.jpg)
Academia Română a fost creată în 1866 pentru a cristaliza cele mai înalte valori intelectuale din provinciile românești într-o societate erudită menită să consolideze identitatea națională pe baza a patru componente esențiale: limbă și literatură, istorie, etnografie și cultură. La...
Document Management-etape si costuri
Editia 2005 a dosarului dedicat solutiilor de Document Management si-a propus sa vina in intampinarea unei organizatii care s-a convins de beneficiile unor astfel de aplicatii si este decisa pentru urmatorul pas: achizitia. Am apelat la sfaturile unor persoane din companii cu experienta in vanzarea si implementarea solutiilor de document management pentru a afla care sunt etapele si problemele pe care le ridica aceasta decizie.
Imbunatatirea fluxului de circulatie al documentelor vine mai mult din experienta practica, de zi cu zi: costuri ridicate cu distributia informatiei, pierderea unor documente sau regasirea greoaie a unor informatii, imposibilitatea urmaririi activitatii desfasurate, comunicare ineficienta in cadrul organizatiei, existenta unor timpi morti/ intarzieri in procesul de aprobare a unor documente, cresterea costurilor necesare depozitarii documentelor etc.
Dupa acceptarea ideii si constientizare, un pas important in formarea convingerii de implementare a unei astfel de solutii este o consiliere avizata, facuta de specialisti, consilieri, firme de consultanta etc. insotita de argumente temeinice si multe exemple care sa vina in sprijinul optarii pentru una sau mai multe componente din acest domeniu vast, care sa acopere functiile de: arhivare electronica, workflow, indexare, cautare, securitate, administrare, integrare etc.
Majoritatea opiniilor sunt de acord ca un potential client trebuie sa aiba in vedere imbunatatirea fluxului de circulatie al documentelor si apoi sa implementeze o aplicatie de document management. Doina Fagurel, Product Manager SIVECO Romania este de parere ca aceasta evaluare poate fi facuta extern: de un consultant sau de compania care ofera si aplicatia. „De foarte multe ori aceasta este cerinta clientilor, o trecere de la cum se desfasoara activitatea in mod curent la cum si-ar dori sa se intample. Se poate procedura modul de lucru existent, dar pentru ca este o investitie de durata este mai bine sa se faca o evaluare a modului de desfasurare a proceselor si a eficientei acestora inainte de implementarea efectiva. Din experienta mea un astfel de pas este necesar si il recomand tuturor clientilor chiar daca ei vor sa treaca foarte repede la implementare“, mai afirma Doina Fagurel.
Clientul ar trebui sa se intereseze in piata ce aplicatii sunt mai apropiate de cerintele si necesitatile proprii, dar inainte de a initia o astfel de actiune trebuie sa stie daca este de dorit o arhivare electronica a fondului arhivistic existent si daca exista resurse suficiente sau e mai bine sa se subcontracteze aceasta activitate, daca vor sa isi puna in format electronic toate tipurile de documente sau daca vor sa procedureze numai fluxul intern etc.
Fiind o investitie pe termen lung, activitatea de consultanta este utila in stabilirea unei strategii impreuna cu managementul clientului in domeniul managementului de documente. SoftNet Development & Consulting (SD&C) este una dintre companiile cu o cota importanta din aceasta piata, care ofera, alaturi de produsul eDoc si servicii de consultanta. „Zona de competenta a personalului SoftNet Development & Consulting acopera toate fazele necesare unei implementari de proiect, consultanta pentru identificarea proceselor de business care necesita automatizare, construirea unei solutii informatice, dezvoltarea acesteia, instruire, suport tehnic”, afirma Alin Nita, Director adjunct Marketing & Vanzari, SD&C.
Un alt punct important al temei noastre se refera la persoanele din organizatia clientului care trebuie implicate mai mult pe parcursul proiectului. Alin Nita de la SD&C afirma: „O derulare de proiect este impartita in mai multe etape: organizarea proiectului, analiza, implementare, instruire, suport tehnic pe parcursul carora trebuie sa se faca transferul de cunostinte dinspre furnizor.
Exista, insa, doua faze extrem de importante, in care managementul trebuie sa fie mai mult implicat: initierea si derularea proiectului si punerea in functiune si urmarirea utilizarii aplicatiilor pentru a aduce valoarea adaugata stabilita prin strategie.
Pentru ca organizatia sa beneficieze la maximum de proiect, iar asimilarea solutiei sa se faca rapid de catre utilizatori, trebuie ca personalul clientului sa fie implicat in toate fazele de implementare: cooptarea in proiect a unor factori de decizie de la client care pot aloca resursele necesare si se pot implica in buna desfasurare a acestuia, personalul cheie format din utilizatori, care pot furniza informatii in etapa de analiza, specialistii IT care au un rol important in asezarea infrastructurii tehnice.“
Aceeasi opinie este exprimata si de Doina Fagurel: „Sivadoc, spre exemplu, nu este o aplicatie „out of the box” ci o solutie care necesita implicarea unei echipe din organizatia clientului. Clientul ne furnizeaza toate informatiile. Trebuie astfel sa existe o faza de analiza, in care se discuta direct cu reprezentantii beneficiarului. Proiectul de implementare Sivadoc la Primaria Capitalei, spre exemplu, a insemnat discutii initiale cu managementul superior din care am aflat ce asteptari exista de la sistem. Au urmat apoi discutii cu sefii de directii si compartimente, acestia fiind persoanele care cunosteau modul concret de desfasurare a activitatii. Alt partener de discutie este Departamentul IT care trebuie sa-si formeze o viziune de ansamblu asupra intregului sistem”.
Devine astfel evident ca pentru a da o valoare si o importanta mai mare in organizatia clientului proiectului implementat este necesar ca managementul, o persoana de decizie, sa participe activ la intrarea acestuia in productie. Mai mult, afirma Alin Nita, „am intalnit cazuri in care implementarea din punct de vedere tehnic a fost exceptionala, insa utilizarea solutiei in regim de productie nu s-a realizat fara o decizie data de catre management.“
Ce se poate spune despre Return of the Investement in cazul acestui tip de aplicatii?
Daca beneficiile importante ale unui astfel de sistem se pot vedea intr-un timp relativ scurt, metodele de calcul si indicatorii folositi care pot fi luate in considerare pentru ROI sunt mai putin evidente si cuantificabile, fiind o investitie care se face pe termen lung, cu costuri complexe.
O solutie de document management aduce, in primul rand, beneficii calitative, o mai buna organizare a comunicarii si mai ales o mai buna diseminare a informatiei in organizatie.
Parerea ta conteaza: 
Ce mă aştept să învăţăm din această criză
