Revista >> Iunie 2010 [Nr. 126] >> Managerial tools

Managementul configuraţiilor în proiecte IT

Luiza Sandu

24 Iunie 2010

Managementul configuraţiilor identifică, urmăreşte şi protejează livrabilele proiectului, fiind un proces la fel de important atunci când este aplicat documentelor proiectelor sau oricărui alt livrabil de proiect. Managementul configuraţiilor este parte integrantă a controlului calităţii, întrucât, fără această componentă managerul de proiect nu ar şti care este ultima versiune a fiecărui livrabil din cadrul proiectului.

Obiectivul acestui proces este de a asigura în mod organizat, controlat accesul la livrabilele din proiect. Acesta include nu numai urmărirea versiunilor livrabilelor (documente, fişiere sursă etc.), ci şi managementul schimbărilor. Managementul configuraţiei poate fi aplicat pentru asigurarea şi menţinerea calităţii.

Astfel, sunt păstrate evidenţe privind toate livrabilele proiectului din momentul în care ele au fost verificate din punct de vedere al calităţii, se controlează accesul la ele şi se menţin înregistrări privind stadiul în care ele se găsesc.

Planul de management al configuraţiilor face parte din Planul de Calitate al Proiectului. Este foarte important să se poată verifica şi controla diferitele versiuni ale fiecărui livrabil. Un livrabil care face parte din referinţa proiectului poate fi modificat numai în urma unui proces oficial de control al schimbării. În momentul în care un livrabil a fost aprobat, versiunea lui nu va mai fi niciodată modificată. Dacă este necesară o modificare a unui livrabil aprobat, atunci se va crea o nouă versiune a livrabilului, care va cuprinde modificarea făcută. De asemenea, se vor păstra informaţiile referitoare la motivul care a dus la realizarea unei noi versiuni a livrabilului.

Managementul Configuraţiilor acoperă mai multe funcţii:

• identifică sub-livrabilele individuale ale sistemului final
• identifică acele livrabile de care va fi nevoie pentru a produce alte livrabile
• stabileşte un sistem de codare care va identifica în mod unic fiecare livrabil în parte
• identifică responsabilul pentru fiecare versiune a unui livrabil
• identifică persoana căreia i-a fost delegată sarcina de a crea sau modifica versiunea unui livrabil
• înregistrează, monitorizează şi raportează stadiul curent al fiecărui livrabil
• păstrează toată documentaţia produsă pe parcursul ciclului de realizare a unui livrabil
• păstrează originalele livrabilelor realizate
• emite proceduri de asigurare a siguranţei şi securităţii livrabilelor şi a controlului accesului la livrabile
• distribuie copii ale tuturor livrabilelor şi păstrează informaţii referitor la cei care au primit o astfel de copie
• păstrează înregistrarea relaţiilor dintre livrabile, astfel încât niciun livrabil să nu fie schimbat fără posibilitatea verificării impactului posibil asupra livrabilelor cu care el relaţionează
• administrează schimbarea pentru toate livrabilele
• stabileşte referinţele livrabilelor
• realizează audituri de configuraţie.

Administraţia publică şi managementul configuraţiilor

În administraţia publică locală, până acum câţiva ani, majoritatea proiectelor au constat în achiziţia de hardware şi software standard (cca 60%). Acest fapt tinde, în prezent, să se schimbe, iar proiectele de soluţii software sau chiar de sisteme integrate câştigă teren în faţa proiectelor de achiziţii de produse. Cele mai des întâlnite proiecte în administraţia publică locală sunt cele de implementare a aplicaţiilor GIS şi a portalurilor pentru instituţiile administraţiei publice locale.

În acest context, existenţa şi aplicarea unei metodologii de management de proiect în implementarea proiectelor din administraţia publică locală devine vitală pentru succesul acestor proiecte şi pentru atingerea obiectivelor instituţiei.

În cadrul proiectelor IT&C derulate în cadrul administraţiei publice locale apar mai multe probleme care vizează şi partea de management al configuraţiilor: întârzierea finalizării proiectelor, creşterea costurilor de implementare ale proiectelor, nerealizarea unor livrabile ale proiectelor sau întârzierea lor, nerespectarea standardului de calitate pentru livrabile, nerespectarea (parţială sau totală) a cerinţelor utilizatorilor, diminuarea gradului de încredere în capacitatea de livrare a furnizorului.

Cauzele care produc aceste probleme sunt în general următoarele:

• deşi este acceptat de marea majoritate a intervievaţilor că existenţa unei proceduri scrise care să documenteze exact toate elementele unei schimbări este perfect justificată, în foarte multe cazuri procedura de control a schimbărilor nu este cunoscută sau nu este utilizată în cadrul proiectelor
• nu sunt cunoscute toate componentele proiectului pentru care se aplică managementul schimbării
• nu este clar definită autoritatea care ar trebui să aprobe implementarea unor schimbări în cadrul proiectului
• nu sunt cunoscute avantajele şi riscurile pentru diferitele abordări în implementarea schimbărilor pe parcursul ciclului de viaţă a proiectului.