Revista >> Decembrie 2009 [Nr. 121] >> Opinia Consultantului

Externalizare IT în administraţia publică – de la tehnologie la managementul schimbării

Catalin Hristea

11 Ianuarie 2010

Proiectele majore de informatizare a administraţiei publice centrale şi locale nu mai sunt o noutate, iar dificultăţile inerente implementării unui astfel de proiect au constituit subiect de analiză în cadrul rubricii “Opinia Consultantului”, unde am insistat mai ales asupra componentei non-tehnice, metodologice, a unei astfel de implementări. Externalizarea activităţilor de analiză, dezvoltare şi configurare din cadrul etapei de implementare a proiectelor IT derulate în cadrul administraţiei publice este frecvent întâlnită şi se datorează lipsei resurselor specializate în cadrul autorităţilor contractante, care să poată gestiona efortul de implementare a unor proiecte noi, în paralel cu operarea sistemelor existente.

După finalizarea unor proiecte majore de informatizare în ultimii ani şi după retragerea echipelor de implementare ale furnizorilor, multe autorităţi ale administraţiei publice se confruntă acum cu problema administrării şi a întreţinerii cu resurse proprii a sistemelor informatice pe care le-au implementat, în paralel cu efortul continuu de îmbunătăţire şi de modernizare a acestor sisteme informatice. În contextul reducerii personalului din unităţile administraţiei publice şi a cheltuielilor salariale asociate, administraţia publică are reale dificultăţi de a atrage şi de a păstra în cadrul personalului propriu resursele tehnice calificate care să administreze, să întreţină şi să îmbunătăţească infrastructura informatică existentă.

Externalizarea gestionării infrastructurii IT

Externalizarea completă a administrării şi întreţinerii infrastructurii informatice este des întâlnită la firmele private şi începe să fie considerată ca o alternativă viabilă şi de către unele autorităţi ale administraţiei publice, câteva astfel de contracte fiind deja în derulare. În acest context, am considerat util să prezentăm câteva aspecte specifice acestui gen de contracte, aspecte care, din experienţa noastră, pot face diferenţa între o poveste de succes şi una ratată...

De ce să externalizăm?

Decizia de externalizare a serviciilor informatice trebuie să fie rezultatul unui proces serios de analiză, realizat de preferinţă de către un consultant specializat, analiză care să plece de la identificarea problemelor cu care instituţia respectivă se confruntă din punctul de vedere al operării sistemelor sale informalice şi care, apoi, să analizeze atent avantajele şi dezavantajele pe care externalizarea le poate avea. Printre avantajele tipice pe care factorii de decizie le iau în calcul atunci când analizează oportunitatea externalizării serviciilor informatice se numără:

• acoperirea unei lipse de resurse, sau de capabilităţi tehnice, sau a inabilităţii de a atrage resurse tehnice calificate datorită concurenţei firmelor private;
• creşterea substanţială a calităţii serviciilor;
• posibilitatea controlului foarte eficient asupra calităţii serviciilor, prin stabilirea unor acorduri asupra nivelului de furnizare a serviciilor (Service Level Agreements);
• plata serviciilor efectiv prestate, fără necesitatea angajării cu normă întreagă sau pe termen nelimitat a unei resurse tehnice specializate care este necesară doar în regim, part-time sau pe o perioadă limitată de timp;
• punct de contact unic, cu un singur furnizor, cu transferul complet al riscurilor către furnizor;
• posibilitatea concentrării resurselor umane proprii către activităţile de bază ale instituţiei;
• creşterea flexibilităţii serviciilor (prin accesul la o gamă largă de servicii externalizate, pe diferite perioade de timp);
• lipsa bugetelor de investiţii, dar disponibilitatea bugetelor pentru cheltuieli de operare.

Chiar dacă aspectul financiar nu se află de obicei pe primul loc în topul primelor trei motive pentru care organizaţiile iau decizia externalizării serviciilor informatice (conform statisticilor realizate în Statele Unite şi ţările vest-europene), acest aspect nu este deloc de neglijat în cazul unei autorităţi publice din România. Din acest motiv, decizia de externalizare trebuie să aibă la bază şi o analiză cost-beneficiu, care trebuie să cuantifice atât beneficiile monetare, cât şi pe cele ne-monetare şi să realizeze un numitor comun între acestea, care să constituie baza de comparaţie cu costul asociat externalizării.

În final, decizia externalizării este întotdeauna una strategică şi care trebuie să aibă sprijinul managementului instituţiei.

Scenariu posibil de externalizare

Un posibil scenariu de externalizare pentru o instituţie publică poate avea următoarele componente:

• servicii de hosting data center
• servicii de comunicaţii de date (LAN, VPN, Internet)
• servicii de furnizare echipamente (prin închiriere)
• servicii de administrare sisteme (servere, baze de date, aplicaţii)
• servicii de suport (nivel 1 – call center şi nivel 2, precum şi nivel 3 şi 4 pentru echipamentele şi aplicaţiile furnizate)
• preluarea unei părţi a angajaţilor structurii de IT a beneficiarului
• servicii de implementare proiecte noi (analiză, proiectare, dezvoltare, instalare, testare, roll-out)
• servicii de instruire.

Durata contractului de externalizare

Realizarea unui contract de externalizare nu este un obiectiv uşor de atins, mai ales în cazul unei autorităţi publice. Din experienţa proprie, procesul de încheiere a unui astfel de contract (pentru o autoritate publică cu acoperire naţională) poate dura peste 12 luni, începând din momentul în care decizia de externalizare a fost deja luată. Etapele care trebuie parcurse includ pregătirea unui caiet de sarcini detaliat, demararea şi finalizarea procedurii de achiziţie publică şi negocierea contractului cu ofertantul câştigător.

Având în vedere atât efortul necesar pentru finalizarea unui astfel de demers, cât şi faptul că un contract de externalizare demarează cu o perioadă de cel puţin 6 luni de acomodare a furnizorului cu organizaţia pentru care va presta serviciile (perioadă în care se realizează inventarul infrastructurii preluate, se face transferul infrastructurii şi a responsabilităţii întreţinerii acesteia, se organizează structura de suport tehnic, se stabilesc regulile de organizare şi de comunicare cu organizaţia beneficiară etc.), interesul beneficiarului este ca acest proces să nu se reia în fiecare an. Din acest motiv, se preferă ca durata contractelor de externalizare să fie de cel puţin 3 ani. În cazul în care se recurge la un contract cadru de servicii, limita legală a duratei contractului este de 4 ani.