Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Managementul achiziţiilor într-un proiect

17 Septembrie 2010



Managementul achiziţiilor într-un proiect se referă la totalitatea procedurilor utilizate pentru a cumpăra, dintr-o sursă externă proiectului, bunurile şi serviciile necesare pentru desfăşurarea proiectului. Punctual, se referă la vânzători şi furnizori, şi nu la alte organizaţii interne din cadrul companiei.

Managerii de proiect trebuie să aibă cunoştinţe în acest domeniu, în care vor contribui cu intrări. Totuşi, în multe şi, poate, în majoritatea companiilor, managerii de proiect nu coordonează achiziţiile. În mod normal, managerul de proiect nu are autoritatea de a negocia contracte în numele companiei şi nu i se cere să le administreze după ce intră în vigoare. De obicei, aceste procese sunt coordonate de către Departamentul de Achiziţii.


PMBOK (Project Management Body of Knowledge – unul dintre cele mai cunoscute modele de management de proiect) descrie şase procese în cadrul Managementului Achiziţiilor în proiecte:


1. Planificarea achiziţiilor este procesul de identificare a elementelor ce trebuie achiziţionate şi a momentelor în care ele sunt necesare. De obicei, managerul de proiect coordonează acest proces, din moment ce Departamentul de Achiziţii nu va şti nevoile fiecărei echipe de proiect în parte. În acest proces, echipa de proiect decide dacă va construi sau cumpăra un bun sau serviciu necesar proiectului.


2. Planificarea contractării este procesul de formulare a cerinţelor pentru toate produsele şi serviciile necesare echipei de proiect. Echipa de proiect trebuie să execute această activitate. De asemenea, trebuie identificate companiile care pot furniza respectivele produse şi servicii. Majoritatea proiectelor nu necesită produse şi servicii unice. De obicei, şi alte proiecte au utilizat produse şi servicii similare în trecut. Dacă este aşa, există aproape sigur o listă a companiilor care pot furniza obiectele necesare. De obicei, aceasta se aplică în cazul contractelor încheiate pentru resurse, consumabile, hardware etc.


3. Solicitarea de oferte. Dacă nu sunt identificate companiile disponibile pentru furnizarea produsului sau serviciului de care este nevoie, va trebui să fie parcurs procesul de Solicitare de Oferte. Deşi echipa de proiect se ocupă de o bună a parte a activităţilor procesului de Solicitare de Oferte, Departamentul de Achiziţii este cel care coordonează, de obicei, procesul.


4. Selecţia furnizorilor este procesul de alegere efectivă a vânzătorului care va furniza produsul sau serviciul. Din nou, echipa de proiect poate lua decizia finală de selecţie, dar Departamentul de Achiziţii este cel care, de obicei, defineşte întregul proces. În unele companii, Departamentul de Achiziţii poate lua, de fapt, decizia finală, în baza opiniilor echipei de proiect. Majoritatea companiilor evită să se angajeze în relaţii contractuale de natură legală în baza expertizei managerului de proiect.
În mod normal, companiile au nevoie de Departamentul de Achiziţii şi, poate, de cel Juridic pentru a coordona procesele de selecţie a furnizorilor şi de negociere a contractelor.


5. Administrarea contractului este procesul de management al relaţiei cu furnizorul contractat. Managerul de proiect poate lucra zilnic cu managerul de cont al vânzătorului, dar, întotdeauna, în limitele relaţiei contractuale. Dacă apar nevoi de schimbare a relaţiei contractuale, Departamentele de Achiziţii şi Juridic vor fi probabil responsabile să le opereze.


6. Încheierea contractului apare dacă relaţia contractuală a existat doar pe durata proiectului. Dacă, de exemplu, contractul prevedea furnizarea de materii prime pentru un anumit proiect, atunci, probabil, contractul se va încheia după finalizarea proiectului. Dacă se achiziţionează şi alte produse de la furnizor, relaţia poate fi permanentă. În cazul contractelor care se încheie odată cu proiectul, de obicei, Departamentul de Achiziţii supraveghează plăţile finale şi încheie, în mod formal, contractul. Echipa de proiect va fi implicată pentru a se asigura că lucrarea contractată a fost finalizată integral şi pentru a se colecta feedback pe marginea relaţiei cu furnizorul. (Sursa: TenStep)



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite