Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

E fezabilă pre-definirea fluxurilor de lucru în administraţia publică?

17 Septembrie 2010



Mai particular sectorului afacerilor şi al managementului organizaţiilor, fluxul de lucru este definit ca reprezentând automatizarea, în parte sau în totalitate, a unui proces de afaceri în care documente, informaţii şi sarcini sunt vehiculate între participanţi în vederea procesării, conform unui set de reguli de procedură. E posibilă sau fezabilă, însă, pre-definirea/definirea fluxurilor de lucru în administraţia publică?


Adrian Bucura, Şef Serviciu Informatică, Primăria Sibiu, spune că este absolut posibilă pentru cea mai mare parte a fluxurilor de lucru, adăugând: „Cred că în această implementare totul ţine de simţul organizatoric al celor care fac definirea. Administraţia publică funcţionează de sute de ani într-o formă sau alta. Fluxuri de lucru există, dar nu sunt statutate ca atare. Probleme identice se rezolvă similar în orice primărie sau Consiliu Judeţean. Nu văd nici o greutate în a defini 70% din fluxurile de lucru dintr-o primărie. Noi nu am realizat definirea fluxurilor de lucru, dar nici munca de informatizare a primăriei nu s-a terminat”.


Gabriela Vlad, Şef Şerviciul Informatic, Primăria Municipiului Braşov, precizează că trebuie discutat, în primul rând, despre instituirea unor fluxuri de lucru bine definite şi apoi despre pre-definirea/automatizarea acestora.
„Vorbind despre fluxurile de lucru ca fiind procese şi proceduri, nicio instituţie nu seamănă cu alta, chiar dacă obiectul de activitate este acelaşi. Un rol important îl are cultura organizaţională, care se referă la tot ceea ce înseamnă standarde colective de gândire, atitudini, valori, convingeri, norme şi procese care există într-o organizaţie”, spune Gabriela Vlad.


Nici în primăria Zalău nu s-a realizat definirea fluxurilor de lucru. „Deşi încă din anul 2004 s-a discutat despre o aplicaţie de management de proces, care să gestioneze toate fluxurile de lucru din primărie, ideea a murit din faşă. Anul acesta, s-a revenit la această idee, dar cu criza...”, spune Violeta Conde, şef Biroul Tehnologia Informaţiei, Primăria Municipiului Zalău.


Silvia Baciu, Şef Birou Informatică, Primăria Municipiului Alba Iulia, ne-a spus că de anul acesta în primărie se implementează un proiect ce cuprinde o componentă de management de documente şi workflow.


„În sistemul de Document management pe care îl folosim la ora actuală nu am implementat un sistem de fluxuri de lucru predefinite. Toţi utilizatorii care fac circulaţie de documente au fost instruiţi şi cunosc traseele pe care trebuie să le urmeze fiecare tip de document standard. Atunci când o autoritate (primar, viceprimar) doreşte ca un document să aibă un alt parcurs sau un anume parcurs, programul poate face acest lucru cu uşurinţă. Experienţa de până acum ne spune că o combinaţie dintre fluxuri de lucru predefinite (doar pentru documente standard) şi posibilitatea de a transmite aleator orice document ar putea fi cheia succesului”, crede Adrian Bucura.


Alin Niţă, director general FivePlus Solutions, menţionează că fluxurile de lucru se pot defini destul de clar în cadrul organigramei şi a structurilor componente: „Dacă se lucrează fără suportul unor soluţii informatice, fluxurile de lucru pot fi alterate din eroare umană sau din dispoziţii ad-hoc, deci definirea fluxului este lovită de aleatorismul punerii în practică. În acest caz, pre-definirea fluxurilor de lucru este posibilă, dar nu e fezabilă. Dacă se lucrează electronic, cu soluţii informatice care pot gestiona fluxul de lucru, iniţial configurat/implementat în structura respectivă, considerăm posibilă, utilă şi fezabilă pre-definirea fluxurilor de lucru”.


Din experienţa companiei Integrisoft, fluxurile pot fi pre-definite în proporţie foarte mare la nivel de instituţie (>80%). „Dacă e vorba de pre-definirea fluxurilor de lucru pentru toată administraţia publică, nu cred că ar fi foarte fezabil (în primul rând, nu corespunde organigrama), iar dacă ar putea fi identificat un flux cât de cât comun, procentul în care s-ar adeveri fluxul fără modificări ar fi totuşi mic, sub 50%”, precizează Florian Simionescu, manager Integrisoft.


Bogdan Rusu, Presales Specialist SAP Romania, aminteşte faptul că în ziua de azi sectorul public întâmpină o varietate de provocări, incluzând aici nevoia eficientizării organizaţiei, minimizarea riscurilor, punerea în aplicare a legislaţiei şi reducerea complexităţii proceselor interne (debirocratizării).


„În cele mai multe instituţii din administraţia publică fluxurile de aprobare, spre exemplu, nu sunt atât de bine gestionate şi reprezintă aria principală unde pot fi implementate îmbunătăţiri şi eficientizări ale activităţilor. Conceptul de Business Process Management (BPM) se referă la automatizarea activităţilor manuale şi a fluxurilor interne de lucru. BPM în sectorul public se transpune în mai multe forme şi poate include fluxurile interne specifice administraţiei publice, relaţia cu cetăţenii, dezvoltarea economică, managementul cazurilor centrate pentru situaţii de urgenţă, suportul necesar pentru asigurarea conformităţii cu legislaţia locală şi internaţională”, subliniază Bogdan Rusu.



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite