Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

E-mail management, necesitate critică pentru companii

19 Octombrie 2010



E-mail-ul a devenit în decursul ultimelor două decenii o unealtă critică de business. Cu toate acestea, nu foarte multe companii acordă importanţa cuvenită managementului eficient al mail-urilor, o necesitate devenită stringentă o dată cu creşterea volumului de mesagerie electronică în corespondenţa de afaceri.


Utilizat pentru prima oară în 1965 ca mijloc de comunicare într-un grup restrâns de cercetători, e-mail-ul este la ora actuală cel mai utilizat mijloc de comunicare în mediul businsess, cu o rată de creştere uriaşă. Dacă în 1996, volumul de e-mail-uri expediate a reuşit să depăşească pentru prima oară volumul corespondenţei livrate de serviciile poştale ale Statelor Unite, la nivelul lui 2010 AIIM (Association for Information and Image Management – autoritate internaţională în domeniul Enterprise Content Management) estimează că volumul anual de e-mail-uri expediate a depăşit pragul de 90 de miliarde.


Volumul este însă doar o faţetă a fenomenului. Viteza ridicată cu care a fost adoptat acest mod de comunicare în rândul companiilor este cea de a doua. În ultimele două deceni, o dată cu dezvoltarea explozivă a Internetului, e-mail-ul a înlocuit rapid formele tradiţionale de comunicare cu partenerii de afaceri (B2B - business-to-business), dar şi cu clienţii (business-to-consumer, B2C), precum şi metodele clasice de partajare a informaţiei şi colaborare din cadrul organizaţiei.


Cât timp ne consumă emailing-ul?

Acest fenomen cu viteză de propagare crescută a generat, la rândul lui, alte două probleme majore în mediul business din întreaga lume.


Pe de o parte este vorba de volumul de timp pe care îl alocă zilnic un angajat managementului e-mail-urilor primite în timpul programului. Conform unui studiu AIIM, realizat pe un eşantion de 1.109 respondenţi din întreaga lume şi dat publicităţii la sfârşitul anului trecut, un angajat are nevoie, în medie, de 90 de minute pe zi pentru a-şi „procesa“ toate e-mail-urile primite. (De menţionat că peste 28% din subiecţi au indicat că realizează această operaţiune şi în afara orelor de program, în weekend-uri şi în vacanţe.) Înmulţit cu 260 de zile lucrătoate pe an (fără concedii, sărbători etc.) rezultă că un angajat petrece, anual, în jur de 48 de zile (la un program de lucru de 8 ore) gestionându-şi e-mail-urile!


Acest aspect trebuie corelat cu un alt fapt şi anume că volumul de e-mail-uri primite nu este concentrat într-un anumit interval orar, de exemplu, la prima oră a programului. O bună parte dintre acestea sosesc în timpul programului de lucru, ceea ce generează întreruperi, de care trebuie ţinut cont atunci când se face un calcul scrupulos de eficienţă. Iar studiile în acest sens nu lipsesc. De exemplu, o cercetare realizată de Universitatea din California, pe un eşantion de 36 de angajaţi dintr-un birou de companie, a indicat că un angajat reuşeşte să lucreze efectiv la sarcinile care îi revin circa 11 minute până să fie întrerupt de primirea unui e-mail, de un apel telefonic sau de un coleg care îl interpelează. Iar revenirea la lucru durează aproximativ 25 de minute (28 de minute potrivit cabinetului de analiză Basex).


Rezultă deci că, în pofida faptului că reprezintă unul dintre cele mai rapide şi eficiente mijloace de comunicare pentru o companie, lucrul intensiv cu e-mail-ul este, totuşi, o problemă care afectează diect randamentul angajaţilor.


Problema regăsirii informaţiilor

O a doua problemă este generată tot de volumul mare de e-mail-uri vehiculat în mediul business. Conform unui studiu realizat în 2008 de Radicati Group, un angajat primea zilnic, în medie, un volum de e-mail-uri estimat la 18MB. Conform estimărilor Radicati, în 2011 (respectiv peste un an), volumul va ajunge la 28 MB/zi. Dacă se înmulţeşte acest volum cu aceleaşi 260 de zile lucrătoare, rezultă că, într-un an, volumul de e-mail-uri primit de un singur angajat este de 7,2 GB. Şi asta fără a ţine cont şi de e-mail-urile expediate de respectivul angajat. Dacă se ia în calcul o companie de dimensiuni medii, de exemplu, cu 100 de angajaţi, rezultă un volum total de 720 GB. În acest caz, dificultăţile cu care se confruntă o companie nu ţin de spaţiul de stocare (deşi nici acest aspect nu trebuie neglijat), ci de cum poate fi regăsită rapid o informaţie relevantă pentru respectivul business în acest volum uriaş de date.


Adoptarea ultra-rapidă a e-mail-ului în mediul de afaceri s-a făcut fără menţinerea şi/sau adaptarea metodelor şi protocoalelor specifice metodelor tradiţionale de comunicare, în format fizic, care generau automat înregistrări scrise. Înlocuirea clasicei corespondenţe de afaceri în format fizic cu corespondenţa electronică a schimbat radical modul în care o companie trebuie să gestioneze la momentul actual fluxul informaţiilor. Conform unui studiu realizat de School of Information Management and Systems de la Universitatea Berkley („How Much Information“, realizat în 2003), 93% din totalul informaţiei vehiculate în cadrul unei companii este în format electronic. Şi 70% din această informaţie nu este niciodată printată, iar 80% din informaţiile care circulă în cadrul unei organizaţii sunt informaţii nestructurate, care nu se pot regăsi în baze de date, formulare, rapoarte etc. Ori, e-mail-urile sunt principalele vehicule de transport al acestor informaţii nestructurate, care joacă un rol din ce în ce mai important în procesul decizional.


Toate aceste transformări au impus crearea şi dezvoltarea unor soluţii informate dedicate managementului şi arhivării e-mail-urilor, care să permită regăsirea cât mai rapidă a informaţiilor relevante. Pe de o parte pentru a face această informaţie cât mai rapid accesibilă pentru business, iar pe de alta pentru a răspunde nevoilor de conformitate cu reglementările şi cerinţele legislative specifice, din ce în ce mai numeroase şi mai imperative. (La acestea se adaugă şi nevoia eliminării riscurilor de securitate, inerente oricărui tip de comunicare electronică.)



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite