Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Document Management versus Content Management

03 Aprilie 2010



Aplicaţiile de Document Management sunt intens popularizate pe plan local în ultimii ani, spre deosebire de cele de Content Management, care sunt poziţionate într-un con de umbră. Aceasta, deşi ambele tipuri de aplicaţii au acelaşi „domeniu de activitate“: managementul informaţiei vehiculate în cadrul unei companii. Dar diferenţele esenţiale dintre ariile de acoperire şi acţiune ale celor două tipuri de aplicaţii sunt destul de neclare, putând crea dificultăţi reale unui manager care se află în faţa deciziei de a implementa unul dintre cele două sisteme.

Încercările de diferenţiere DM – CM nu sunt evidente. De exemplu, iată cum ar suna o definiţie simplificată a unei aplicaţii de Content Management: CM are legătură cu tot ce înseamnă activităţile de manipulare a conţinutului, de la editarea unui document, prin crearea, înlocuirea sau modificarea conţinutului respectiv, până la distrugerea/ştergerea acestuia. Dar, tot în varianta simplificată, cam de acelaşi lucru se ocupă şi aplicaţiile de Document Management.


Dacă este greu de operat o diferenţă clară la nivelul enunţurilor generale, să încercăm la nivel practic: deschiderea unui nou document în Word, să zicem, crearea unui text şi salvarea/stocarea acestuia local, în reţea sau într-un sistem de gestiune a documentelor, sunt operaţiuni ce ţin de aria de acoperire a conceptului de Content Management. Dar, din nou, şi a celui de Document Management.


Specialiştii susţin însă că, pe de o parte, prin crearea şi salvarea documentului nou, este vorba de DM. Iar pe de altă parte, prin adăugarea de informaţii (sau modificarea celor existente), este vorba de CM. Şi, dacă e să dăm crezare aceloraşi opinii avizate, elementul diferenţiator apare atunci când asupra aceluiaşi document intervin mai multe persoane. Dar lucrul colaborativ nu este o noutate câtuşi de puţin, iar funcţionalităţi de genul evidenţa utilizatorilor, instrumente de autentificare, aplicaţii de tip check in/check out, de urmărire a modificărilor se regăsesc atât în soluţiile de tip DM, cât şi în cele de tip CM.


Diferenţe subtile

În „meciul“ DM vs CM, specialiştii au un verdict clar: cele două aplicaţii sunt convergente în bună măsură şi, la nivel primar, au aceleaşi funcţionalităţi. Dar altfel... împachetate! Mai precis, adresează nevoi diferite. O diferenţiere destul de subtilă pentru un manager de companie nefamiliarizat cu conceptul de gestiune a informaţiei.


Să intrăm însă în detalii, din perspectiva nevoilor. Astfel, simplificând, o soluţie DM poate fi descrisă ca fiind un sistem de capturare-indexare-arhivare-stocare a documentelor în format electronic, cu funcţionalităţi focusate pe fluxurile pe care le urmează acestea, pe modalităţile de accesare şi regăsire rapidă a informaţiei conţinute în respectivele documente. Din aceeaşi perspectivă simplificată, o aplicaţie CM poate fi înţeleasă ca o bază de date, configurată după anumite standarde, a cărei funcţionalitate principală este de a facilita publicarea în mediul Web. Fiecare dintre cele două descrieri permite interpretarea unei aplicaţii ca un subset al celeilalte. Dar diferenţierea apare din perspectiva direcţiei pe care se focusează clientul.


Argumentaţia de mai sus are legătură cu începuturile conceptului de Content Management, când aplicaţiile de acest tip au fost ofertate ca fiind soluţii dedicate în editarea paginilor Web. Respectiv, instrumente care să permită personalului non-tehnic să creeze, editeze şi publice conţinut pe site-uri Web şi/sau portaluri intranet, fără a avea nevoie de cunoştinţe HTML, JavaScript sau alte limbaje şi fără să fie nevoit să apeleze la personal tehnic specializat. Prin intermediul acestor soluţii, companiile puteau monitoriza şi controla accesul persoanelor care puteau genera sau modifica conţinutul publicat pe Web, stabilind clar rolul fiecărui contributor. Proliferarea acestui tip de aplicaţii, odată cu explozia Internetului, a generat o nouă suprapunere de sensuri, Content Management Systems fiind înţelese ca sinonime cu Web Content Management Systems.


Să revenim însă la suprapunerile şi diferenţele dintre aplicaţiile DM şi CM. La capitolul similarităţi, ambele sisteme adresează nevoia de creare a unui mediu pentru stocarea şi accesarea eficientă a conţinutului. Aşa cum menţionam, arhitectura de bază este, în linii mari, aceeaşi, ambele soluţii oferă posibilitatea gestionării pe mai multe niveluri a informaţiei şi ambele lucrează pe modelul bazelor de date, furnizând prin intermediul metatag-urilor acces la conţinut. Diferenţa apare atunci când se ia în calcul nevoia căreia trebuie să-i răspundă: aplicaţiile DM creează un sistem proprietar, al căror scop este de a asigura un control şi o securitate sporite asupra informaţiei gestionate, nefiind focalizate pe publicare, ci mai mult pe gestionarea ciclului de viaţă al informaţiei, pe când CM este mai mult focusat pe a oferi posibilitatea reutilizării multiple a unui document, nu obligatoriu în format integral, ci şi sub formă de fragmente.


Aminteam securitatea – şi ea este considerată un factor diferenţiator de către specialişti. Evident, şi în cazul soluţiilor de CM, securitatea este o cerinţă vitală, dar impune o altfel de abordare, un control mai dinamic şi instrumente adaptate cerinţelor specifice acestui mediu (cum ar fi Digital Asset Management Systems). În timp ce, în cazul aplicaţiilor de DM, securitatea este un aspect strâns legat şi influenţat de integritatea organizaţiei, de prevederile legale şi de cererile de complianţă cu anumite standarde. Apoi, o altă diferenţă apare la nivelul gestiunii ciclului de viaţă al informaţiei. Care se realizează oarecum diferit în cele două sisteme, mediul on-line impunând un mod mult mai dinamic de intervenţie şi gestionare.


Conţinutul face diferenţa

Evident că există voci, avizate, şi argumente, pertinente, care susţin şi demonstrează că „diferenţele subtile“ enumerate mai sus nu sunt valabile şi că, atât sistemele de Document Management, cât şi cele de Content Management au funcţionalităţi perfect identice. Criticii de genul acesta recunosc un unic element diferenţiator: tipul de informaţie/conţinut gestionat.


Astfel, în cazul aplicaţiilor de Document Management, soluţiile sunt astfel proiectate încât să lucreze majoritar cu conţinut structurat şi cu formate de fişiere „consacrate“, de tipul Word, PowerPoint, Excel, PDF şi alte formate populare. Obiectivul lor primar este de a digitiza (captura) şi arhiva documentele în format electronic, urmărind şi gestionând respectivele documente de-a lungul întregii lor durate de viaţă. De altfel, foarte frecvent, acest tip de soluţii este marketat ca un instrument destinat automatizării proceselor de business şi mai puţin unul destinat editorilor.



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite