocaje în activitate dacă conexiunea prin Internet nu este disponibilă.

Implementarea sistemului

Soluţia software propusă a fost precedată de o analiză foarte atentă a fluxului de documente din firma beneficiar şi de adaptarea la nevoile acestuia a modulului Productie 2.0, astfel încât să răspundă cerinţelor legate de verificarea stocurilor disponibile de materii prime şi materiale şi operarea lansărilor în producţie.

Provocarea reprezentată de implementarea acestui sistem a fost de a găsi soluţia optimă în privinţa înregistrării informaţiilor în sistem, astfel încât datele să fie disponibile aproape simultan în procesul efectiv de producţie. Orice întârziere în operarea documentelor putea duce la diferenţe majore între valorile stocurilor rămase şi a materialelor prime descărcate. Mai mult, nevoia de analize financiare şi manageriale zilnice a impus operarea corectă şi la timp a tuturor documentelor aferente producţiei şi a celor comerciale.

De asemenea, au fost folosite tehnici de automatizare a operaţiunilor, astfel încât un număr relativ redus de operatori să poată opera în timp util aceste date. Alte elemente pe care s-a pus accent în configurarea sistemului au fost:

- accesul limitat al utilizatorilor la diverse funcţii ale modulelor folosite;
- gestionarea uşoară şi corectă a preţurilor de vânzare;
- gestionarea soldurilor la clienţii firmei – peste 2000 de parteneri – şi asistenţă în recuperarea soldurilor prin mecanisme de notificare şi blocare la facturare;
- mecanism de actualizare rapidă şi facilă a preţurilor pentru materiile prime, materiale şi a produselor finite;
- uşurinţă în identificarea lansărilor în producţie realizate, respectiv posibilitatea verificării acestora;
- transmiterea automată, fără intervenţia utilizatorilor, a datelor de la fabrică către sediu.

Ţinând cont de dimensiunea afacerii, a fost eliminată din start orice premisă de blocare a activităţii în timpul implementării sau ulterior.

Obiective atinse

În urma implementării sistemului ERP DataLight Enterprise au fost atinşi parametrii de viteză şi control al documentelor doriţi de către beneficiar. De asemenea, cerinţele de furnizare a informaţiilor pentru analizele stategice şi de viteză de lucru au fost îndeplinite cu succes.