Revista >> Octombrie 2010 [Nr. 129] >> Servicii

Firmele de IT nu au un grad de automatizare ridicat

Luiza Sandu

20 Octombrie 2010

Conform unor studii din piaţă, aproximativ 80% din companiile româneşti nu sunt conduse conform unor procese de business bine definite. Certificările ISO şi structura proceselor în multe companii româneşti reprezintă un răspuns la o tendinţă în business şi nicidecum nu rezultă din înţelegerea rezultatelor potenţiale pe care compania ar putea să le obţină prin definirea proceselor.

Mai mult, în cazul fuziunii între companii, angajaţii de pe alte niveluri decât cele manageriale de top pot pierde din vedere şi din cunoştinţă obiectivele noi ale companiei şi structura noilor procese.

Soluţia imediată pentru marile companii româneşti este ca angajaţii de la toate nivelurile să înţeleagă beneficiul urmăririi proceselor şi al folosirii de modele de business bine definite.

Consultanţii Horváth & Partners dau exemplul unei mari companii europene de retail, în cazul căreia optimizarea proceselor şi a costurilor aferente a determinat o creştere de 20% în indicatorul EBIT (Earnings Before Income Tax): „Costurile economisite prin consolidarea aceluiaşi tip de funcţionare în toate magazinele retailer-ului european pus în discuţie sunt peste 500.000 de euro. Performanţa a fost realizată la recomandarea Horváth & Partners în direcţia folosirii a trei tipuri de benchmarking între magazinele retailer-ului (peste 70 unităţi): indicatori financiari (cifră de afaceri, venituri, active curente), indicatori funcţionali (costuri per departamente, cifra de afaceri determinată de fiecare angajat în parte, productivitatea fiecărui angajat etc.) şi comparaţia la nivelul indicatorilor de procese (interne şi externe în egală măsură)”.
Cum stau lucrurile, însă, în cazul companiilor IT?

Optimizare pentru IT

Multe dintre problemele cu care se confruntă firmele IT se referă la procesele interne şi sunt deseori dificil de identificat şi de urmărit, fiind ascunse fie în fluxul de documente care traversează diverse departamente, fie în schimbul de informaţii pe diverse canale de comunicare (verbal, telefon, fax, email etc.). De obicei, aceste procese se bazează pe un mod de lucru considerat singurul posibil, de neschimbat.

Vorbim în acest caz de „orbirea organizaţională”, care se manifestă atât în procesele de business, care aduc valoare companiilor IT, cât şi în procesele de suport (resurse umane, procese financiare etc). Analiza deficitară a cerinţelor clientului, activităţile redundante, erorile detectate târziu (deci cu atât mai scumpe pentru organizaţie), comunicarea deficitară cu clientul, sunt doar câteva dintre problemele întâlnite.

Studiile arată că, în prezent, productivitatea muncii în România este la 40% din media la nivelul UE. S-a constatat că în cadrul unui proces obişnuit dintr-o companie românească de IT, doar 7-10% din activităţile desfăşurate aduc cu adevărat valoare, din punctul de vedere al clientului. Acest lucru înseamnă că restul de 90% reprezintă timp pierdut, care ar putea fi folosit mult mai eficient. Activităţi redundante, aşteptări, repetări inutile ale unor acţiuni, deplasări inutile, birocraţie şi multe altele nu fac altceva decât să reducă, la final, profitabilitatea firmei.

„Un exemplu recent care îmi vine în minte este cazul unei companii de dezvoltare de software care a realizat, instalat şi testat o aplicaţie pentru o cunoscută companie farma de la noi. Cu o zi înainte de «Go Live» s-a descoperit că aplicaţia nu era dezvoltată pe o platformă standard a grupului farma şi totul a trebuit să fie reluat, cu pierderi semnificative de ambele părţi (clientul a pierdut timp în lansarea aplicaţiei, furnizorul IT a pierdut efort şi bani, pentru un produs neconform). Un proces stabilizat, îmbunătăţit şi monitorizat evită tocmai apariţia unor astfel de accidente”, menţionează Constantin Stan, consultant asociat Ascendis.

Pentru a rezolva problemele identificate în cadrul companiilor, Ascendis a lansat Programul Optimus, bazat pe identificarea, maparea şi îmbunătăţirea proceselor interne.
Consultanţii Ascendis au obţinut, în urma aplicării metodologiei Optimus, rezultate semnificative pentru clienţi, implementarea aducând beneficii de sute de mii de euro pe an.
Filozofia programului Optimus constă în susţinerea costurilor acestuia prin resursele obţinute prin îmbunătăţirea proceselor interne, cu alte cuvinte, se plăteşte din succesul programului. „Poate veţi fi surprinşi, dar companiile IT, cel puţin cele de dezvoltare software, nu au un grad de automatizare ridicat, activitatea lor bazându-se mai mult pe valoarea oamenilor care compun respectiva organizaţie. Mai mult decât automatizarea, în companiile IT contează modalitatea prin care metodologiile de dezvoltare software se aplică, precum şi cadrul mai mult sau mai puţin riguros în care se desfăşoară activităţile. Desigur, automatizarea aduce beneficii în procese, dar nu acesta este scopul nostru, ci creşterea eficienţei angajatului, valorizarea acestuia”, adaugă Constantin Stan.

Desigur, fără acceptul membrilor de a implementa un proces, îmbunătăţirea acestuia este imposibilă. Şi în cadrul companiilor IT există rezistenţă la schimbare, unii programatori nefiind familiarizaţi cu un mod de lucru mai riguros, dar din experienţa consultanţilor tocmai opozanţii programului sfârşesc prin a-l susţine necondiţionat, convingându-se de beneficiul imediat.

Indiferent de aria geografică, în urma aplicării progamului, timpul necesar desfăşurării unui proces se reduce cu 30-40%, în timp ce calitatea produselor creşte cu 50% (număr de bug-uri redus, specificaţii tehnice realizate şi acceptate mai uşor de clienţi etc.)