Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Soluţiile de print management generează economii de 20-30% pe an

12 Ianuarie 2010



Multe organizaţii/departamente IT nu urmăresc cât ar trebui costurile asociate cu nevoile lor de tipărire şi copiere, iar altele nu au nici cea mai mică idee despre cât înseamnă aceste costuri. Majoritatea companiilor ajung să cheltuiască până la 3% din veniturile anuale pentru producerea de documente. Toate aceste costuri pot fi reduse cu până la 30%, cu ajutorul soluţiilor de Print Management, o optimizare foarte uşor de făcut, dar de foarte multe ori trecută cu vederea de către companii.


C onform unui studiu IDC, costul mediu asociat cu crearea, captarea, depozitarea, recuperarea, împărţirea şi tipărirea documentelor în cadrul unei companii acaparează până la 5-10% din veniturile totale din vânzări, în timp ce costurile cu consumabile şi hardware reprezintă doar o fracţiune din acest total – o parte considerabilă din costurile cu tipărirea este condiţionată de factori indirecţi. De exemplu, o mare parte din timpul angajaţilor de la suport IT se pierde cu rezolvarea problemelor de printare.
Actualul context economic obligă companiile să se focalizeze pe costul total de deţinere (TCO) pentru echipamentele de copiere şi printare, şi mai puţin pe economiile şi câştigurile de eficienţă operaţională pe care le pot aduce aplicaţiile de tip Management Print Services (MPS). Conform studiului citat, implementarea şi utilizarea eficientă a soluţiilor MPS pot genera economii de 20-30% pe an, ceea ce, pentru o companie cu un volum mare de documente tipărite şi un parc mare de echipamente de printare-copiere, reprezintă un câştig important. De asemenea, potrivit datelor furnizate de companiile care au implementat soluţii MPS, acestea aduc în plus reducerea numărului de echipamente şi o mai bună gestionare a ciclului de viaţă al acestora (ceea ce asigură şi eliminarea pierderilor pe partea de consumabile), precum şi consolidarea şi îmbunătăţirea serviciilor de mentenanţă.

Soluţiile de Print Management – Cenuşăreasa soluţiilor IT?

Orice companie are o flotă de printere, copiatoare şi fax-uri, care au menirea de a se ocupa de producţia şi distribuţia documentelor (imprimare, copiere şi trimiterea documentelor în format electronic – scan şi fax), dar majoritatea nu au idee cât cheltuiesc anual pentru a opera şi menţine aceste echipamente. Atunci când este vorba despre costurile asociate cu producţia documentelor, majoritatea companiilor observă doar costurile legate de achiziţia echipamentelor hardware, mentenanţă şi consumabile. Costuri ascunse, pre-cum managementul reţelei, ineficienţa workflow-ului, productivitatea angajaţilor, suportul IT şi reciclarea, cu toate afectează costul final, astfel că majoritatea companiilor ajung să cheltuiască până la 3% din veniturile anuale pentru producerea de documente. Toate aceste costuri pot fi reduse însă cu până la 30%, prin soluţiile de Total Print Management (TPM), o optimizare foarte uşor de făcut, dar de foarte multe ori trecută cu vederea de către companii.


Toate companiile au nevoie de strategii clare şi măsurabile pentru producţia şi distribuţia de documente. Un management eficient al printurilor, din punct de vedere al costurilor, va consolida, integra şi administra resursele acestora în direcţia îmbunătăţirii proceselor de business şi reducerea costurilor operaţionale.


