Revista si suplimente
MarketWatch
Inapoi Inainte

Dashboard, un business accelerator de nouă generaţie

19 Octombrie 2010



Atunci când încearcă să explice la ce este bun un dashboard, literatura de specialitate apelează inevitabil la paralela cu tabloul de bord al unei maşini. Cu alte cuvinte, dashboard-ul este instrumentul care livrează informaţiile esenţiale pentru menţinerea unei afaceri în mers, pe traiectoria dorită şi în condiţii optime. Deşi menirea tablourilor de bord este de a face viaţa mai uşoară oricărei companii, implementarea şi design-ul dashboard-urilor necesită atenţie, pentru că, dincolo de aspectul „facil“ al problemei, trebuie urmărită o strategie coerentă.

Valoarea datelor a devenit, în actualul context economic, direct proporţională cu viteza cu care acestea pot fi accesate. Într-un climat financiar dificil, cum este cel de acum, viteza cu care pot fi obţinute informaţiile vitale pentru derularea unui business, indiferent de natura şi chiar dimensiunea sa, este un element-cheie. Dacă nu al succesului, măcar al supravieţuirii într-un mediu concurenţial dinamic, în care deciziile adecvate şi conforme cu obiectivele de business trebuie luate rapid.


Un răspuns eficient la aceste necesităţi stringente ale lumii afacerilor îl reprezintă, de câţiva ani, instrumentele de suport decizional de tipul tablourilor de bord (dashboard), care răspund optim principalei cerinţe – viteza. Cu ajutorul dashboard-urilor, datele cu adevărat relevante pentru fiecare angajat dintr-o companie pot fi vizualizate de către acesta rapid.


Dar viteza nu este unicul avantaj oferit de utilizarea dashboard-urilor – calitatea informaţiilor care alcătuiesc suportul decizional este şi ea radical îmbunătăţită. Iar la aceasta nu contribuie doar actualizarea în timp real a datelor furnizate, ci întreaga arhitectură de date şi soluţii care există în spatele dashboard-urilor. Practic, tablourile de bord reprezintă doar vârful iceberg-ului, partea vizibilă a arhitecturii de date, proiectată cu ajutorul soluţiilor de colectare, analiză şi raportare a datelor. De altfel, dashboard-urile sunt tratate în literatura de specialitate ca instrumente conexe soluţiilor complexe de Business Intelligence (BI). (Acesta este şi motivul pentru care specialiştii avertizează că implementarea unui sistem de tablouri de bord în cadrul unei companii nu este un demers atât de simplu şi necostisitor cum îl prezintă unii vendori de astfel de instrumente.)


Tablouri vivante

Dincolo de aceste avertismente însă, marele merit al dashboard-urilor constă în faptul că aduce BI-ul în plan operaţional şi că oferă informaţiilor furnizate de sistemele de tipul business intelligence valoare acţionabilă directă. În plus, tablourile de bord fac BI-ul accesibil întregii companii, nu numai unui grup restrâns de utilizatori. Pentru a realiza optim acest demers, dashboard-urile valorifică avantajele comunicării vizuale, pe baza principiului „O fotografie face cât 1.000 de cuvinte“. Practic, tablourile de bord convertesc informaţiile numerice furnizate de sistemele din back-office în diagrame şi grafice colorate, conform unui cod de culori configurabil. De exemplu, valorile unui indicator de performanţă pentru un anumit proces de business pot avea următoarea segmentare cu calificativele aferente: între 1 şi 10 – bine, între 11 şi 25 – în limitele acceptabile, peste 25 – rău. Dacă valorile sunt afişate sub formă numerică, utilizatorul trebuie să raporteze fiecare valoare la intervalele amintite, pentru a putea afla calificativul. Iar dacă utilizatorul trebuie să monitorizeze mai multe serii de indicatori de performanţă, procesul începe să devină dificil, de lungă durată şi... plictisitor! (Imaginea cea mai elocventă în acest sens este cea a unui tabel cu „doar“ 10 coloane şi 7 rânduri, rezultă 70 de valori care trebuie raportate la intervalele respective.) Simplificarea pe care o aduce la acest nivel dashboard-ul este reprezentarea grafică a respectivelor valori, îmbunătăţită prin atribuirea de culori pe fiecare segment (verde pentru 1-10, galben pentru 11-25, roşu peste 25). Avantajul este vizibil – utilizatorul nu trebuie să mai ţină minte valorile limită şi să se raporteze constant la acestea, ci, dintr-o singură privire, îşi poate da seama dacă rezultatul prezentat grafic reprezintă o ameliorare, un regres sau se menţine la acelaşi nivel.


