Revista >> Octombrie 2010 [Nr. 129] >> Managerial tools

Cum organizăm o şedinţă de proiect reuşită?

Luiza Sandu

19 Octombrie 2010

De cele mai multe ori, cuvântul „şedinţă” proiectează în mintea celor care îl aud imagini diferite. Pentru oricare dintre noi, o şedinţă poate fi plictisitoare, lungă, inutilă, enervantă, mai puţin utilă, interesantă, motivantă. Cu toate acestea, şedinţele sunt necesare, iar când e vorba de un domeniu complex precum managementul de proiect, sunt chiar obligatorii.

Rolul unei şedinţe de proiect este de a optimiza fluxul de activităţi, de a monitoriza rezultatelor activităţilor, de a îmbunătăţi şi consolida relaţiile de colaborare în cadrul echipei sau a companiei, de a optimiza comunicarea organizaţională.

Şase sfaturi pentru derularea unei şedinţe eficiente de proiect

Ca manager de proiect trebuie să vă asiguraţi că aţi alocat responsabilităţile în cadrul proiectului persoanelor potrivite. Veţi dori să ştiţi dacă proiectul progresează în ritmul aşteptat şi că eventualele probleme pot fi rezolvate. Organizarea unor şedinţe de proiect e una dintre cele mai simple modalităţi de a face acest lucru. Dar, cum vă asiguraţi că aceste întâlniri/şedinţe sunt eficiente?

1. Stabiliţi obiectivele

Aţi participat cu siguranţă la şedinţe care v-au furat ore bune din viaţă, fără să se concretizeze nimic. Învăţaţi din experienţele anterioare şi, înainte de a stabili agenda altor oameni din subordine, asiguraţi-vă că aţi fixat clar obiectivele.

2. Stabiliţi o agendă

Faceţi acest lucru din timp, cu una, două zile, o săptămână înainte de întâlnirea propriu-zisă, nu cu 30 de minute înainte. Întâlnirile fără o ordine de zi clară durează mai mult. Stabiliţi durata discuţiei pentru fiecare temă şi elementele pe care doriţi să le aflaţi sau analizaţi.

În timpul şedinţei stabiliţi durate fixe pentru luările de cuvânt şi evitaţi întreruperile. Când există întreruperi frecvente, când toţi participanţii încearcă simultan să participe la discuţii, şedinţa se prelungeşte.

3. Renunţaţi la maldărele de hârtii

Şedinţele de proiect sunt o formă de analiză a rezultatelor obţinute prin control.

Evitaţi să cereţi un munte de informaţii pe suport de hârtie, sunt un factor demotivant atât pentru dumneavoastră ca manager de proiect, cât şi pentru cei care trebuie să le furnizeze. În plus, faceţi şi risipă de resurse. Luaţi în considerare oferirea unui şablon de prezentare, care ar putea include un sistem de tip semafor: verde (dacă lucrurile merg bine), galben (există unele probleme), roşu (probleme majore).

4. În cazul unor situaţii limită, e nevoie de un as în mânecă

De regulă, şedinţele de proiect sunt organizate cu membrii echipei de bază, dar poate fi invitată la discuţii o persoană mai în vârstă, respectată de membrii echipei, cu foarte multă experienţă, care să ajute echipa în luarea unor decizii atunci când se ajunge într-un impas. Veţi evita astfel probleme inutile.

5. Confortul contează

Poate părea o banalitate, dar atunci când organizaţi astfel de şedinţe, asiguraţi-vă că participanţii la discuţie vor avea parte de condiţii propice: aer condiţionat, apă cu gheaţă, dacă e vară sau căldură şi ceai fierbinte, dacă e iarnă.

6. Începeţi şi terminaţi şedinţele la timp

Nu este nimic mai frustrant pentru membrii echipei de proiect decât să aştepte 15-20 de minute după ora programată pentru începere. Sau să numere minutele care au trecut după ce a expirat timpul alocat şedinţei.
Şedinţele de proiect se finalizează cu un raport care compară rezultatele obţinute cu rezultatele planificate şi analizează activitatea tuturor factorilor implicaţi în activităţile proiectului.