Revista >> Martie 2010 [Nr. 123] >> ERP

ERP, indicii în alegerea unei soluţii

Gabriel Vasile

03 Aprilie 2010

Un element comun al pieţei ERP, în 2009, a fost acela că s-au derulat cu precădere proiecte de extindere şi optimizare şi mai puţin implementări noi. Asta înseamnă, pe de o parte, că beneficiarii sunt conştienţi că pot scoate maxim de eficienţă dintr-o aplicaţie, iar pe de alta, că unele proiecte au fost amânate şi deci cresc oportunităţile în 2010. O posibilă concluzie: ERP-ul revine pe lista de cumpărături.

Tot în 2009 s-a mai accentuat un aspect, lipsa proiectelor noi a dus la o relativă canibalizare a pieţei, în sensul în care pentru acelaşi cont au concurat aplicaţii din categorii diferite. Această realitate a contribuit la creşterea confuziei existente la mulţi beneficiari în ceea ce priveşte tipurile de aplicaţii si nivelul de adresabilitate al acestora. Astfel, a crescut proporţional şi riscul alegerii unei soluţii nepotrivite, atât prin alegerea uneia din palierul superior, nerentabilă prin costurile prea mari induse, cât şi prin alegerea uneia din palierul inferior, dar lipsită de funcţionalităţile necesare. Toate acestea fiind evident asezonate cu tendinţa ,,naturală“ a echipelor de vânzări de a promite mai mult decât poate livra. Contextul acesta face analiza şi selecţia unei aplicaţii o activitate critică, cu un impact direct şi relevant în succesul unui proiect ERP.

ERP= 60.000 de pagini web

Investiţia într-un ERP reprezintă o decizie majoră de business. Pe piaţa locală există peste 100 de aplicaţii, iar pe cuvântul cheie ,,soluţie ERP“ căutarea pe Google întoarce peste 60.000 de pagini. Toţi vendorii se consideră cea mai bună alegere, jumătate dintre ei sunt lideri de piaţă, toate implementările sunt cazuri de succes etc. O persoană pusă în faţa acestui task are de făcut o alegere dificilă, mai ales că, având în vedere numărul mic de implementări pe piaţa locală şi istoricul relativ recent, mulţi sunt la prima implementar.

O metodă infailibilă nu există, mai ales că argumentele pro sau contra sunt greu de decelat, iar factorul subiectiv nu iese din discuţie. Am încercat să identificăm însă o serie de informaţii pe care o companie ar trebui să le strângă şi analizeze pentru ca alegerea să fie cât mai potrivită. Adică să rezolve cele mai multe dintre problemele care au dus la necesitatea implementării unui ERP, să reprezinte un parteneriat stabil şi să permită dezvoltarea ulterioară a afacerii. Poate ar fi necesar şi un sistem de punctaj al acestor aspecte, însă tindem să credem că un sistem prea complex mai mult ar deruta.

Istoricul şi profilul furnizorului

Furnizorul sistemului ERP devine, inevitabil, un partener de durată, iar informaţii privind activitatea acestuia, reputaţia în industrie, vechimea, statutul financiar, apartenenţa la un grup sau la un fond de investiţii sunt relevante pentru trasarea unui profil. Companiile solide vor furniza aceste informaţii cu plăcere, iar cei care vor oferi doar informaţii vagi devin de evitat. Pentru soluţii internaţionale, gen Oracle, SAP sau Microsoft, aceste informaţii sunt mai puţin relevante, contând reputaţia partenerului local care face implementarea. Mai mult, riscul în aceste cazuri este mai mic, existând oportunitatea alocării activităţilor de mentenanţă şi dezvoltare unui alt partener. Totuşi, majoritatea analiştilor consideră că, pentru implementarea unui pachet ERP, este indicată contractarea unui singur vendor. Existenţa unui pachet format din mai multe aplicaţii, chiar şi integrate, aduce necesitatea întreţinerii unor legături multiple pentru servicii de suport şi mentenanţă, ceea ce nu este întotdeauna foarte eficient. Concluzia: un singur vendor înseamnă mai puţină bătaie de cap, mai puţine telefoane, control mai bun şi servicii mai promte.

Proiectele IT nu sunt 100% fericite. Invariabil, orice implementare cu impact mare asupra unei organizaţii ridică anumite “probleme” cu nuanţe ce pleacă de la imposibilitatea definirii în aplicaţie a unor fluxuri de lucru, până la ignorarea acesteia de către utilizatori. Relaţionarea cu vendorul ERP nu se va opri în momentul intrării sistemului în producţie ci dimpotrivă.

Ce funcţionalităţi oferă soluţia?

Chiar dacă tehnologia este replicată foarte rapid şi nu se poate vorbi de un avans considerabil între aplicaţii din aceeaşi categorie, evident există unele soluţii mai performante decât altele. Din păcate, piaţa locală nu oferă analize sau comparaţii independente complexe asupra aplicaţiilor ERP, iar singurele repere se regăsesc în documentaţiile trimise de vendori. Pe baza acestor informaţii se pot face însă comparaţii între soluţii şi astfel se pot elimina propunerile care nu acoperă exact cerinţele definite.

Toţi vendorii promit dezvoltări la cerere, însă acestea cer timp şi costuri suplimentare. La fel de important este şi informarea cu privire la dezvoltările ulterioare ale aplicaţiei. Pe de o parte, existenţa unor planuri de dezvoltare sunt un semn bun pentru stabilitatea companiei, iar pe de alta este util să se stie ce beneficii ulterioare vor exista, mai ales că mulţi vendori oferă upgrade-urile soluţiei în cadrul contractelor de mentenanţă.

Tehnologie şi acronime

Toată lumea este de acord că tehnologia contează mai puţin, iar factorul de bază îl reprezintă funcţionalităţile şi capacitatea vendorului de acoperire a cerinţelor clientului. Totuşi o minimă informare asupra unor aspecte de natură tehnologică nu strică. Baza de date pe care rulează soluţia este importantă, producătorii sunt puţini, iar costurile pot diferi.

Există şi aplicaţii ERP open source, concept care nu implică plata licenţelor în sine ci doar a serviciilor aferente implementării, însă oferta este destul de limitată. (Vezi Market Watch nr. 113/ Martie 2009.). De asemenea, o informare complementară despre concepte precum web services, thin client, SaaS este necesară dacă acestea apar în discuţie.

La fel de importante sunt şi două acronime iubite de vendori, ROI şi TCO (Return on Investment şi Total Cost of Ownership), indicatori pentru gradul de rentabilizare a investiţiei şi costul total al acesteia. Chiar dacă nu există resursele sau disponibilitatea unui calcul intern al acestor indicatori, experienţele şi realizările altora pot fi relevante.