Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Strategia etapizată, calea optimă spre „panaceul“ ECM

27 Februarie 2010



Enterprise Content Management este un instrument informatic complex, a cărui arie de acoperire suscită încă vii polemici, deşi conceptul are deja vechime pe piaţa IT. Dincolo însă de dispute, specialiştii sunt unanim de acord că platformele ECM necesită prioritar o abordare strategică, care să permită dezvoltarea graduală a conglomeratului de instrumente reunit sub acest acronim.


Specialiştii în implementarea şi dezvoltarea aplicaţiilor software complexe insistă, în majoritatea cazurilor, pe abordarea acestora din perspectivă strategică. Mai precis, pe înţelegerea soluţiilor IT nu doar ca o unealtă care răspunde anumitor necesităţi de business, rol intrinsec, ci ca un instrument care poate permite companiilor să-şi modifice rapid obiectivele de business şi să-şi realinieze procesele în scopul atingerii acestor obiective. O abordare care evidenţiază necesitatea schimbării atitudinii reactive într-una proactivă, mult mai adecvată actualului context economic.


Dacă, în cazul majorităţii soluţiilor IT, necesitatea perspectivei strategice este mai mult sau mai puţin evidentă, atunci când este vorba de o soluţie precum Enterprise Content Management (ECM) o astfel de abordare este evidentă încă din start. Motivul este la fel de evident – ECM reprezintă, la ora actuală, un conglomerat de aplicaţii software, care alcătuiesc o platformă cu un rol esenţial în orice model de business, respectiv cel al gestionării informaţiei.


Platforma ECM

Conform definiţiei date de AIIM (Association for Information and Image Management – autoritate internaţională în domeniul Content Management), ECM reprezintă un ansamblu de tehnologii, care servesc la capturarea, gestionarea, stocarea, conservarea şi distribuirea de conţinut digital şi documente în format fizic, necesare în procesele organizaţionale. O definiţie concisă, care nu dezvăluie, însă, pe deplin complexitatea conceptului ECM. Astfel, potrivit „CMS review“, principalele componente ale unei platforme ECM (din punct de vedere al funcţionalităţilor pe care acestea le oferă) sunt instrumentele de: Web Content Management (WCM), Document Management (DM), Records Management (RM), Digital Image Management (DIM), Digital Asset Management (DAM), Report Management, Message Archiving Systems, Information Lifecycle Management (ILM). Şi în acest caz însă este vorba de o „variantă simplificată“, pentru că, există definiţii cu tentă exhaustivă, care includ o panoplie mult mai vastă de instrumente specializate, cum ar fi: Collaboration Tools, Lybrary Services, Metadata Management, Portal Applications etc. Iar cum informaţia este un element esenţial pentru orice model de business, adesea în definiţia ECM se fac referiri la concepte precum Business Process Management, Enterprise Application Integration, Disaster Recovery şi Business Continuity etc.


Practic, aria pe care o acoperă conceptul ECM este foarte largă. Potrivit lui Tom Jenkins (director general al Open Text şi autor al lucrării „Enterprise Content Management, What you need to know“), există încă divergenţe intense asupra perimetrului funcţional al aplicaţiilor ECM. De exemplu, analiştii cabinetelor IDC sau Gartner fac o distincţie clară între instrumentele de lucru colaborativ şi ECM, identificând două tipuri de soluţii diferite, cu pieţe distincte. Pe de altă parte, există vendori care susţin că, la ora actuală, convergenţa este deja efectivă, „lucrul colaborativ“ fiind o aplicaţie inclusă în platformele ECM pe care le oferă.


Complianţa, un element-cheie

După cum se poate deduce din enumerarea funcţionalităţilor de mai sus, implementarea aplicaţiilor de tip Enterprise Content Management reprezintă o provocare pentru orice tip de companie, indiferent de dimensiunea şi domeniul său de activitate. La fel de evident este însă că o astfel de implementare devine o necesitate stringentă pentru organizaţiile care vehiculează cantităţi mari de informaţie nestructurată şi care trebuie să funcţioneze în conformitate cu o serie de reglementări. Imperativul „Compliance“ este unul dintre factorii cheie în luarea unei decizii de implementare ECM, indiferent de zona geografică în care îşi desfăşoară activitatea o companie. Acesta este şi unul dintre motivele pentru care principalele verticale care manifestă un interes faţă de astfel de soluţii sunt sectorul financiar-bancar şi cel al administraţiei centrale.


În afară însă de acoperirea cerinţelor de asigurare a conformităţii cu anumite reglementări specifice domeniului de activitate, ECM oferă multe alte beneficii. Avantajul automatizării şi fluidizării proceselor operaţionale centrate pe documente, al gestiunii duratei de viaţă a informaţiei (de la crearea sa până la „distrugerea“ ei, în conformitate cu prevederile legale), al accesului securizat la date (în conformitate cu politicile de securitate definite), al posibilităţii reutilizării şi partajării informaţiilor, al regăsirii acesteia rapid etc. – sunt elemente care contribuie semnificativ la indicele de atractivitate al conceptului ECM.


Abordare etapizată


Deşi panoplia de beneficii este una foarte extinsă, trebuie însă subliniat faptul că o platformă ECM nu va acoperi optim promisiunile decât dacă integrează armonios toate instrumentele enumerate mai sus şi dacă va fi dezvoltată etapizat, în directă concordanţă cu necesităţile şi cu capacităţile reale ale companiei care apelează la o asemenea soluţie. Aceasta este o parte importantă a abordării strategice asupra căreia insistă specialiştii.


Pe de altă parte, un alt aspect care trebuie luat în calcul la implementarea unei platforme ECM este acela că eficienţa utilizării ei este direct influenţată de capacitatea organizaţiei de a se schimba. Respectiv de a-şi reajusta procesele de business, dar nu pentru a răspunde cerinţelor tehnologice, ci nevoilor de optimizare şi eficientizare operaţională a business-ului. Acesta este şi motivul apariţiei unor concepte precum cel de Business Process Management în contextul definiţiilor ECM. Minimizarea riscurilor, reducerea costurilor, crearea de noi oportunităţi sunt priorităţi absolute pentru orice companie, care pot fi abordate cu ajutorul platformei ECM, însă doar dacă se înţelege necesitatea reajustării proceselor de business.



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite