Revista >> Decembrie 2010 [Nr. 131] >> Opinia Consultantului

Cum prognozăm evoluţia unui proiect?

Luiza Sandu

15 Decembrie 2010

Prognozarea permite echipei de management de proiect predicţionarea evoluţiei viitoare a proiectului, pe baza informaţiilor disponibile la un moment dat, cu privire la stadiul proiectului. Managerul de proiect, în urma evaluării în punctele de control a situaţiei proiectului comparativ cu planul de referinţă şi pe baza analizei cauzelor care au determinat decalajele, poate replanifica activităţile neexecutate ale proiectului cu un nivel de acurateţe al estimărilor superior celui anterior.

În urma şedinţelor desfăşurate cu echipa de proiect şi/sau pe baza rapoartelor de progres primite de la şefii de echipă, managerul de proiect obţine informaţii actualizate cu privire la activităţile desfăşurate. Aceste informaţii permit determinarea costului real şi a progresului proiectului la un moment dat. Astfel, se pot calcula abaterile de cost şi de programare, precum şi indicatorii de performanţă cu privire la costul şi programarea proiectului. Pe baza abaterilor de cost şi de programare calculate, managerul de proiect poate stabili dacă proiectul se încadrează în bugetul şi în programul stabilit, şi dacă proiectul respectă toleranţele de cost şi timp stabilite prin planul de proiect sau dacă a apărut o situaţie de excepţie. Totodată, pe baza valorilor abaterilor şi indicatorilor de performanţă pentru cost şi programare, prin prognozare se pot determina următoarele informaţii: datele actualizate de începere a activităţilor; costul estimat la finalul proiectului; momentul estimat de finalizare a proiectului.

Metode de prognozare

Cea mai cunoscută metodă de prognozare este Analiza Valorii Dobândite (Earned Value Analysis).

„Această metodă este implementată şi în cele mai utilizate instrumente software de programare şi control a proiectelor: Microsoft Project şi Primavera. Doar prin simpla actualizare a informaţiei referitoare la activităţile din proiect desfăşurate, managerii de proiect pot determina automat cu ajutorul acestor instrumente software parametrii de performanţă ai proiectului şi pot obţine o replanificare a activităţilor care urmează să fie desfăşurate”, spune Cătălin Tiseac, Project Manager, PM Solutions.

Metoda Analizei Valorii Dobândite presupune determinarea următorilor parametri de cost şi de programare ai proiectului:

- BCWS (budgeted cost of the work scheduled) – costul bugetat al lucrărilor planificate;
- BCWP (budgeted cost of the work performed) – costul bugetat al lucrărilor executate;
- ACWP (actual cost of the work performed) – costul real al lucrărilor executate;
- SV (schedule variation) – abaterea de cost;
- CV (cost variation) – abaterea de programare;
- SPI (schedule performance indicator) – indicatorul de performanţă pentru programare;
- CPI (cost performance indicator) – indicatorul de performanţă pentru cost;
- ECAC (estimated cost at completion) – costul estimat la finalizarea proiectului.

Avantajele utilizării prognozării

Prognozarea permite managerului de proiect şi echipei sale să aibă o vedere realistă asupra activităţilor care urmează să se desfăşoare, pentru data de început, pentru durata şi pentru data de finalizare a acestora. Totodată, progozarea permite echipei de management de proiect să determine cu o acurateţe mai bună care vor fi costul la sfârşitul proiectului şi momentul de finalizare al acestuia.

„Practic, prognozarea foloseşte «trecutul» proiectului în beneficiul «viitorului» proiectului. Responsabil pentru prognozarea proiectului este managerul de proiect, însă trebuie avut în vedere faptul că acesta utilizează pentru realizarea prognozării informaţii primite de la echipa de proiect. De aceea, o prognozare bună presupune ca informaţiile referitoare la costul şi la progresul activităţilor din proiect desfăşurate să fie corecte şi complete. În proiectele foarte mari, responsabilitatea pentru prognozare poate fi delegată de către managerul de proiect unei alte persoane, care poate să ocupe spre exemplu poziţia de project control officer în cadrul organizaţiei de proiect”, mai spune Cătălin Tiseac.

Cu ajutorul prognozării se vor putea cuantifica costurile muncii prestate până la un moment dat, valoarea deja realizată a activităţii în cauză şi se vor putea calcula abaterea de cost şi decalajul graficului de implementare.