Pentru a deţine controlul asupra mediului de producţie şi distribuţie a documentelor, trebuie început cu o abordare strategică, pe mai multe etape, spun specialiştii eta-2u. În primul rând, compania are nevoie de o evaluare a spaţiului actual de producţie a documentelor: aparatura de tipărire copiere, trimiterea electronică a documentelor şi funcţionalitatea ei, costurile totale directe şi indirecte, identificarea celor mai bune soluţii pentru costuri optime, înţelegerea sistemului de muncă actual de producere a documentelor, identificarea si prezentarea celor mai bune soluţii pentru costuri optime. În clipa în care acestea au fost stabilite, se poate trece la design-ul unei strategii de producţie integrată a documentelor, în care se va urmări dezvoltarea unei schiţe pentru îmbunătăţirea producţiei de documente, identificarea unui mix de tehnologie ideal, înlocuirea echipamentelor inutile şi evaluarea software-ului optim pentru managementul documentelor. Din acest punct se poate trece la implementarea soluţiei, cu tot ce implică aceasta (echipamente, software-uri şi soluţii necesare), pentru ca apoi toate acestea să fie monitorizate, prin măsurarea rezultatelor şi managementul proiectului în desfăşurare: determinarea eficienţei noilor soluţii, evaluări post-implementare, evaluarea costurilor şi a performanţei tehnologiei aplicate.


Problema cea mai întâlnită în aplicarea soluţiilor de TPM, conform eta-2u, este aceea că majoritatea serviciilor de print management sunt furnizate de firmele producătoare, care se focusează pe vânzarea propriilor produse, dar este imposibil pentru un singur producător să aibă soluţia perfectă şi cele mai bune produse care să se potrivească tuturor nevoilor unei anumite companii în toate situaţiile apărute. Chiar şi atunci când organizaţiile investesc timp şi resurse însemnate în evaluarea ofertelor diferiţilor furnizori, rezultatele nu sunt cele mai bune: timpul zboară şi noi tehnologii apar.


Soluţiile Total Print Management reprezintă o modalitate uşoară şi eficientă de a administra corect întreaga reţea de printere şi de a reduce costurile în mod semnificativ. Prin combinarea dispozitivelor inteligente de printing& imaging, a uneltelor de management proactiv, a soluţiilor şi serviciilor uzuale într-o soluţie de Total Print Management, companiile îşi pot ţine sub control costurile asociate producerii de documente.


Soluţiile de Total Print Management reduc costurile de print cu:


- hardware – 23%
- service şi suport – 2%
- mentenanţă – 6%
- consumabile (toner, cerneală) – 15%
- hârtie – 6%
- energie – 2%
- costuri de achiziţie, stocuri, logistică – 2%
- operaţiuni IT – 34%
Sursa: eta-2u

Designul unei strategii de producţie integrată a documentelor:


- dezvoltarea unei schiţe pentru îmbunătăţirea producţiei de documente
- identificarea unui mix de tehnologie ideal pentru îmbunătăţirea sistemului de muncă
- echilibrarea desfăşurării de forţe a flotei de tipărire şi copiere – a avea echipamente potrivite, la timpul potrivit
- redistribuirea, îmbunătăţirea sau înlocuirea echipamentului pentru a îmbunătăţi sistemul de muncă, reduce costurile şi mări productivitatea
- evaluarea software-ului pentru managementul documentelor pentru a automatiza producţia de documente şi distribuţia lor
Sursa: eta-2u

Evaluarea spaţiului actual de producţie a documentelor:

- evaluarea aparaturii de imaging&printing existente
- evaluarea funcţionabilităţii
- cuantificarea totală a costurilor directe şi indirecte ale producţiei de documente
- stabilirea unor repere pentru identificarea şi evaluarea celor mai bune soluţii pentru costuri optime
- înţelegerea sistemului de muncă actual de producere a documentelor
- identificarea nevoilor tehnologiei şi productivităţii
Sursa: eta-2u
Beneficii TPM

- reducerea costurilor de print cu 10% până la 30% - reducerea tuturor costurilor implicate în procesele de tipărire
- reducerea spaţiului folosit cu echipamentele de tipărit – scăderea semnificativă a numărului de echipamente folosite şi eficientizarea interconectării lor
- creşterea eficienţei angajaţilor – modernizarea nu neapărat a echipamentelor, ci mai ales a modului de utilizare a funcţiilor lor
- simplificarea alocării şi administrării bugetelor şi a achiziţionării de produse – calcularea amănunţită a costurilor şi eficientizarea acestora
- posibilitatea planificării viitoarelor cheltuieli şi tehnologii
- creşterea calităţii muncii, echipamentelor şi materialelor tipărite



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite