.jpg)
Academia Română a fost creată în 1866 pentru a cristaliza cele mai înalte valori intelectuale din provinciile românești într-o societate erudită menită să consolideze identitatea națională pe baza a patru componente esențiale: limbă și literatură, istorie, etnografie și cultură. La...
Dematerializarea documentelor in opinia organizatiei EAN Romania
Partenerii de afaceri, investesc importante resurse materiale si umane pentru comunicarea prin documente pe hartie. Transmiterea unei comenzi catre furnizor, obtinerea de informatii exacte privitoare la starea comenzii, transmiterea instructiunilor de transport sau a unei facturi, toate acestea consuma timp si genereaza erori prin interactiune umana. Costurile pentru un astfel de flux informational materializat (imprimat pe hartie si transmis prin posta sau fax) sunt considerabile.
Problema care apare aici in mod evident este dematerializarea documentelor! Privita simplist, aceasta ar fi rezolvata rapid prin transmiterea de documente prin posta electronica si subiectul ar fi rapid inchis. Lucrurile stau insa cu totul altfel, de aceea, in prezentarea de fata ne propunem atingerea unor puncte cheie in intelegerea procesului de dematerializare a documentelor.
I. Evolutia schimbului de documente in format electronic
A. Electronic Data Interchange - EDI
In perioada de inceput a schimburilor electronice de date, informatia era schimbata bilateral, cu fiecare partener in parte, companiile trebuind sa lucreze cu protocoale de comunicatie diferite, conexiuni diferite si forme diferite ale aceluiasi document. Putem usor sa ne imaginam ca metoda schimbului prin conventii bilaterale era imposibil de implementat cu un numar mare de parteneri in conditiile unor costuri rezonabile.
Consecinta esecului schimbului bilateral a fost initierea unui proiect indraznet la nivel international numit EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport), care si-a propus realizarea de documente standard in scopul eliminarii diferentelor dintre companii, presupunandu-se ca astfel se va facilita schimbul de documente in format electronic. Mesajul standard EDI a devenit foarte generic, iar grupurile de parteneri de afaceri au fost nevoite sa proiecteze standarde "pe masura" pentru schimburile de documente. Diversitatea structurii documentelor persista intre grupuri care operau pe aceleasi piete.
Atunci cand diversitatea apare in comunicarea documentelor intre companii, acestea sunt fortate sa aiba specialisti IT care sa gandeasca si sa implementeze solutii pentru crearea de punti intre documentele in formatul intern si cele ale diversilor parteneri de afaceri. In plus, EDI nu este usor lizibil si genereaza necesitatea unor specialisti dedicati. In consecinta, numai companiile mari au adoptat EDI, companiile mici continuand sa utilizeze comunicatiile fax ce fac imposibil schimbul de date fara interventie umana.
Problema diferentelor intre protocoalele de comunicatii a fost rezolvata cu mai multa usurinta prin aparitia EDI VANs (Value Added Networks) - retele cu valoare adaugata pentru EDI. Aceste retele centralizeaza toate comunicatiile, se ocupa de routarea mesajelor si rezolva problemele legate de diferentele de protocol de comunicatie intre diversii parteneri. Companiile trebuie sa administreze o singura legatura: legatura catre VAN-ul lor. VAN-urile au conventii de interconectare, astfel incat doi parteneri aflati in retele diferite sa poata comunica. Totusi, operatorii de VAN taxeaza destul de piperat per byte-ul tranferat prin reteaua lor. Aceasta politica de tarifare la trafic putea fi justificata in trecut; noile tehnologii, cum ar fi Internet-ul, fac posibila folosirea schimbului de documente intr-o maniera nerestrictiva din punct de vedere al costurilor si accesibilitatii.
B. Retele, standarde si produse noi
Emergenta Internet-ului a oferit utilizatorilor un acces facil la datele electronice tranzitate. Comparate cu EDI-VAN, aceste retele IP sunt flexibile, usor de utilizat si intretinut, rapide si ieftine. De aceea, Internet-ul inlocuieste gradual VAN-urile si ofera oportunitatea atat companiilor mici si mijlocii sa acceseze, cat si persoanelor private sa schimbe date in format electronic.
Odata cu diminuarea drastica a pretului comunicatiilor, a aparut un nou standard pentru descrierea structurii documentelor: XML (eXtensible Mark-up Language). Principalele avantaje ale XML fata de EDI in structurarea documentelor sunt inteligibilitatea atat pentru om cat si pentru masina si usurinta cu care utilizatorul poate prelua datele in sistemul propriu (prin intermediul schemelor dinamice ale XML). Noi tehnologii ca SOAP, contribuie alaturi de Internet si XML la o coborire semnificativa a stachetei catre accesul la un sistem integrat de schimb de date.
Astazi, exista multe moduri de a schimba date in format electronic. Sunt utilizate retele diferite (VAN, Internet) cu o varietate de protocoale de comunicatii (HTTP(S), OFTP, X400, X25) si un mare numar de formate de fisier (ASCII, XML, formate proprietar, etc.).
In peisajul afacerilor contemporane exista asadar o mare varietate de solutii de conectare bazate pe tehnologiile mentionate mai sus. Pentru fiecare companie cu care o alta companie doreste sa promoveze e-commerce, se va investi mult timp in acordarea sistemelor (mapare), iar solutia nu este replicabila in alta situatie. Acest mod rigid de comunicare a inspirat multe companii de software sa dezvolte produse.
Problemele produselor
Mapping - este actiunea care trebuie efectuata ori de cate ori apare in peisaj un nou partener cu care merita sa se faca schimb electronic de date. Desi exista produse specializate in acest sens, se consuma un timp important pentru a acorda doua fisiere. Pentru a prelua semantica fiecarui camp din documentul sursa in scopul acordarii sale cu campul potrivit din documentul destinatie sunt necesare mai multe intalniri si zile de lucru. Astfel, daca o companie doreste sa promoveze e-commerce cu un partener, chiar utilizand un produs specializat, cheltuieste cateva mii de Euro.
Securitatea datelor - este imperios necesara, avand in vedere faptul ca informatia este strict confidentiala (info finaciare, info competitive). Este, asadar, necesara o echipa de specialisti in securitatea datelor pentru a porni linistit la drum in schimbul de documente electronice.
Gazduirea serviciului - Odata mapping-ul terminat, este absolut necesar ca acest translator sa strajuiasca 24/7 conexiunea la retea (Internet sau VAN) de preferinta cu acces redundant prin mai multi ISP. Iarasi, echipa de administratori si costuri relativ mari pentru mentinerea infrastructurii.
Costurile mari generate de problemele enumerate mai sus fac prohibitiv accesul la integrare al companiilor mai mici. Companiile ce nu sunt integrabile cresc costurile de administrare pentru toti partenerii care doresc sa faca afaceri cu ele.
C.Solutia optima - Modelul ASP
Asa cum am mentionat mai sus, exista dezavantaje in modul in care datele sunt schimbate prin mediile electronice in prezent.
Modelul ASP (Appication Service Provider) introduce o economie substantiala prin preluarea in outsourcing a costurilor de instalare, gazduire, mentenanta si securitate a datelor. Platformele ASP profesionale multiprotocol, multiformat, auto-mapping, generice, deschise, ieftine si sigure pot fi asigurate numai de operatori care preiau toate functiile care, in modelul clasic de e-business, cadeau in sarcina fiecarei parti participante. Un exemplu, este serviciul TECNET® operat de COMTEC NET in Romania (www.comtec.ro).
II. Cadrul legal la nivel european si national privitor la schimbul electronic de documente.
Documentele cu regim special au nevoie de un cadru legal adecvat pentru dematerializare. La nivelul CE a fost adoptata directiva no 2001/115/CE care permite modernizarea procedurilor de facturare a agentilor economici, in relatiile lor de afaceri, prin transmiterea facturilor prin mijloace electronice conforme cu normele de securizare: semnatura electronica avansata si EDI.
In Romania, au intrat deja in vigoare legile de baza in domeniu, lasand liber drumul implementarii pe scara larga a tehnologiilor informatice. Legea semnaturii electronice si Legea activitatilor electronice notariale fac posibila semnarea electronica a oricarui inscris, iar Legea comertului electronic si Legea privind marca temporala fac posibile tranzactiile in format digital.
Dematerializarea documentelor cu regim special va fi posibila dupa promulgarea Legii arhivarii electronice, care va indica regulile de stocare securizata a documentelor in format electronic. Dupa acest moment, piata industriei IT din Romania va putea trece la dezvoltarea de solutii care sa permita transferul administratiei publice catre tehnologii "paperless". Pentru operatiunile B2G (Business-to-Government), va fi necesara elaborarea unei Legi a facturii electronice care poate constitui un pas indraznet catre contabilitatea digitala.
TECNET®, serviciul de care beneficiaza astazi comunitatea EAN ROMANIA, isi propune sa devina un serviciu ASP all-to-all, professional, autorizat de ministerul de finante pentru procesarea si stocarea documentelor cu regim special.
Parerea ta conteaza: 
Info World punctează în programele de finanţare ale Comisiei Europene
