Revista >> Septembrie 2010 [Nr. 128] >> Administratie publica

E fezabilă pre-definirea fluxurilor de lucru în administraţia publică?

Luiza Sandu

17 Septembrie 2010

Definirea fluxurilor de lucru – un proces complicat?
Definirea fluxurilor de lucru pentru administraţia publică nu se realizează greu, dacă se abordează corect şi organizat.

„Din nou, apelez la conceptul de cultură organizaţională şi la standardele de calitate implementate în instituţie. Primul pas este definirea necesităţii, a nevoii de standardizare şi procedurare. Apoi este important să fie alocată resursa umană specializată care să efectueze etapa de analiză. Se definesc activităţile pentru realizarea cărora se impune implementarea unor fluxuri de lucru, se stabilesc sarcinile incluse în cadrul fluxului, a aplicaţiilor şi apoi se alocă documentele în cadrul sistemelor/subsistemelor informatice”, explică Gabriela Vlad.

Managerul Integrisoft crede că fluxurile de lucru sunt destul de greu de definit: „Instituţiile nu ştiu nici ele foarte exact circuitul, de cele mai multe ori. Nu există o analiză (internă sau externă) pentru a standardiza şi optimiza fluxurile, cineva care să aibă o viziune de ansamblu, pe care să o pună în practică şi să o urmărească. Cred că ar trebui să se studieze fluxurile reale, după definirea şi practicarea acestora timp de câteva luni, şi luarea unor măsuri de optimizare pe baza buclei de feedback, în anumite puncte cheie”.

Alin Niţă crede că greutatea în definirea fluxurilor de lucru constă în determinarea cu care conducătorul instituţiei şi managerii subordonaţi cred în utilitatea comunicării reale şi realiste în cadrul organizaţiei.
„Dacă aceşti manageri/conducători sunt determinaţi, ei vor sprijini prin decizii şi resurse umane definirea fluxurilor de lucru şi, apoi, respectarea lor. Utilizarea aplicaţiilor în care fluxurile de lucru au fost deja implementate reduce riscurile ca fluxurile să nu fie respectate, respectiv să se ajungă la disfuncţionalităţi în structurile respective”, precizează Alin Niţă.

Cum pot fi evitate erorile/întârzierile?
Un prim criteriu, definitoriu din punctul de vedere al lui Adrian Bucura, este calitatea oamenilor: „Indiferent însă de aceasta, personalul trebuie instruit de cel puţin două ori pe an şi responsabilizat atât de importanţa muncii pe care o desfăşoară, cât şi de consecinţele care pot apărea din întârzierea unui răspuns”.

În general, erorile pot fi procedurale sau umane. Acestea pot fi evitate prin definirea corespunzătoare a etapei de analiză şi asumarea răspunderii de către fiecare utilizator al fluxului respectiv în rezolvarea sarcinii (înregistrare, avizare sau control) în termenii stabiliţi prin procedură. Un flux predefinit elimină posibilitatea alocării unei sarcini sau document pentru rezolvare sau avizare către o persoană fără competenţe în acest sens.

„Mai pot apărea probleme legate de fluxurile de lucru din cauza disponibilizărilor din administraţia publică. Implementarea electronică a fluxurilor şi utilizarea aplicaţiilor adecvate (în care se pot reconfigura fluxurile) este o soluţie necesară în acest caz”, crede Alin Niţă.

Principalul avantaj al folosirii fluxurilor de lucru constă în creşterea eficienţei la nivelul întregii instituţii datorită standardizării proceselor, lucru care permite un control mai bun al execuţiei şi, prin urmare, un grad mai mare al calităţii serviciilor oferite. Al doilea avantaj se referă la flexibilitatea de a adapta fluxurile de lucru la nevoile în continuă schimbare ale instituţiei. Nu în ultimul rând, utilizarea fluxurilor de lucru automatizate permite rafinarea şi simplificarea proceselor prin analiza istoricului de execuţie a fluxurilor şi eliminarea etapelor care nu sunt necesare.