Beneficiile unor astfel de instrumente devin astfel evidente: utilizatorii pot accesa şi utiliza mult mai rapid informaţiile cu adevărat importante pentru desfăşurarea activităţii lor. Iar câştigul este vizibil în întreaga companie. Practic, dashboard-urile permit utilizatorilor finali să rămână concentraţi pe datele relevante, iar monitorizarea constantă a unui set de indicatori de performanţă predefiniţi permite reducerea timpului de răspuns la nivelul întregii companii.


Etajul intermediar

Pentru ca aceste instrumente să funcţioneze optim şi să ofere un suport decizional real, dashboard-urile trebuie să furnizeze datele cu adevărat importante pentru un anumit domeniu de activitate din cadrul unei companii. Popularea tablourilor de bord cu date corespunzătoare implică însă identificarea corectă a metricilor şi/sau indicatorilor de performanţă (Key Performance Indicators – KPIs) relevanţi pentru respectivul domeniu. Procesul definirii acestor KPIs, în cazul în care nu sunt deja identificaţi, poate fi dificil şi de durată, necesitând realizarea unei analize interne. Totuşi, etapa definirii KPIs nu poate fi arsă, pentru că, fără a acorda atenţia cuvenită acestei etape, dashboard-urile nu vor putea furniza informaţiile optime, respectiv nu vor asigura suportul decizional corect. (Confuzia metrică - KPI este frecventă, însă specialiştii susţin că poate fi evitată uşor dacă se ţine cont de faptul că KPIs sunt „metricile care contează cu adevărat“.)


Legat de importanţa definirii corecte a metricilor, trebuie să revenim la avertismentul enunţat anterior – dashboard-urile nu pot fi pur şi simplu „aşezate“ peste volumele considerabile de date acumulate de companii (furnizate de sisteme ERP, aplicaţii de facturare, soluţii de vânzări, de management al stocurilor etc.), iar apoi să se aştepte ca tablourile de bord să ofere informaţii relevante. Aşa cum aminteam, dashboard-ul este doar partea vizibilă a icebergului, dar între el şi depozitele de date mai există un layer, esenţial, cel reprezentat de aplicaţiile specifice sistemelor BI. Sisteme care permit identificarea, definirea, monitorizarea şi raportarea unor serii întregi de metrici, care pot fi analizate în diferite moduri. Iar acest nivel este important, pentru că dashboard-urile actuale nu sunt doar nişte tablouri frumos colorate, în care nuanţele se schimbă funcţie de variaţia anumitor parametri, rolul utilizatorului fiind doar cel de „spectator“ atent. Noua generaţie de tablouri de bord permite acţiuni directe, respectiv utilizatorul poate face analize comparative, poate adăuga sau elimina (prin manevre de tip „drag and drop“) diferite tipuri de indicatori, poate realiza analize de tip „what if“ sau „drill down“ pentru a identifica elementele care au generat o „perturbaţie“ majoră, poate lansa interogări complexe pe baze de date etc.

Designer de tablouri

Multitudinea de date care pot fi accesate prin intermediul dashboard-urilor poate reprezenta însă, mai ales la nivelurile operaţionale, un impediment major, generând o scădere a vitezei de reacţie. Ori, viteza este unul dintre principalele argumente ale acestui tip de instrumente. Pentru a preîntâmpina acest tip de situaţii, specialiştii recomandă ca, în faza de design a tablourilor de bord, acestea să fie realizate din start pe profile de utilizator. Pre-configurarea se realizează însă tot pe baza unei analize interne, care permite identificarea nevoilor reale ale tipurilor de utilizatori. Din nou un demers costisitor ca timp, însă necesar pentru a nu limita excesiv libertatea de acţiune a utilizatorului şi a-i reduce astfel eficienţa, dar util pentru a restricţiona accesul la anumite categorii de date.


Procesul de design nu este unul simplu, parametrii de care trebuie ţinut cont pentru fiecare tip de dashboard fiind numeroşi, motiv pentru care îl vom detalia în ediţia viitoare.


Tipuri de dashboard-uri

Specialiştii stipulează existenţa a trei tipuri de tabouri de bord: operaţionale, tactice şi strategice. Primele urmăresc procesele operaţionale de bază şi afişează, în majoritatea cazurilor, date actualizate în timp real. Sunt instrumente destinate mai mult monitorizării şi managementului decât analizei propriu-zise. Dashboard-urile tactice urmăresc evoluţiile la nivel de departamente, de operaţiuni principale de business şi la nivel de proiect, operând peste depozite de date de tipul Data Warehouse. Dashboard-urile strategice monitorizează executarea obiectivelor strategice ale companiei, la fiecare nivel al organizaţiei, şi oferă top-managementului unelte avansate de analiză. Astfel de instrumente sunt adesea implementate pe baza unei metodologii de tipul balanced scorecard.



Parerea ta conteaza:

(0/5, 0 voturi)

Lasa un comentariu



trimite