Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Când şi cum startezi un Project DM

28 Noiembrie 2009



Soluţiile de Document Management nu au atins încă, pe piaţa românească, gradul de penetrare şi popularitate pe care pe care îl au, de exemplu, aplicaţiile de tipul ERP. Cu toate acestea, atât mediul privat, cât şi cel public încep să manifeste un interes sporit faţă de acest tip de soluţii. Pentru a afla cât de consistent este acest interes, cât de bine este conştientizată nevoia de sisteme de management al documentelor la nivelul potenţialilor clienţii, dar mai ales când şi cum consideră aceştia necesar să starteze un proiect de Document Management, am invitat, în cadrul unei dezbateri realizate de revista noastră, câţiva dintre principalii actori care activează pe această piaţă. Au răspuns cu amabilitate solicitării noastre: Mădălina-Manon Şerbănescu, Business Development Manager Information Management Business Solutions – Star Storage, Claudiu Borşan, Country Sales Manager – ELO Digital Office, Tudor Popa, Technology Sales Consultant – Oracle România, Radu Ionescu, Director Vânzări – Docentris, Cristian Apa, Information Management Sales Representative – IBM România, Theodor Dumbravă, Business Process Solutions Development Manager – Xerox România şi Republica Moldova, Viorel Delinschi, Business Development Manager Information Management Business Solutions – Star Storage, şi Alin Niţă, General Manager – FivePlus Solutions.

R.G. – Consultanţa externă şi redesenarea fluxurilor de informaţii, etape necesare în implementarea unei soluţii de DM, modifică procedurile şi procesele de business. Cum poate fi depăşită reticenţa clientului la acest nivel?


Radu Ionescu, Docentris: Este delicat de tras o linie de demarcaţie între unde se termină rolul nostru, ca implementatori de soluţii, şi unde începe zona de consultanţă de business şi redesign de proceduri şi procese. Trebuie precizat că noi, ca vendori sau implementatori, nu avem ca principal obiect de activitate consultanţa, remodelarea proceselor de business sau a modului în care comunică etc. În esenţă, ceea ce facem noi este de a le pune acestora la dispoziţie o serie de unelte care să le permită atingerea anumitor obiective. Evident, pentru a furniza şi implementa eficient o soluţie de DM trebuie să înţelegem foarte bine procesele companiei client şi modul în care se vehiculează informaţia în interiorul acesteia. Iar rigoarea unui sistem de DM te împiedică, efectiv, să lucrezi în lipsa unor proceduri de lucru bine definite. Referitor la reticenţă, eu cred că „micul secret“ constă aici în implementarea unui proiect-pilot în cadrul companiei. Un proiect care să aibă succes şi care, chiar dacă nu asigură un RoI foarte mare, poate fi un model pentru restul companiei. Care va putea fi extins cu ajutorul top-managementului, principalul element ce poate genera presiunea necesară în direcţia utilizării unui astfel de sistem. Este necesar acest mic succes în implementare, pentru că redesenarea proceselor de business este o operaţiune destul de „aridă“ şi mica victorie poate compensa supraîncărcarea resimţită la nivelul utilizatorului final.




Radu Ionescu, Director Vânzări – Docentris


Mădălina-Manon Şerbănescu, Star Storage: Aş semnala aici un aspect interesant şi anume acela că se întâmplă destul de frecvent ca noi, vendorii, să ajungem să jucăm rolul de mediator între echipa de implementare desemnată de magementul companiei şi departamentul IT al respectivei companii. La fel de frecvent se întâmplă şi ca, în cazul implementării unui anumit flux la nivel de departament, să existe diferenţe de opinii considerabile. În acest caz, trebuie să jucăm un rol de consilier, fapt care ne pune într-o postură delicată.



Mădălina-Manon Şerbănescu, Business Development Manager Information Management Business Solutions – Star Storage


Elementele-cheie în demararea unui proiect DM


G.V. – S-a amintit de necesitatea unui proiect-pilot într-un proces de implementare a unui sistem DM. Ce alte elemente trebuie avute în vedere în demararea unui astfel de proiect?


Theodor Dumbravă, Xerox: Noi abordăm proiectele de DM din perspectiva furnizorului de servicii şi nu a celui de soluţii, oferta noastră de servicii fiind foarte variată, pornind de la auditarea de procese de business şi consultanţa de procese de afaceri, până la furnizarea de servicii. Din această perspectivă, consider că identificarea nevoii reale a clientului este o condiţie esenţială. Iar nevoia de a cunoaşte foarte bine business-ul acestuia implică un efort susţinut din partea noastră, nu doar la nivelul top managementului, ci şi la cel al end-user-ului serviciilor sau soluţiei de DM. Trebuie urmărite ambele planuri, iar primul pas pe care îl facem în acest sens este auditul de proces, indiferent dacă vorbim de un proces complex sau de un flux simplu de documente. Practic, urmărim traseele pe care le parcurg diferitele tipuri de documente în cadrul organizaţiei, ataşându-le o serie de drivere, care, la final, sunt cuantificate şi prezentate clientului, împreună cu o serie de propuneri de optimizare a respectivelor fluxuri sau procese, în vederea obţinerii unor costuri mai mici şi/sau o îmbunătăţire la nivel de eficienţă a procesului.



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite