Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Este necesar un proiect pilot la implementarea unui ERP?

17 Septembrie 2010



Implementarea unui ERP este un proces costisitor pentru orice companie atât în termeni de bani cât şi de stres în organizaţie. Chiar dacă valoarea proiectelor locale este încă mică faţă de proiectul de 1 miliard USD ratat la US Navy, riscurile sunt la fel de îngrijorătoare.

Implementarea unui ERP este o cale extrem de complexă parcursă diferit de fiecare vendor şi beneficiar. Indiferent de metodologie, există însă câteva elemente comune prin respectarea cărora finalizarea în bune condiţii a proiectului este, dacă nu garantată, măcar mai previzibilă.


Printre aceste elemente se află fragmentarea proiectului pe etape uşor de administrat, stabilirea de obiective măsurabile pe termen scurt şi derularea unui proiect pilot. Cu cât valoarea şi complexitatea proiectului sunt mai mari, cu atât creşte importanţa acordată acestor aspecte. În funcţie de soluţia ERP, metodologia implementatorului şi experienţa echipei de proiect, pentru derularea unui proiect pilot, unele companii aleg procesele simple, altele pe cele critice. Îndiferent de abordare, scopul pilot-ului trebuie să fie demonstrarea beneficiilor obţinute şi experiementarea reală a lucrului cu aplicaţia.


Necesar sau opţional?
Practica arată că nu în toate proiectele se desfăşoară însă un proiect pilot. Se pune astfel întrebarea dacă această etapă este necesară în mod real sau când este indispensabilă şi în ce situaţii poate fi opţională? În urma unei anchete realizate de Market Watch, am aflat că majoritatea vendorilor recomandă o astfel de etapă însă nu o consideră obligatorie şi nu o impun clienţilor.


„Metodologia pe care o aplicăm în implementarea Charisma ERP recomandă, susţine, dar nu obligă realizarea unui faze pilot înainte de “go live”. Recomandăm o astfel de abordare pentru a minimiza riscurile operaţionale (şi nu numai) odată lansata live soluţia. Scopul, alături de testare, este de a maximiza rata de succes prin identificarea şi eliminarea deficienţelor într-un mediu cât mai apropiat de cel productiv. Proiectul/faza pilot se recomandă în funcţie de complexitatea şi de tipul de business al companiei client. Exemplul cel mai elocvent este cel al companiilor ce urmăresc procese în timp real“ ne-a declarat Octavian Ichim, Charisma ERP Implementation Director, TotalSoft(foto stanga). Alte păreri susţin că nu este necesar un proiect pilot dacă sistemul ERP este bine poziţionat pe o verticală de piaţă. „Un proiect pilot poate fi necesar dacă se identifică în cadrul unei analize în cadrul unei companii situaţii de activitate specifice pentru care trebuie propuse una sau mai multe soluţii de modelare. De asemenea, în situaţia intrării pe un segment nou de piaţă, pe o activitate nouă pentru care sistemul ERP nu a fost încă implementat poate apărea necesitatea derulării unui proiect pilot,” afirmă Iulia Dunca, Chief National Business Officer EBS Romania(foto dreapta).


Element critic în proiectele complexe
Majoritatea participanţilor la ancheta Market Watch au evidenţiat necesitatea derulării unui pilot în cadrul proiectelor complexe derulate la companii cu locaţii multiple sau care urmăresc procese în timp real. „După părerea mea, un proiect pilot este în mod real necesar în anumite situaţii: când există mai multe site-uri fie cu distribuire locală sau regională, când nucleul de business este comun pentru mai multe companii parte dintr-un grup sau când există cerinţe de centralizare la nivelul grupului/ companiei. Mecanismul de implementare în situaţiile de mai sus ar trebui să fie uşurat/ mai eficient în acest caz; se implementează pilotul şi ulterior se face roll-out în diverse alte locaţii. Avantajul fiind că se sare peste anumite etape ale implementării (acestea nu se mai repetă pentru fiecare implementare în parte: analiză, design pentru parţile comune de business etc.“, este de părere Raluca Komartin, Managing Director, LLP România.


Scopul principal al derulării unui proiect pilot îl reprezintă validarea proceselor de business în cadrul aplicaţiei şi experimentarea lucrului cu aplicaţie, care poate fi un demers nou pe mulţi angajaţi sau companii. „Scopul unui prototip este acela de a familiariza clientul cu noua aplicaţie. Totodată pentru soluţiile ERP consacrate (out-of-the-box), pilotul are rolul de a culege date legate de fluxul de business actual (AS IS) şi rolul de a descrie fluxurile de business Out-of-the-box. Finalitatea este aceea de a descrie procesele de business ce vor fi implementate de noul sistem (TO BE) şi identificarea diferenţelor faţă de standard”, afirmă Cezar Golumbeanu, President of the Board Novensys. Totuşi, gama de obiective pe care un proiect pilot o poate atinge este foarte largă şi ţine de strategia fiecărei companii. Există diferenţe de abordare şi în ceea ce priveşte procesele interne pe care trebuie mapat un proiect pilot. Majoritatea specialiştilor recomandă în primul rând procesele din categoria ,,mission critical,, deoarece acestea induc cele mai mari riscuri în cadrul proiectului de implementare.


Costuri şi bugetare
Un aspect important în abordarea unui pilot îl reprezintă şi costurile. Acestea există, atât prin resursele umane implicate cât şi prin timpul adăugat implementării. Costurile sunt greu de cuantificat şi, în general, sunt bugetate din faza de planificare. Totuşi aceste costuri pot fi recuperate rapid prin beneficiile livrate în bunul mers al proiectului de implementare. „În general, pilotul se bugetează la momentul definirii scopului proiectului şi aduce costuri specifice. Însă, per întreg proiectul, cu siguranţă investiţia va fi recuperată, costurile totale putând fi chiar mai mici. Din punct de vedere al timpului, un proiect pilot aduce beneficii prin micşorarea perioadei de stabilizare şi fine tuning. Mai mult, aduce beneficii prin experienţa reală şi proba fiabilităţii vis-a-vis de aşteptările tuturor parţilor implicate în proiect” consideră Octavian Ichim. În cazul Novensys/Oracle ,,abordarea bazată pe prototip nu aduce costuri suplimentare iar extensia de timp este minimală. Trebuie înţeles faptul că o astfel de abordare reduce semnificativ riscul de acceptare de către viitorii utilizatori ai aplicaţiei precum şi o mai rapidă adaptare a sistemului la schimbarea mediul de afaceri” afirmă Cezar Golumbeanu. Costurile unui proiect pilot pot fi privite distinct de procesul de implementare al unui sistem ERP sau pot face parte din procesul de implementare, acest lucru depinde de înţelegerile contractuale.


Ce oferă în cele din urmă un proiect pilot în cadrul implementării unui ERP? În mod evident scopul final este reducerea costurilor şi a timpului de implementare. „Un proiect pilot aduce informaţii detaliate cu privire la modelarea cu ajutorul sistemului ERP a activităţii unei companii atât din punct de vedere al proceselor de bază cât şi din punct de vedere al proceselor specifice activităţii. Concluziile principale în urma derulării unui proiect pilot trebuie să fie dacă sistemul ERP este potrivit pentru companie şi dacă implementarea acestuia aduce beneficiile aşteptate,” consideră Iulia Dunca.


Stare de fapt
Având în vedere premisele derulării unui pilot în cadrul unei implementări ERP aşa cum au fost amintite anterior, pe piaţa locală procentul cazurilor în care un astfel de proiect a fost executate diferă de la un vendor la altul. Astfel, dacă pentru proiectele de Oracle Business Suite derulate de Novensys (primul Certified Partner Oracle Siebel CRM din Romania) şi Charisma Enterprise (ambele aplicaţii poziţionate ca Tier 1, dedicate companiilor mari) au fost menţionate procente de 90% şi respective 50% în restul situaţiilor (aplicaţii Tier 2, pentru companii medii) se vorbeşte de 10-20%.


Proiectul pilot aduce experienţă reală dar în sensul validării proceselor de business, că verificarea adiţională, peste perioada de testare, şi beneficii precum rafinarea proceselor modelate în aplicaţie înainte de “go live”. Uneori este identificat ca roll out iniţial al sistemului în mediul productiv. - TOTALSOFT



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite